近年來，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，檔案的數(shù)量越來越多，檔案的種類也是越來越多，而檔案的作用也是越來越重要。而為了更便捷、更高效的利用和保存這些檔案，我們就需要對檔案進行專業(yè)化的整理。那么，檔案整理主要是涉及到哪些方面呢？

　　檔案整理主要的方向由國家政策進行把控，而各地各機構(gòu)在遵循這個方向的基礎(chǔ)下，也會為了使用的便利性，做一些細節(jié)上的處理。首先說到人事檔案整理，就不得不了解一下人事檔案整理的十大類：①履歷材料、②自傳材料、③鑒定、考核材料、④學歷學位、職稱、學術(shù)、培訓材料、⑤政審材料、⑥黨團材料、⑦獎勵材料、⑧處分材料、⑨工資、任免、出國、會議材料、⑩其他材料。

　　在大概理解這些分類的意義之后，我們需要對檔案材料進行一系列操作：首先要需要對材料進行收集、篩選和鑒別；其次按十大類對這些材料進行分類（其中第四和第九還需要進行二級分類）；然后對每一分材料排序并標注編號；最后我們需要對這些材料進行修整、裝裱、裝訂，便于對老舊材料的保存和查閱。

　　以上就是人事檔案整理的主要工作內(nèi)容，不要看起來覺得幾句話幾個詞就解決了，在實際操作的時候，我們會遇到各種各樣的困難。包括材料收集階段，會因為時間的問題導致缺少部分材料；對于個別材料的分類，可能會引起意見的分歧等。

　　照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案整理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發(fā)，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)?、全宗號——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　檔案整理服務(wù)機構(gòu)要注意的幾點

　　國企機關(guān)事業(yè)單位或多或少對人事檔案整理都有所要求，不管是人員的進出、職稱評定、提拔任命等，都涉及人事檔案的利用，而如果想了解一份人事檔案的基本情況，進行檔案整理是必須的。不少自身沒有配備專業(yè)合格的檔案從業(yè)人員的單位，選擇委托人事檔案整理服務(wù)機構(gòu)開展工作，那有哪些需要注意的呢？

　　一、資質(zhì)。既然是人事檔案整理服務(wù)機構(gòu)，自然需要配備相應的資質(zhì)。最基本的就是營業(yè)執(zhí)照上需要有檔案整理字樣，還需要配備檔案服務(wù)機構(gòu)備案證書。如果是一家專業(yè)的檔案機構(gòu)，還會擁有各類保密資質(zhì)，涵蓋各項檔案業(yè)務(wù)，在保障檔案的安全性、保密性的前提下，切實滿足單位需求。

　　二、利用。人事檔案整理涉及到的人事檔案可能由單位自行保管，也可能散落在各地，檔案服務(wù)機構(gòu)也會根據(jù)單位的實際情況，上門駐場進行檔案整理。如果委托一家不僅擁有人事檔案保管權(quán)限，還能妥善處理人事檔案整理的人才中心，可以將檔案統(tǒng)一轉(zhuǎn)到人才中心現(xiàn)場進行整理，極大方便了項目的實施。

　　三、案例。了解一家人事檔案整理服務(wù)機構(gòu)服務(wù)過哪些單位、做過哪些項目，可以有效對單位的專業(yè)性、實施能力進行判斷。

　　綜上所述，檔案服務(wù)機構(gòu)在選擇上有諸多講究。具體在選擇時，也要從單位實際情況出發(fā)哦！

　　檔案分類整理的三大原則

　　檔案分類是一項重要基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、收集的檔案歸位不明，文件材料的組織體系混亂，整理編目也會雜亂無序，因此，如何使得每一份文件都能“適得其所”，是我們開展檔案整理工作的關(guān)鍵一步。

　　嚴整性規(guī)則

　　分類的嚴整性體現(xiàn)在分類是否具有邏輯性。檔案分類的結(jié)果是形成一個具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的邏輯系統(tǒng)。檔案分類要求在縱向上具有從屬關(guān)系，在橫向上具有平行關(guān)系，做到各類之間、各類相同級位之間的劃分標準一致，

　　從縱向的從屬關(guān)系來說，它表示大類和它所展開的各級屬類之間的關(guān)系，即上位類和下位類的關(guān)系。上位類要能包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關(guān)系。即，下位類目的外延之和等于上位類目的外延。從橫向的平行關(guān)系來說，它表示同一分類層次上的各類目之間的關(guān)系，即同位類之間的關(guān)系。同位類之間是互相排斥的關(guān)系，只能并列、平行，并使之界限清楚，而不能交叉重復。

　　這里涉及到邏輯學上概念的劃分問題。

　　概念的基本邏輯特征是概念具有內(nèi)涵和外延。概念的內(nèi)涵是指反映在概念中的對象的本質(zhì)屬性或特有屬性，即概念的含義，如，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄。檔案的含義就是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。概念的外延是指概念的適用范圍。比如，企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作檔案都屬于企業(yè)管理類檔案。也就是說，概念的外延是指概念所反映的客觀事物的"類"。因此，我們又可以說企業(yè)管理類檔案有企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作四類檔案。我們認識事物既要把握概念的內(nèi)涵，又要把握概念的外延。概念的劃分就是把一個大概念分為若干個小概念。被劃分的概念叫"母項"（如，企業(yè)管理類檔案），劃分出來的小概念叫"子項"（如，企業(yè)經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、行政管理檔案、黨群工作檔案），劃分的依據(jù)叫"劃分標準"。

　　邏輯劃分應當遵循以下要求∶

　　第一，劃分必須窮盡。即劃分出來的子項總和要等于母項的外延。這是我們在縱向上劃分的要求。如文書檔案以"年度一機構(gòu)一保管期限"分類，在機構(gòu)這一層次劃分上要列出立檔單位形成檔案的所有內(nèi)設(shè)機構(gòu)，不能多也不能少。

　　第二，每次劃分必須堅持同一標準。這是我們在橫向上的劃分要求。同時，還要求劃分的子項應當互不相容。例如，如果在科研檔案劃分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、醫(yī)療等類的同時，又分為基礎(chǔ)理論、軟科學等類。前者按行業(yè)劃分，后者按研究性質(zhì)等標準劃分，就會出現(xiàn)工業(yè)方面的基礎(chǔ)理論研究項目檔案是歸工業(yè)類，還是歸基礎(chǔ)理論類的問題。這是由于后者與前者不是按同一標準劃分，子項互相包含造成的。其結(jié)果是檔案歸類混亂、查找困難。

　　效用性規(guī)則

　　檔案分類本身不是目的，而是科學管理的一種手段。效用性規(guī)則要求檔案分類要適應不同種類檔案及其管理的特點，滿足檔案科學管理和方便利用的需要。

　　例如，分類的類目和層次的多寡問題。無論是分類層次，還是分類類目，都要適中。分類層次過少，類目也太少，就達不到分類的目的;分類層次過太多，類目也多，會因增加了頭緒而使管理變得復雜。

　　又如，類目對象的選擇問題。檔案實體分類的類目選擇應以貼近文件材料產(chǎn)生的實際為佳。福建省科技廳于2005年建立"科技計劃項目管理系統(tǒng)"，課題的申報、評審等工作都通過網(wǎng)絡(luò)在系統(tǒng)內(nèi)進行。項目編號中有一個分類代號是與項目管理的業(yè)務(wù)處、中心對應的。比如，福建省科技檔案館的類目選擇直接應用了"科技計劃項目管理系統(tǒng)"中的這個分類代號。如農(nóng)業(yè)類課題由農(nóng)業(yè)處協(xié)調(diào)管理，在項目編號中用"N"表示，檔案整理時也采用"N"作為檔號的一部分，用以表示機構(gòu)的類目，使檔號與原有的項目編號對接起來，方便管理和檢索。

　　穩(wěn)定性規(guī)則

　　檔案的分類，往往牽動著檔案整理的全局。如果分類發(fā)生變化，排架、編號等相關(guān)工作也會發(fā)生變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機構(gòu)還是檔案館，必須保持檔案分類的相對穩(wěn)定性，不宜頻繁地變更分類方法和分類體系。在確定分類方法和體系時也要慎重考慮，充分論證。

　　當然，產(chǎn)生檔案的社會活動不是一成不變的。社會活動的調(diào)整或改變，必然導致檔案分類對象的變化。無論是分類方法，還是分類方案，適時地進行變動、完善也是必須的。