在日常檔案工作中，在檔案方面的工作肯定會(huì)有一些困惑，對(duì)于部分國(guó)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，選擇一家檔案整理公司，能為處理檔案的日常工作提供很大的便利，但是市面上進(jìn)行檔案服務(wù)的公司繁多，該怎么選擇一家適合的呢？

　　首先，檔案整理工作并不是一份簡(jiǎn)單的，將檔案材料進(jìn)行分類的工作。檔案相關(guān)的法律和行政法規(guī)是很多的，如《檔案法》；各類檔案方面的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，如《檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等等。所以對(duì)于檔案整理公司來(lái)說(shuō)，能不能提供更專業(yè)的檔案服務(wù)工作是很重要的。

　　而對(duì)于檔案材料本身來(lái)說(shuō)，檔案材料種類與來(lái)源復(fù)雜，比如人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等這類各個(gè)單位都常見(jiàn)的檔案材料，還有科技檔案、工程檔案、照片檔案等這些專業(yè)性檔案，所以作為檔案整理公司的專業(yè)性工作人員，需要融會(huì)貫通相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能更好的完成工作內(nèi)容。

　　檔案整理工作是檔案工作的重要基礎(chǔ)。要完成規(guī)范建檔工作，離不開(kāi)檔案整理這一塊基石，那么選擇一家專業(yè)靠譜的檔案整理公司，對(duì)于完成工作是能提供很大便利的！

　　數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存和維護(hù)如何實(shí)現(xiàn)

　　“人事檔案一般保存多少年？”，“檔案的保存期限是多少年？”，“學(xué)籍檔案的保存期限是多久？”……我們?cè)诼涞財(cái)?shù)字檔案管理軟件項(xiàng)目的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)遇到客戶詢問(wèn)數(shù)字檔案保管期限的問(wèn)題?？梢?jiàn)，大家對(duì)于檔案保管期限的意識(shí)還是很高的。

　　在不斷的對(duì)接當(dāng)中我們發(fā)現(xiàn)，雖然大多數(shù)朋友長(zhǎng)期保存檔案的意識(shí)很高，但對(duì)于數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存和維護(hù)的方式卻不甚了解。所以本期，我們集中給大家梳理了5個(gè)有效的檔案長(zhǎng)期保管方式。

　　1）選取合適的存儲(chǔ)介質(zhì)

　　數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存需要選擇可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤,還有現(xiàn)在大家普遍認(rèn)為比較專業(yè)的數(shù)字檔案管理軟件等等。使用實(shí)體存儲(chǔ)介質(zhì)的，要注意介質(zhì)的壽命以及相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和更新。

　　2）數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)

　　對(duì)于數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存，必須定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防止數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)也要建立可靠的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，以便在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。在選擇檔案管理軟件的時(shí)候，大家要著重留意數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的細(xì)節(jié)。

　　3）數(shù)據(jù)安全和保密

　　數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存需要注意數(shù)據(jù)的安全和保密，防止數(shù)據(jù)被篡改、損壞或泄露?？梢圆扇?shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等措施來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

　　4）數(shù)據(jù)管理和維護(hù)

　　數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存需要建立完善的數(shù)據(jù)管理和維護(hù)機(jī)制，包括數(shù)據(jù)分類、整理、歸檔、檢索和更新等。同時(shí)，還需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的檢查、維護(hù)和更新，以確保數(shù)據(jù)的有效性和可用性。

　　5)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定和實(shí)施

　　數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存需要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如數(shù)字檔案存儲(chǔ)、元數(shù)據(jù)描述、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)交換等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理政策和流程，確保數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存和維護(hù)的有效性和可靠性。

　　檔案數(shù)字化的細(xì)節(jié)

　　拆卷時(shí)，在拆卷過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案卷宗是否完整，是否存在漏頁(yè)、缺頁(yè)或?qū)憣戝e(cuò)誤等問(wèn)題，檢查標(biāo)注是否正確。

　　在對(duì)卷宗進(jìn)行拆封時(shí)，一定要小心，避免損壞卷宗，對(duì)卷宗的重要部分要提醒掃描人員特別注意。

　　掃描檔案時(shí)，要按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)配置掃描儀，若原檔案保存狀況較差，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損時(shí)，應(yīng)逐個(gè)逐張掃描。

　　掃描員應(yīng)確保所掃描的電子檔案內(nèi)容與原件相符，注意文件的順序，保證文件的文字清晰，能與紙質(zhì)文件達(dá)到相同的效果，在掃描完畢后，應(yīng)與拆卷人核對(duì)總頁(yè)數(shù)。

　　修整圖表修圖階段通常是修改工作，將掃描后形成的電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分割情況進(jìn)行整理。保證電子文件圖像清晰。

　　圖象上沒(méi)有雜質(zhì)。也可以在修復(fù)期間嘗試恢復(fù)檔案原始狀態(tài)，但要注意不能影響以后的使用。

　　數(shù)據(jù)質(zhì)檢。這個(gè)環(huán)節(jié)要注意的是檔案的圖文是否清晰可見(jiàn)，是否存在圖像歪斜，圖像的顏色要保持不能失真。

　　數(shù)據(jù)掛接。這個(gè)環(huán)節(jié)要將目錄與掃描好的檔案進(jìn)行對(duì)接，掛接時(shí)要注意頁(yè)碼不要出現(xiàn)錯(cuò)誤，頁(yè)碼順序不要出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　　上傳和備份。在此期間，應(yīng)指派專人將掃描的電子檔案上傳到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，上傳后做好備份。

　　裝訂。文件文件結(jié)束后，應(yīng)該掃描文件的原件進(jìn)行歸還庫(kù)。在裝訂文件之前，必須檢查資料，確保與進(jìn)行調(diào)整時(shí)的文件狀態(tài)相同。主要是檢查文件的狀態(tài)是否正確，文件的編號(hào)是否正確等

　　還庫(kù)。進(jìn)行檔案歸還的工作人員應(yīng)檢查待歸還檔案資料，按有關(guān)規(guī)定完成檔案歸還手續(xù)，然后轉(zhuǎn)入下一批進(jìn)行上述檔案數(shù)字化處理。

　　檔案數(shù)字化作用

　　什么是檔案數(shù)字化，所謂檔案的數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，數(shù)字化過(guò)的檔案具有如下的優(yōu)勢(shì)與好處。

　　相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化作用在于可以提高效率，降低成本。傳統(tǒng)檔案需要借助于紙張和場(chǎng)地來(lái)進(jìn)行保管，而且需要大量的人工來(lái)進(jìn)行管理，可以說(shuō)是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了公司的經(jīng)營(yíng)成本。而檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化后僅僅需要一些必備的儲(chǔ)存設(shè)備即可，如U盤/移動(dòng)硬盤、光盤以及電腦和相關(guān)軟件系統(tǒng)。優(yōu)點(diǎn)在于不占用大量空間，而且可以快速查閱，還消除了空間限制，實(shí)現(xiàn)異地利用，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

　　此外，檔案數(shù)字化還能增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，發(fā)揮了檔案數(shù)字化作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、潮濕、蟲蛀及光照的影響不易保存，經(jīng)過(guò)檔案數(shù)字化后可以大大減少對(duì)傳統(tǒng)檔案的破壞，起到了很好的保護(hù)作用。