檔案整理是一項(xiàng)非常重要的工作，它能夠幫助我們更好地管理和利用各種類(lèi)型的文件和資料。對(duì)于企事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)以及個(gè)人而言，檔案整理都是必不可少的。然而，檔案整理的過(guò)程通常比較繁瑣，需要一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技巧。

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類(lèi)、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤(pán)錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　02分類(lèi)

　　分類(lèi)指的是檔案歸類(lèi)，即將完成組件（卷）的檔案按照分類(lèi)方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類(lèi)別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類(lèi)，如：年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類(lèi)；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，可采用兩級(jí)分類(lèi)，如：年度—保管期限分類(lèi)法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類(lèi)方法與文書(shū)檔案類(lèi)似，但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類(lèi)，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類(lèi)。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問(wèn)題，采用兩級(jí)分類(lèi)。常見(jiàn)的分類(lèi)方法包括：年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書(shū)檔案在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類(lèi)、建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類(lèi)檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　04編號(hào)

　　宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書(shū)類(lèi)2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類(lèi)2019年永久檔案第1專(zhuān)題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類(lèi)的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類(lèi)別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類(lèi)、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷，逐件開(kāi)展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車(chē)，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

　　雖然不同門(mén)類(lèi)檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　檔案整理雖然有些繁瑣，但是通過(guò)科學(xué)合理的方法和規(guī)范的操作，我們能夠更好地管理和利用檔案，提高工作效率和信息利用價(jià)值。