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數(shù)字化加工是將傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理,以方便存儲、檢索和利用。然而,在九江檔案數(shù)字化加工的過程中,也會存在一些常見的風險。
1.設備性能風險。
因為數(shù)字化設備的性能會影響檔案的數(shù)字化質量,所以明確合作伙伴的硬件配置和掃描質量是非常重要的,以確保硬件設備和掃描質量達到最佳狀態(tài)。
2.服務器容量風險。
由于檔案數(shù)字化后產生大量的電子數(shù)據,企業(yè)在進行掃描時,需要評價現(xiàn)有的文件管理信息系統(tǒng),在服務器配置方面需要數(shù)據存儲可行性,充分考慮存儲容量。
3.數(shù)據庫安全風險。
檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)字化處理需要掛接條目、頻繁讀取數(shù)據庫,這對服務器造成了一定的安全隱患,需要建立數(shù)據備份系統(tǒng),對數(shù)據庫進行實時備份。
4.設備存儲介質安全風險。
一些數(shù)字處理設備有它們自己的儲存功能。在數(shù)字化過程中和數(shù)字化后,存儲介質應移交檔案部門統(tǒng)一存放,避免因工作人員離開辦公場所而造成企業(yè)機密泄露。
5.檔案保密風險。
因為所儲存的檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和敏感信息,有可能使外包單位工作人員泄露企業(yè)的商業(yè)秘密,也有可能使檔案數(shù)字化密文件被誤傳到互聯(lián)網。
因此,在九江檔案數(shù)字化加工的過程中,需要嚴格把控數(shù)據安全、版權保護等方面的風險,采取相應的防范措施,確保數(shù)字化加工的順利進行,同時也為后續(xù)的檔案利用和研究提供了更為便捷的途徑。