隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，廣安檔案數(shù)字化加工已經(jīng)成為提高檔案管理效率和保護(hù)檔案安全的重要手段。而數(shù)字化加工的整理步驟是確保數(shù)字化過(guò)程順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒(méi)有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來(lái)很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對(duì)于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　?。ㄒ唬┦褂脭?shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。

　　（二）使用Excel表格方式制作。

　　如果用戶(hù)提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認(rèn)真核對(duì)有無(wú)錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體操作細(xì)則如下：

　　1、如果用戶(hù)提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯(cuò)誤信息。

　　2、著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實(shí)際著錄中以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、題名等。

　　3、如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)（如主題內(nèi)容，文號(hào)等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)。

　　4、如遇到較少見(jiàn)的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡(jiǎn)體字。

　　5、如遇到無(wú)題名的檔案，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準(zhǔn)確的題名錄入。

　　6、頁(yè)碼標(biāo)注。整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問(wèn)題及時(shí)反饋。沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁(yè)碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁(yè)碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項(xiàng)。檔號(hào)保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對(duì)卷內(nèi)順序號(hào)，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對(duì)應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄）。

　　8、檔號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線(xiàn)（-）（注意：中劃線(xiàn)錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時(shí)補(bǔ)0。

　　總之，廣安檔案數(shù)字化加工的整理步驟包括文件篩選、分類(lèi)編目、掃描數(shù)字化、質(zhì)檢校驗(yàn)等環(huán)節(jié)，每個(gè)步驟都需要細(xì)致認(rèn)真地進(jìn)行，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。通過(guò)數(shù)字化加工，廣安檔案的管理和利用將更加方便快捷，為廣安市的歷史研究和文化傳承提供有力支持。