具備專業(yè)知識和技能、遵守相關(guān)規(guī)定和標準：工作人員應具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識，熟悉數(shù)字化設備的操作和維護，掌握相關(guān)軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關(guān)標準規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數(shù)字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　檔案整理及數(shù)字化

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準確性等進行嚴格把關(guān)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數(shù)字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保外包服務的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。

　　新手檔案員如何做好檔案整理工作

　　檔案工作的基礎是具備豐富的檔案資源，檔案資源來源于各部門形成的文件材料，收集好這些文件材料并經(jīng)過規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴格意義上來說，“整理檔案”的說法并不準確，檔案是具有保存價值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，形成歸檔文件，移交入庫后才是檔案。

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認真學習《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機關(guān)文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　　（2）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

　　（3）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

　　（4）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級機關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關(guān)負責人兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　　（4）下級機關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　?。?）一般以文件形成日期為準；

　?。?）計劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　?。?）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　　（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）應根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）的要求,結(jié)合各自的工作實際,制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　　（1）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　　①歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　②歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募?，按文件形成先后順序排列。

　　④會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁碼

　?。?）紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

　?。?）頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機構(gòu)（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　檔案整理工作內(nèi)容

　　檔案整理是一個很寬泛的問題，必須縮小到具體的檔案種類上來敘述才具有實質(zhì)性的意義。今天就以人事檔案為例為大家介紹一下檔案整理工作內(nèi)容，請大家一起看過來吧。

　　首先對于人事檔案來說需要先按照國家頒布的相關(guān)條例對現(xiàn)有雜亂無章的檔案進行分類處理，我們一般是參照《干部人事檔案工作條例》來進行整理。按照標準分為十個大的類別，具體分類細則、檔案整理工作內(nèi)容，大家可以查看上述提到的條例。

　　在進行分類之后需要對存在鐵釘、回形針等容易腐蝕紙張的雜物進行去除，同時對不符合規(guī)格的紙質(zhì)材料進行裝裱為后續(xù)的裝訂打好基礎。

　　再有就是對分好類的材料進行排序和編寫類號、件號和頁號，注意不能出現(xiàn)問題，否則修改起來是非常麻煩的。

　　下一步是根據(jù)檔案的分類編寫目錄，這步可以通過專業(yè)軟件來實現(xiàn)或者用Excel表格編寫即可。最后將目錄打印出來后對整本檔案進行裝訂，放入專門的無酸檔案盒內(nèi)就行了。

　　檔案整理的細節(jié)

　　眾所周知，檔案材料經(jīng)過收集、鑒別之后需要進行整理。而檔案整理流程是對檔案材料循序漸進進行分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，以及在此基礎上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的。

　　看似簡單的檔案整理流程，實際操作中處處充滿著細節(jié)。首先將檔案材料分為十大類，每份材料分類都得仔細認真，稍微疏忽則可能分類錯誤。如新進員工鑒定類材料，如果僅僅只是一份對其工作表現(xiàn)的鑒定材料歸入3類，但如果涉及“同意轉(zhuǎn)正”這方面則歸入9-2類。其次是排序，分為時間順序和邏輯順序，其中5類、6類和8類是邏輯，其余是時間順序。一般8類遇到較少，因為少不常用，如果不留意可能就也錯誤按照時間排序了。

　　再是編號編目。編號記住有圖文及編號，正面右下角、反面左下角；編目則要準確無誤，避免錯別字，完成后進行校對。最后是裝訂，標準是A4紙型，大于需要折疊，過小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內(nèi)容、以左下角對齊為準。