在當(dāng)今信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為一種趨勢和必然選擇。檔案數(shù)字化不僅可以提高檔案管理效率，節(jié)約存儲空間，還能方便信息檢索和共享，保障檔案安全性。因此，制定檔案數(shù)字化原則對于推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化具有重要意義。

　　湖北檔案數(shù)字化加工公司

　　一、科學(xué)性原則

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性原則指在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數(shù)字化工程真正服務(wù)于社會(huì)，發(fā)揮其信息資源的作用。

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個(gè)過程，都必須保證真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠,數(shù)字化的方法和手段也需要注意科學(xué)性。

　　二、實(shí)用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復(fù)利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，堅(jiān)持“現(xiàn)用現(xiàn)掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務(wù)方式。社會(huì)需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)注重多年檔案利用的情況統(tǒng)計(jì)，把利用頻繁的檔案進(jìn)行綜合分析，科學(xué)地確定優(yōu)先進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實(shí)效性,過了一定期限后其價(jià)值就會(huì)降低，甚至喪失，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)要用發(fā)展的眼光看待，爭取在檔案信息價(jià)值的升值前期完成。檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn)，是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的最佳途徑。

　　三、規(guī)范性原則

　　檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指檔案數(shù)字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標(biāo)準(zhǔn),具有較好的通用性,能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。

　　如果解決了數(shù)字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上利用的數(shù)字化檔案信息相當(dāng)于在檔案館實(shí)地查閱原始檔案實(shí)體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進(jìn)行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計(jì)算機(jī)錄入和掃描兩種方式進(jìn)行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因?yàn)橐劳杏谟?jì)算機(jī)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過程中，要做到以下幾點(diǎn)，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數(shù)字化檔案信息時(shí)，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權(quán)者瀏覽；

　　(4)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻、實(shí)時(shí)殺毒軟件以及存儲設(shè)備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因?yàn)闄n案信息是來自社會(huì)的寶貴財(cái)富，數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時(shí)準(zhǔn)確地把利用率高且具有較大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息最大限度地進(jìn)行利用。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化原則的制定與實(shí)施，對于促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)揮著重要作用。遵循合理的原則，充分考慮檔案特點(diǎn)和需求，保障檔案的完整性、真實(shí)性和可信度，是檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵所在。只有在堅(jiān)持科學(xué)原則的基礎(chǔ)上，才能更好地推動(dòng)檔案數(shù)字化工作取得實(shí)質(zhì)性成效，為信息化社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展提供有力支撐。