隨著時(shí)間的推進(jìn)，對(duì)于一些單位來(lái)說(shuō)，公司累積的各類檔案也不斷增加，如果不定期進(jìn)行系統(tǒng)化的整理則會(huì)對(duì)公司的發(fā)展帶來(lái)一些負(fù)面影響，如占據(jù)公司大量場(chǎng)地以及后期查詢利用困難等等。這個(gè)時(shí)候就需要專業(yè)化的檔案整理服務(wù)來(lái)幫助公司解決此類困難，那具體來(lái)說(shuō)檔案整理服務(wù)包含哪些內(nèi)容呢？

　　由于檔案的種類繁多，這里我們就以人事檔案為例為大家說(shuō)明檔案整理服務(wù)的具體內(nèi)容。首先檔案整理不是亂整理，它是有一定的法律法規(guī)依據(jù)的。人事檔案整理的規(guī)范大家可以參考《干部人事檔案工作條例》中關(guān)于檔案收集、分類的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行整理。在人事檔案中共計(jì)包含了履歷類、自傳、鑒定等十個(gè)大類的類別，所以我們首先需要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類整理。

　　其次，在我們進(jìn)行了系統(tǒng)的分類之后，還需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序和編寫(xiě)類號(hào)、件號(hào)和頁(yè)號(hào)的工作。在人事檔案的排序中分為了時(shí)間排序法和邏輯排序法兩類排序方法，其中一類、二類、三類、四類、七類、九類和十類是按照時(shí)間排序法，五類、六類和八類按照邏輯排序法排列。

　　再次，我們進(jìn)行了系統(tǒng)分類、排序和編碼之后，需要借助計(jì)算機(jī)和專門的加工軟件來(lái)編寫(xiě)目錄，方便后期檔案的查詢和閱讀，在編寫(xiě)目錄的時(shí)候需要注意的是材料名稱的準(zhǔn)確性以及備注內(nèi)容的填寫(xiě)。

　　最后，我們需要使用打孔機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行打孔，并用專門的人事檔案盒進(jìn)行裝訂，貼好側(cè)脊和姓名，這樣一份完整的檔案才算是整理完畢。

　　臺(tái)北檔案整理的步驟

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書(shū)檔案類似，但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問(wèn)題，采用兩級(jí)分類。常見(jiàn)的分類方法包括：年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書(shū)檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　編號(hào)

　　檔案編號(hào)是對(duì)分類排列后的檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)是在檔案整理過(guò)程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書(shū)類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷、逐件開(kāi)展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　臺(tái)北檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　將分散的材料補(bǔ)充到文件中。對(duì)每一份材料嚴(yán)格把關(guān)，按類編號(hào)，頁(yè)碼進(jìn)行編注，編碼不能出現(xiàn)重復(fù)，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁(yè)右上角編好版號(hào)和序號(hào)，并在右下角寫(xiě)上頁(yè)碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　1、打印訂裝標(biāo)準(zhǔn)

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細(xì)則》的規(guī)定，裝訂時(shí)一定要做到底側(cè)整齊，左側(cè)整齊。

　　2、目錄錄入標(biāo)準(zhǔn)

　　文件目錄的錄入要嚴(yán)格準(zhǔn)確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致，不得有差錯(cuò)。

　　3、掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致；圖像清晰無(wú)雜質(zhì)，亮度不易太強(qiáng)，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進(jìn)行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點(diǎn)和終點(diǎn)的傾斜度不得超過(guò)1°。

　　4、圖像處理標(biāo)準(zhǔn)

　　基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點(diǎn)、黑點(diǎn)、黑邊，肉眼可見(jiàn)清晰、平坦、清潔的布局采用自動(dòng)中央操作的圖像不得與原始圖像過(guò)濃或過(guò)淡，字跡清晰。

　　5、存儲(chǔ)處理標(biāo)準(zhǔn)

　　存儲(chǔ)是對(duì)檔案信息的完整評(píng)估；檢查和校準(zhǔn)目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。原則上，存儲(chǔ)需要單獨(dú)存儲(chǔ)在服務(wù)器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨(dú)的計(jì)算機(jī)代替。

　　二、優(yōu)化建議

　　1、增強(qiáng)數(shù)字化加工人員的安全意識(shí)

　　可以在一定程度上減少信息泄露，應(yīng)運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)控制的思想定期進(jìn)行評(píng)估。

　　例如處理場(chǎng)地分散所帶來(lái)的文件實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)制定可行的應(yīng)急策略，從而規(guī)范信息安全應(yīng)急響應(yīng)，能夠有效預(yù)先預(yù)防.

　　及時(shí)控制和最大限度地消除各種突發(fā)事件的危害和影響，使安全危機(jī)在初期得以消除。

　　2、完善安全監(jiān)管體系

　　檔案數(shù)字化處理必須堅(jiān)持法治，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，制定科學(xué)、合理、詳細(xì)的安全管理措施；

　　其次，進(jìn)一步完善管理機(jī)構(gòu)，明確分工，責(zé)任到人，建立覆蓋檔案數(shù)字化全過(guò)程的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位安全責(zé)任制；實(shí)行監(jiān)督機(jī)制。

　　由檔案管理機(jī)構(gòu)和保密監(jiān)督部門共同制定監(jiān)督考核制度，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的處理進(jìn)度和保密措施的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

　　臺(tái)北檔案整理成本

　　檔案整理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。檔案整理的成本包括以下幾個(gè)方面：

　　1.人力成本：檔案整理需要專門的人員進(jìn)行分類、編目、排序、裝盒等工作，這些工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。

　　2.設(shè)備成本：檔案整理需要使用各種設(shè)備，如檔案柜、檔案盒、掃描儀、打印機(jī)等，這些設(shè)備需要購(gòu)買或租賃，會(huì)產(chǎn)生一定的成本。

　　3.管理成本：檔案整理需要建立一套完善的管理制度，包括檔案的借閱、歸還、銷毀等，這些管理工作需要耗費(fèi)人力和時(shí)間。

　　4.存儲(chǔ)成本：檔案整理后需要存儲(chǔ)在專門的場(chǎng)所，如檔案室、倉(cāng)庫(kù)等，這些場(chǎng)所需要租賃或購(gòu)買，會(huì)產(chǎn)生一定的成本。

　　5.安全成本：檔案整理需要保證檔案的安全性，防止檔案丟失、損壞或被盜，因此需要采取一定的安全措施，如安裝監(jiān)控、購(gòu)買保險(xiǎn)等，這些措施會(huì)產(chǎn)生一定的成本。

　　總之，檔案整理的成本包括人力成本、設(shè)備成本、管理成本、存儲(chǔ)成本和安全成本等方面，需要綜合考慮這些成本因素，制定合理的檔案整理方案，以確保檔案整理工作的順利進(jìn)行。