隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來自金融機構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，檔案整理外包服務(wù)以降本增效為特點，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務(wù)外包需求日益增長，各類服務(wù)機構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務(wù)要注意以下三個原則。

　　第一，合法原則。外包服務(wù)機構(gòu)熟悉各項法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務(wù)不得實施，能嚴格按照檔案外包服務(wù)行業(yè)標準和規(guī)范開展服務(wù)工作。

　　第二，安全原則。外包服務(wù)機構(gòu)擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實體受損，或造成商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務(wù)機構(gòu)能接受企業(yè)對檔案服務(wù)外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控，對外包機構(gòu)的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務(wù)的各項風險點都在可控范圍之內(nèi)。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務(wù)機構(gòu)啦！

　　紙質(zhì)歸檔文件的整理

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復：字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復制；

　　2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁

　　1、以件為單位編制頁碼；

　　2、頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

　　專業(yè)檔案整理關(guān)鍵步驟

　　很多的機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但這些文件的存在都無一例外地耗費著單位的空間、人員的時間和精力。專業(yè)檔案整理是對檔案文件的歸檔整理，是企業(yè)必不可少的工作，那么，如何做好檔案整理工作呢？

　　首先就是檔案材料收集工作。檔案材料歸檔工作可以結(jié)合企業(yè)的實際情況，按一定周期進行，以年度或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期專業(yè)檔案整理工作順利進行。

　　其次是檔案材料的歸檔范圍。沒有參考利用價值的材料無需保存，通常企業(yè)都會有一套歸檔的范圍文件，可以按照此類文件剔除，剩余文件則可根據(jù)檔案材料歸檔管理的具體要求進行篩選。

　　最后修繕材料內(nèi)容進行專業(yè)檔案整理裝訂。對于文件中存在疏漏或損毀的情況進行修補增刪，并打印目錄依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號，編號要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

　　武漢檔案整理外包服務(wù)項目驗收程序

　　（一）項目檔案驗收組織單位在收到檔案驗收申請的10個工作日內(nèi)作出答復。

　?。ǘ╉椖繖n案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。

　?。ㄈ╉椖繖n案驗收會議的主要內(nèi)容：

　　1、驗收組織單位有關(guān)人員主持驗收會議，宣布項目檔案驗收組成員名單；

　　2、項目建設(shè)單位（法人）匯報項目建設(shè)概況和項目檔案工作情況；

　　3、項目施工單位代表匯報項目施工文件、竣工圖的編制及其管理情況；

　　4、項目監(jiān)理單位代表匯報項目監(jiān)理文件的管理情況和對項目施工文件、竣工圖的審核情況；

　　5、項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況；

　　6、項目檔案驗收組對項目檔案質(zhì)量進行綜合評價并形成檔案驗收意見；

　　7、項目檔案驗收組宣布驗收結(jié)論。

　　（四）項目檔案驗收結(jié)果分為合格與不合格。項目檔案驗收組半數(shù)以上成員同意通過驗收的為合格。

　?。ㄎ澹╉椖繖n案驗收合格的項目。由項目檔案驗收組織單位簽署確認意見。

　?。╉椖繖n案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設(shè)單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的總是限期整改，并進行復查。復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關(guān)部門對項目建設(shè)單位（法人）通報批評。造成檔案損失的，依法追究有關(guān)單位及人員的責任。