甘肅省數(shù)字檔案公司的檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護(hù)檔案實(shí)體。數(shù)字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準(zhǔn)確無誤，而實(shí)際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，以避免影響檔案質(zhì)量和準(zhǔn)確性。以下是一些應(yīng)該注意的問題及相應(yīng)的解決方法。

　　1.制度上嚴(yán)格管理，建立崗位責(zé)任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格的責(zé)任落實(shí)，是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，制度和落實(shí)兩者缺一不可，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個(gè)環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé)，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

　　2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)問題根源

　　漏掃即少掃描一頁或若干頁，重掃即一張或多張檔案頁重復(fù)掃描一頁或若干頁，多掃即不該掃描的頁被掃描了。

　?。?）掃描設(shè)備的問題

　　使用高速掃描儀的時(shí)候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，由于設(shè)備新采購尚未調(diào)試正常，或者設(shè)備使用時(shí)間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個(gè)檔案圖像頁。

　?。?）檔案紙張的問題

　　①部分檔案紙張由于紙張比較脆、薄，具有較強(qiáng)的吸附性，兩張或兩張以上的紙吸合在一起，不容易分離，造成漏掃。

　?、诓糠謾n案在形成的階段，使用了膠水對(duì)兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合，數(shù)字化過程容易漏掃。

　?。?）操作人員的問題

　?、俨僮魅藛T未對(duì)設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù)，未對(duì)待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（1）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、诓僮魅藛T未對(duì)待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（2）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、鄄僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，少拿了部分檔案頁從而造成漏掃；

　　④檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復(fù)編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；

　?、莶僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，反復(fù)拿了相同的檔案頁從而造成重掃；

　?、薏僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進(jìn)行了掃描，從而造成多掃；

　?、卟僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。

　　總之，在數(shù)字化掃描過程中，避免常見問題是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。通過遵循適當(dāng)?shù)牟僮鞑襟E、維護(hù)掃描設(shè)備、進(jìn)行質(zhì)量控制檢查以及建立合適的存儲(chǔ)和備份機(jī)制，我們可以避免常見的問題，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可訪問性。這將有助于提高檔案管理的效率，并為未來的使用和保存提供可靠的數(shù)字資源。