檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來越高了，無論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過檔案的內(nèi)容五花八門，如果不進(jìn)行系統(tǒng)化的整理是無法有效地進(jìn)行利用的，但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案管理專員而苦惱，所以今天咱們就來談?wù)剻n案整理外包服務(wù)這件事吧。

　　檔案可以分為不同的類型，如人事檔案、文書檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對應(yīng)著不同的分類整理方法，如人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案分為了十個(gè)大的類別：履歷類；自傳；考察考核鑒定；學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)類；政審審計(jì)類；黨團(tuán)類；獎勵類；處罰類；工資、任免、出國、會議類、重要其他類。

　　文書檔案按照部門、問題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實(shí)是一項(xiàng)比較困難的事情，如果單位沒有專業(yè)檔案專員，就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務(wù)平臺了。

　　具體來說，檔案整理外包服務(wù)包含了告知需要補(bǔ)充的材料，待材料收齊之后進(jìn)行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務(wù)。每一個(gè)流程還可以細(xì)分為不同的步驟。

　　怎樣選擇臺北檔案整理外包服務(wù)

　　隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，檔案整理外包服務(wù)以降本增效為特點(diǎn)，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務(wù)外包需求日益增長，各類服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務(wù)要注意以下三個(gè)原則。

　　第一，合法原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)熟悉各項(xiàng)法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務(wù)不得實(shí)施，能嚴(yán)格按照檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展服務(wù)工作。

　　檔案整理外包服務(wù)

　　第二，安全原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損，或造成商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)能接受企業(yè)對檔案服務(wù)外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控，對外包機(jī)構(gòu)的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務(wù)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都在可控范圍之內(nèi)。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個(gè)原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)啦！

　　檔案整理怎樣做好

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個(gè)步驟。

　　組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　編號

　　檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項(xiàng)目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　檔案整理工作的重要性以及意義

　　剛剛開頭提到過，檔案管理工作的三大工作類型，檔案整理工作排在了中間，要知道，按現(xiàn)在的說法，中間的可是“C”位，也就是突出的那個(gè)，后續(xù)我會將他為什么那么突出？慢慢看。

　?。ㄒ唬n案整理可以保持檔案之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值

　　不管是現(xiàn)在，還是將來，保存檔案的目的始終都是以及時(shí)地、系統(tǒng)地為社會各項(xiàng)事業(yè)提供有價(jià)值的信息，大到國家，小到企業(yè)，都離不開堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)累計(jì)。

　　所以為了達(dá)到這一目的，提供的檔案就需要經(jīng)過科學(xué)的整理，以此來明顯地反映出檔案的歷史特點(diǎn)以及價(jià)值，如果失去了科學(xué)的整理，那么下一步的研究也會充滿困難。

　　檔案整理工作的基本目的，也是把檔案變成體系，使其固定下來，為檔案的利用工作提供方便的條件。

　?。ǘn案整理工作是紐帶

　　檔案整理工作，不僅是為檔案的利用帶來方便的條件，而且也為整個(gè)檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。在整個(gè)檔案管理的工作流程中，收集是起點(diǎn)，利用是目的，而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。

　　所以才說，檔案整理工作是突出的那一份工作，它還可以促進(jìn)檔案收集工作，讓收集工作的質(zhì)量進(jìn)一步提升。

　　（三）檔案整理是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、現(xiàn)代化、智能化，而對于檔案工作來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化就需要使用“檔案管理系統(tǒng)”，在使用這些系統(tǒng)之前，還需要對檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化等等的操作。

　　而這一切一切的前提，就是需要檔案有一定的有機(jī)聯(lián)系，具有有序、集中等特性。這些特性也是檔案整理工作賦予的。所以檔案管理的現(xiàn)代化，需要以檔案整理為基礎(chǔ)。