《檔案服務外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2—2020，以下簡稱《檔案數字化服務》）于2020年5月18日由國家檔案局批準發(fā)布，并于2020年6月1日起實施?！稒n案數字化服務》與《檔案服務外包工作規(guī)范 第3部分：檔案管理咨詢服務》（DA/T 68.3—2020）作為《檔案服務外包工作規(guī)范 第1部分：總則》（DA/T 68.1—2020，以下簡稱《總則》）的分項標準正式發(fā)布，這標志著檔案服務外包工作規(guī)范系列標準正趨于完善。

出臺背景

檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，也是各級各類檔案部門的一項重要工作任務?，F(xiàn)實中，許多單位囿于時間、技術、人員條件限制，選擇將檔案數字化工作外包給專業(yè)的檔案數字化服務機構承擔，有效地提高了檔案數字化的效率和質量。但是，檔案因其具有原始性、唯一性、秘密性的特點，在檔案數字化服務外包過程中面臨著諸多的質量問題和安全風險。為此，有必要制定相應標準，對檔案數字化服務外包工作予以規(guī)范。

《檔案數字化服務》旨在指引發(fā)包方科學開展檔案數字化服務發(fā)包工作和安全管理工作，指導承包方建立規(guī)范的業(yè)務操作程序和有效的安全管理體系，提供第三方機構正確評價承包方的參考依據，從而推動檔案數字化服務外包的良性、有序發(fā)展。

編制思路

1. 是《總則》在數字化外包服務類型的細化與更新

《總則》是“檔案服務外包工作”系列規(guī)范的總體規(guī)則、規(guī)范，《檔案數字化服務》依附于《總則》制定，根據其確定的原則和基本要求，在編制時嚴格遵照了《總則》的標準精神，并對其進行細化與延伸，保障檔案數字化服務外包工作的各項環(huán)節(jié)有據可依、有規(guī)可循、有法可查。同時，《檔案數字化服務》在“檔案數字化”方面對《總則》中某些概念的定義進行更新，彰顯檔案行業(yè)標準的與時俱進。例如，“檔案數字化服務”的定義相比《總則》字數雖少，但卻更為精要，并點明數字化的本質，即信號模式的轉變過程并非保存載體等外在的遷移過程。

2. 是檔案數字化建設標準的重要補充

《檔案數字化服務》在檔案數字化建設中與已頒布實施的標準、規(guī)范性文件之間也形成互補。例如，該標準4.2.1.1中提及“發(fā)包方應按照DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62、DA/T 68.1、DA/T 71的要求，確定檔案數字化服務外包的范圍、內容、流程、技術、質量和安全等要求”等。《檔案數字化服務》強調主體控制、過程管理，將檔案數字化各關鍵環(huán)節(jié)技術嵌在主體責權關系、數字化外包工作過程管理中，以主體責任引導技術合法合規(guī)、以過程規(guī)范引導技術可靠有效，形成相輔相成的互促效果，主要目的在于規(guī)范和引導檔案數字化服務外包行為。因而，該標準定位為“人員+過程”導向的系統(tǒng)性管理規(guī)范，而非結果導向的單一性管理規(guī)范。

3. 體現(xiàn)獨立行業(yè)標準編制的嚴謹性

雖然與《總則》和其他檔案數字化規(guī)范條款之間存在依附性和補充性，但作為獨立的行業(yè)標準發(fā)布，《檔案數字化服務》也凸顯了標準編制的嚴謹性。第一，在結構排列、文體表述、參考引用上均達到了標準編制要求，促使該標準提出的各種要求有依有規(guī)、合法合規(guī)。第二，嚴格確定該標準使用范圍和對象，用語嚴謹。例如，在“1范圍”中指明“本部分適用不涉及國家秘密的檔案數字化服務外包。檔案縮微服務外包可參照本部分執(zhí)行”。在“3.1檔案數字化服務”中，著重強調“本部分中檔案數字化服務，不包含檔案數字化軟件開發(fā)或實施”。第三，檔案管理服務外包過程中面臨著諸多的“實體+內容”的雙重安全風險。為此，該標準特別強調檔案數字化外包過程中的安全管理和風險管理，嚴格遵循并與國家檔案局近年來出臺的《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》等相協(xié)調，具有較強的專業(yè)嚴謹性。

主要內容

《檔案數字化服務》由前言、正文及參考文獻3部分組成，以外包服務主體（發(fā)包方、承包方）為點，以各自工作過程為線，交織聯(lián)網促進主體雙方的可互動性、權責一致性與檔案在數字化過程中的安全、規(guī)范、有效。

1. 發(fā)包方工作規(guī)范

（1）以合法、安全、可控為工作總原則

延續(xù)了《總則》中提出的工作原則，指出發(fā)包方應按照DA/T 68.1的規(guī)定，在檔案數字化服務外包工作中堅持合法、安全、可控原則，即在檔案數字化服務外包工作中，發(fā)包方應掌握并采取有效措施遵守相關法律法規(guī)和標準，制定和落實安全管理體系并對檔案數字化服務外包工作的全過程進行監(jiān)控，以保證檔案數字化服務外包工作的規(guī)范有效開展。

（2）結合工作內容明確發(fā)包方工作要求

將發(fā)包方的工作劃分為發(fā)包前期準備工作、檔案數字化過程管理、檔案數字化成果管理3個階段，并結合具體工作內容，對發(fā)包方每一階段的工作內容進行了明確。

在發(fā)包前期準備工作階段，發(fā)包方工作包括明確工作要求、選定承包方、簽訂合同、選定場所、配置設備等，其中特別要重點關注檔案數字化服務外包工作不同于其他類型檔案服務外包工作的特殊性要求，如“4.2.1明確工作要求”中提出的應對檔案進行鑒定以明確檔案數字化服務外包的范圍和優(yōu)先順序，“4.2.4選定場所”中提出的檔案數字化加工場所選擇、視頻監(jiān)控系統(tǒng)配備等，確保發(fā)包方檔案數字化服務外包前期準備工作的充分與專業(yè)。

在檔案數字化過程管理階段，著重強調發(fā)包方對承包方及具體檔案數字化操作過程中的監(jiān)督職責，對檔案數字化過程中發(fā)包方應承擔的事項作出了具體明確的規(guī)定，這與《中華人民共和國檔案法》第二十四條中“對受托方進行監(jiān)督”的相關要求是一致的。如涉及人員方面，發(fā)包方應要求承包方將直接參與該項目檔案數字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案，應禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房等；涉及檔案方面，發(fā)包方應對擬數字化的檔案的敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性進行檢查，按照工作計劃對檔案分批調檔出庫和接收歸庫等。這些要求的提出是合法、安全、可控原則的充分體現(xiàn)，有助于規(guī)避檔案數字化服務外包工作中的風險隱患。

在檔案數字化成果管理階段，發(fā)包方工作包括數據檢驗、安全確認和驗收總結等內容。數據檢驗是對檔案數字化成果質量的直接把控，應特別注意檔案數字化加工過程中除產生數字化掃描件等成果，期間產生的各種工作文件、日志、記錄、元數據等也應被視作數字化成果的一部分，應按照4.4.1.2要求做好移交工作。安全確認主要是對承包方交付的各種存儲介質、視頻監(jiān)控數據及回放記錄、工作人員變更記錄以及承包方自帶的各種軟硬件設備等進行檢查，以再次確保數字化服務外包工作的安全、規(guī)范。驗收總結作為發(fā)包方工作的最后環(huán)節(jié)，按照4.4.3要求做好驗收總結工作，有助于形成工作閉環(huán)，保障數字化服務外包工作的有效、持續(xù)開展。

2. 承包方工作規(guī)范

（1）注重承包方能力建設

注重對承包方能力的建設，并特別強調提高檔案數字化服務所需的特殊服務能力建設，以促進承包方在檔案數字化中的不斷改進與優(yōu)化。

（2）為承包方檔案數字化外包重點環(huán)節(jié)提供規(guī)范指引

根據承包方檔案數字化服務外包的工作內容，對其中制定工作方案、人員管理、設備管理等環(huán)節(jié)提出要求，這些環(huán)節(jié)既與發(fā)包方的3個工作階段相對應，又是承包方工作的重點環(huán)節(jié)，可為承包方規(guī)范開展檔案數字化服務提供指引。

在制定工作方案環(huán)節(jié)，與發(fā)包方前期準備工作階段相對應，除應滿足發(fā)包方工作要求外，著重強調承包方發(fā)揮主觀能動性做好前期調查研究工作，并根據調查研究編制工作方案。

在人員管理、設備管理、現(xiàn)場管理、訪客管理、流程與作業(yè)管理環(huán)節(jié)，對應發(fā)包方檔案數字化過程管理階段，結合了檔案數字化工作特點為承包方規(guī)范開展檔案數字化服務外包工作提供了具體、明確的操作規(guī)范?！?.3人員管理”對參與數字化外包服務工作人員的資質、業(yè)務水平、培訓等提出了要求，以保證工作人員的可靠、專業(yè)。針對檔案數字化依賴設施設備程度較高的特點，“5.4設備管理”對承包方檔案數字化設施設備管理要求予以細化和明確，如5.4.3要求檔案數字化加工使用的設施設備必須采用技術手段或物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口并定期進行檢查。“5.5現(xiàn)場管理”和“5.6訪客管理”對檔案數字化場所中的工作人員、訪客、物品等作出規(guī)定，一般情況下無關人員、物品不得進入現(xiàn)場，應對現(xiàn)場的物品、人員按照要求進行嚴格管控?！?.7流程與作業(yè)管理”除要求承包方按照相關規(guī)定確保數字化流程、操作方法和質量的規(guī)范性，還應注意每一環(huán)節(jié)均應填表記錄、不得損壞檔案載體或篡改檔案內容、應根據檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數字化等。

在成果管理和持續(xù)改進環(huán)節(jié)，對應發(fā)包方檔案數字化成果管理階段，從承包方的角度提出了相應要求，主要包含3方面內容：對于尚未移交的檔案數字化成果，承包方應做好備份工作；對于經發(fā)包方數據檢驗的檔案數字化成果，承包方應連同數字化過程中產生的各種數字化工作文件、日志、記錄、元數據等及使用的各種存儲介質移交發(fā)包方并履行書面交接手續(xù)；對于工作中產生的包括工作人員名單、訪客名單等記錄，承包方應歸檔保存兩份，并將其中一份在該環(huán)節(jié)提交發(fā)包方。持續(xù)改進環(huán)節(jié)要求承包方及時總結工作經驗，為后續(xù)改進服務工作、提升服務能力奠定基礎。

3. 信用評價與質量監(jiān)督

信用評價與質量監(jiān)督為檔案數字化服務外包評價監(jiān)督工作提供了參考，包括信用評價、服務質量監(jiān)督、服務質量投訴3方面內容，明確提出承包方應建立企業(yè)信用評價檔案，發(fā)包方和承包方檔案數字化服務外包工作均應接受國家有關部門監(jiān)督，承包方應建立服務質量投訴機制等工作要求，這些工作有助于約束和規(guī)范發(fā)包方和承包方的行為，為提升檔案數字化服務外包工作質量提供保障。