人事檔案整理機(jī)構(gòu)可以提供人事檔案整理、歸檔、存儲(chǔ)和管理等服務(wù)。通常擁有專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，能夠根據(jù)客戶的需求，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、數(shù)字化處理、保密存儲(chǔ)和定期更新等工作，還可以提供人事檔案的檢索、借閱、銷(xiāo)毀等相關(guān)服務(wù)，幫助企事業(yè)提高人事檔案管理的效率和安全性。那么，在整理工作中需要注意什么呢？

　　一般要注意以下幾點(diǎn)：必須遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全；不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添檔案材料；不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料；人事檔案整理中因?qū)徍颂蕹龅臋n案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后分別情況予以處理；在整理中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止材料丟失或泄露材料內(nèi)容。

　　人事檔案整理機(jī)構(gòu)在檔案整理服務(wù)領(lǐng)域有非常豐富的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)的技術(shù)，可以幫助企事業(yè)單位更好地管理檔案，提高檔案管理的效率和可靠性。

　　檔案整理基礎(chǔ)

　　檔案工作的基礎(chǔ)是具備豐富的檔案資源，檔案資源來(lái)源于各部門(mén)形成的文件材料，收集好這些文件材料并經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)，“整理檔案”的說(shuō)法并不準(zhǔn)確，檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運(yùn)轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過(guò)規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，形成歸檔文件，移交入庫(kù)后才是檔案。

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來(lái)的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),一是有文必檔,二是紅頭文件（上級(jí)來(lái)文）都要?dú)w檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（第8號(hào)國(guó)家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

　?。?）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

　?。?）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

　?。?）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見(jiàn)未定稿的文件等。

　　（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來(lái)信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開(kāi)存放

　　文書(shū)檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開(kāi)歸類(lèi),同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過(guò)程種注意以下幾點(diǎn)：

　?。?）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　?。?）計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　　（3）跨年度形成的會(huì)議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開(kāi)存放

　?。?）文書(shū)檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）的要求,結(jié)合各自的工作實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)本級(jí)檔案行政部門(mén)審批，并以此為依據(jù)對(duì)歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　　①歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　②歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募?，按文件形成先后順序排列。

　?、軙?huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫(xiě)頁(yè)碼

　?。?）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

　?。?）頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　（3）文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫(xiě)檔號(hào)項(xiàng)

　　歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng)。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　檔案整理工作內(nèi)容

　　很多人覺(jué)得檔案整理工作是夢(mèng)中情職，不需要什么技術(shù)含量就可以完成。但看似簡(jiǎn)單的工作，實(shí)際操作起來(lái)處處充滿著細(xì)節(jié)。下面跟大家好好講講檔案整理工作內(nèi)容的復(fù)雜性。

　　首先，檔案管家收到移交的檔案后，先對(duì)數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)好份數(shù)，開(kāi)始分十大類(lèi)。一、履歷材料；二、自傳材料；三、鑒定、考核、考察材料；四、學(xué)歷和評(píng)聘技術(shù)職務(wù)材料；五、政審材料；六、黨團(tuán)材料；七、獎(jiǎng)勵(lì)材料；八、處分材料；九、任免、工資、出國(guó)、退（離）休等材料；十、其他類(lèi)。萬(wàn)事開(kāi)頭難，這里是最難的而一部分，因?yàn)槊糠莶牧隙嫉米屑?xì)分類(lèi)，稍微疏忽就可能會(huì)錯(cuò)誤。其次就是給檔案編號(hào)和編目。編號(hào)在正面右下角、反面左下角，編目注意避免錯(cuò)別字。最后就是裝訂成冊(cè)啦，要想完美走完這一流程，就要注意在打孔時(shí)小心，不要破壞檔案內(nèi)容。

　　檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用

　　檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用的具體金額會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜程度、持續(xù)時(shí)間以及服務(wù)提供商的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)水平而有所不同。在選擇服務(wù)提供商時(shí)，客戶應(yīng)該與多家供應(yīng)商進(jìn)行溝通和比較，了解其服務(wù)范圍、報(bào)價(jià)和質(zhì)量保證，并根據(jù)自身需求和預(yù)算做出決策。檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用通常包括以下幾個(gè)方面：

　　1.項(xiàng)目評(píng)估和規(guī)劃費(fèi)用：在開(kāi)始整理檔案之前，服務(wù)提供商需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估和規(guī)劃。這包括了解客戶的需求、確定檔案的范圍和數(shù)量、制定整理計(jì)劃等。這部分費(fèi)用通常是按照項(xiàng)目的復(fù)雜程度和工作量來(lái)計(jì)算。

　　2.數(shù)據(jù)采集和整理費(fèi)用：如果需要從不同來(lái)源收集和整理檔案數(shù)據(jù)，服務(wù)提供商可能會(huì)收取相應(yīng)的費(fèi)用。這包括掃描紙質(zhì)文件、數(shù)字化文檔、記錄和分類(lèi)信息等工作。

　　3.檔案分類(lèi)和編目費(fèi)用：為了便于檢索和管理，檔案需要進(jìn)行分類(lèi)和編目。服務(wù)提供商將根據(jù)檔案的特點(diǎn)和客戶的要求，制定分類(lèi)體系和編目規(guī)則，并將檔案進(jìn)行標(biāo)記和索引。這部分費(fèi)用通常根據(jù)檔案的數(shù)量和復(fù)雜程度來(lái)計(jì)算。

　　4.數(shù)據(jù)錄入和索引建立費(fèi)用：將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)或電子檔案系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引以便快速檢索。這部分費(fèi)用可能根據(jù)錄入的工作量和系統(tǒng)要求來(lái)計(jì)算。

　　5.質(zhì)量控制和審核費(fèi)用：為確保檔案整理的準(zhǔn)確性和完整性，服務(wù)提供商可能會(huì)進(jìn)行質(zhì)量控制和審核工作。這包括檢查檔案的準(zhǔn)確性、一致性和完整性，并進(jìn)行必要的修正和補(bǔ)充。這部分費(fèi)用根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模和復(fù)雜程度來(lái)確定。

　　6.報(bào)告和交付費(fèi)用：完成檔案整理后，服務(wù)提供商將向客戶提供整理報(bào)告和成果交付。這可能包括整理后的檔案清單、索引、電子檔案或其他形式的交付。這部分費(fèi)用通常是項(xiàng)目總費(fèi)用的一部分。

　　7.額外服務(wù)費(fèi)用：如果客戶需要額外的服務(wù)，如檔案的安全存儲(chǔ)、備份、恢復(fù)、檢索服務(wù)等，可能會(huì)產(chǎn)生額外的費(fèi)用。這些費(fèi)用將根據(jù)具體的服務(wù)要求來(lái)計(jì)算。

　　總的來(lái)說(shuō)，檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用是根據(jù)項(xiàng)目的具體要求和工作量來(lái)確定的。客戶可以與服務(wù)提供商協(xié)商，明確服務(wù)內(nèi)容和費(fèi)用結(jié)構(gòu)，并確保雙方對(duì)項(xiàng)目的期望和交付成果達(dá)成一致。