檔案整理工作，聽起來就是把檔案都整理起來，整理物品大家都熟悉不過了，大家都收拾過屋子，把散亂的書本收拾歸整的時候啊，但是，雖然兩者意思大體相同，可仔細看，卻內(nèi)有乾坤。

　　（一）不可破壞原本基礎

　　看到這個標題，大家可能就已經(jīng)猜到這項原則的意思了，對！就是在進行檔案整理的時候，不可以破壞原本的整理基礎，為什么要這么說呢？

　　因為檔案不僅記錄了當時的社會活動，也反映了當時整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時候，要尊重歷史與前人的勞動成果，充分利用原本的基礎，加快整理效率，提高質(zhì)量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對原來檔案整理的認知

　　對于過去的整理方法，我們要實事求是，重視前人的勞動成果，認真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經(jīng)有了整理基礎，要力求保持原來的基礎，如果輕易打亂基礎，返工重整，費時費力，很難滿足檔案利用的需求。

　?。ǘ┍３謾n案之間的聯(lián)系

　　檔案間的聯(lián)系，在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了，雖然檔案是以單獨的個體形成的，但卻是以組合的群體形式運作的。

　　因此整理檔案的時候，要保持檔案間的聯(lián)系，主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個方面：

　　1.來源方面

　　檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個人手中形成時，產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系，就像是親兄弟一樣，在一個家庭出生就不可以斷開其中的關系。

　　2.時間方面

　　時間聯(lián)系就是指，檔案在各部門形成時，是有一定過程和階段性的，這就是檔案的時間聯(lián)系。

　　3.內(nèi)容方面

　　這個就很好理解了，檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場活動中記錄下的檔案，在內(nèi)容上肯定會具有一定的聯(lián)系，而往往這種聯(lián)系是很緊密的，密不可分的。

　?。ㄈ┍阌诒９芘c利用

　　整理檔案時，不僅要利用原有的基礎，而且還要保持檔案間的聯(lián)系，這樣才利于檔案的保管與利用?？墒怯袝r檔案的聯(lián)系與利用也會有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對外公開，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問題，檔案的整理就需要分開類別，專門整理。

　　檔案管理歸檔整理分類的技巧

　　檔案管理的相關技巧

　　檔案管理的技巧是處于不斷變化之中的，其并不是固定不變的。檔案管理的技巧與時代發(fā)展變化兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。因此，檔案管理人員必須要保持與時俱進的理念，在充分掌握時代發(fā)展特點的前提下，及時學習和更新自身的檔案管理理念，并且將全新的檔案管理理念運用于實際工作中，只有這樣，才能夠取得事半功倍的效果。

　　在檔案管理工作過程中，必須要注意以下幾點：

　　第一，要檢查檔案是否完好，是否存在破損的情形。對于那些具有重要意義的檔案，必須要對破損的地方作及時的記錄，避免由于不可恢復性帶來的巨大經(jīng)濟損失和文化損失。

　　第二，要保證檔案的安全性。檔案作為重要的決策文件，如果其安全性無法得到有效的保證，將會導致國家的安全、穩(wěn)定等受到嚴重的威脅。值得注意的是，在檔案管理過程中，必須要采取積極的、有效的方式延長檔案的壽命，有效避免不必要的損失。

　　檔案歸納整理技巧

　　在對檔案實施整理歸納過程中：

　　第一，要對檔案文件有一個大致的了解，明確檔案中哪些是有價值的，哪些是需要刪除的。采取科學的、合理的方式對于檔案進行歸納整理，根據(jù)重要性原則對于檔案進行分析。同時，在歸納整理過程中，要密切注意不同檔案之間的關聯(lián)性，切忌將檔案分離開來。

　　第二，要加大檔案收集的力度，使得檔案的完整性可以得到有效的保證，避免出現(xiàn)信息缺失的情況，確保檔案整理工作的順利實施和開展。

　　第三，在歸納整理過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案的類目存在著不一致的情況要進行及時地修訂；對于已經(jīng)修訂的檔案要進行及時地修改和更正。

　　檔案的分類技巧

　　在檔案分類過程中，要做到對檔案文件的內(nèi)容有一個大致的了解，緊密結(jié)合檔案的具體內(nèi)容保證檔案分類的科學性和合理性。在檔案工作中，分類是核心工作內(nèi)容。檔案分類的準確性程度將會直接對檔案信息的提供以及檔案的利用率帶來顯著的影響。同時，還需要對分類文件有明確的標識，提高查找的便捷性，推動檔案工作的順利實施和開展。

　　綜上所述，檔案工作對于現(xiàn)代社會的發(fā)展將會帶來的積極的作用，促使人們可以明確未來發(fā)展的具體方向。因此，企事業(yè)單位必須要加大對檔案管理工作的重視程度，采取有效的方式解決檔案管理工作中存在的問題，掌握檔案管理歸檔整理分類的技巧，提高檔案管理工作的成效。

　　檔案整理流程

　　眾所周知，檔案材料經(jīng)過收集、鑒別之后需要進行整理。而檔案整理流程是對檔案材料循序漸進進行分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，以及在此基礎上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的。

　　看似簡單的檔案整理流程，實際操作中處處充滿著細節(jié)。首先將檔案材料分為十大類，每份材料分類都得仔細認真，稍微疏忽則可能分類錯誤。如新進員工鑒定類材料，如果僅僅只是一份對其工作表現(xiàn)的鑒定材料歸入3類，但如果涉及“同意轉(zhuǎn)正”這方面則歸入9-2類。其次是排序，分為時間順序和邏輯順序，其中5類、6類和8類是邏輯，其余是時間順序。一般8類遇到較少，因為少不常用，如果不留意可能就也錯誤按照時間排序了。

　　再是編號編目。編號記住有圖文及編號，正面右下角、反面左下角；編目則要準確無誤，避免錯別字，完成后進行校對。最后是裝訂，標準是A4紙型，大于需要折疊，過小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內(nèi)容、以左下角對齊為準。

　　太原檔案整理外包服務要注意哪些方面

　　具備專業(yè)知識和技能、遵守相關規(guī)定和標準：工作人員應具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識，熟悉數(shù)字化設備的操作和維護，掌握相關軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關標準規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數(shù)字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準確性等進行嚴格把關，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數(shù)字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保外包服務的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。