目前在公安的檔案系統(tǒng)中,使用實體檔案文件的檔案管理體系已經很完備,其中戶籍檔案作為公安檔案重要的一部分,因涉及民生需求,查找利用率非常高,采用傳統(tǒng)的管理方式,暴露出很多問題:
1.戶籍檔案包括了建國以來至今60多年的檔案資料,數量非常巨大。
2. 由于時代久遠以及保存條件的限制,1990年以前的老檔案普遍存在紙張破損的問題,影響到檔案的利用和長期保存。3. 投入了大量的警力,戶籍檔案相關的工作效率仍然不高。
4. 檔案數量逐年倍增,實體檔案的查閱變得異常復雜、存取不便。
5. 檔案數據發(fā)掘、分析、編研等工作缺少數據信息的支持。根據檔案數字化工作 “統(tǒng)一領導、標準先行、利用優(yōu)先、分步實施,有序推進傳統(tǒng)載體檔案數字化進程” 的指導原則(國家檔案局《檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》),結合公安局派出所的具體特點,對實體戶籍檔案進行電子化掃描、電子目錄著錄,逐步完善戶籍檔案的數字化管理,從根本上實現保護實體檔案,提高查證效率,進一步提升執(zhí)政為民的服務質量。