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湖北省做整理檔案的公司

時(shí)間:2024-01-11 作者:中博奧 來(lái)源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  湖北省做整理檔案的公司的檔案整理的關(guān)鍵在于以‘件’為單位,每一份檔案都承載著珍貴的信息和記憶,它們是歷史的見(jiàn)證者,也是我們與過(guò)去對(duì)話的媒介?!凹笔菤w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖表等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文為一件。

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  1.文件正本與不同稿本

  同一文件除正本外,在撰寫、印刷過(guò)程中形成的不同稿本,包括歷次修改稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿、定稿等,也可能需要保存。一般來(lái)說(shuō),文件的正本與定稿為一件,但定稿過(guò)厚不易裝訂的,也可單獨(dú)作為一件;重要文件(如法律法規(guī)等)須保留歷次修改稿,其正本與歷次修改稿(包括定稿)各為一件。

  2.正文與附件

  附件是指附屬于正文之后的其他文件材料,作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料,如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字,正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等。一般來(lái)說(shuō),正文與附件為一件。如果附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件或數(shù)件。

  3.正文與文件處理單等

  文書處理較為規(guī)范的機(jī)關(guān)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單、擬辦單或發(fā)文稿紙,有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應(yīng)與文件作為一件。

  4.原件與復(fù)制件

  對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙、傳真件、鉛筆、圓珠筆書寫的重要文件),以及使用中出現(xiàn)破損的文件,應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件及手工眷寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。

  5.轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文

  轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分,前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求,后者是具體內(nèi)容,它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割,

  6.報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等

  報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)(本)內(nèi)容都相對(duì)完整,具有獨(dú)立的檢索價(jià)值,因此應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式,以一冊(cè)(本)作為一件。如黨員名冊(cè)、團(tuán)員名冊(cè)、職工名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

  7.來(lái)文與復(fù)文

  這是比較特殊的規(guī)定?!皝?lái)文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述,也包括“去文與復(fù)文”,從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等。根據(jù)檢索需要的不同,此類文件可作為一件,也可以分別各作為一件,所以《歸檔文件整理規(guī)則》中采用“可為一件”的表述方式。各單位可根據(jù)具體情況靈活掌握這類文件的整理。

  需要注意的是,“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起,編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

  總之,通過(guò)以“件”為單位的檔案整理,我們不僅僅是在處理紙張和文件,更是在重塑歷史的脈絡(luò)和故事。每一份檔案都有其獨(dú)特的價(jià)值和意義,以“件”為單位整理檔案能夠更好地保護(hù)和傳承歷史文化遺產(chǎn)。讓我們珍視每一份檔案,用心整理和保護(hù),為后人提供準(zhǔn)確、完整的歷史資料,讓過(guò)去的記憶永遠(yuǎn)流傳下去,為未來(lái)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案整理,不僅僅是一項(xiàng)工作,更是一項(xiàng)責(zé)任和使命。

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