檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來越高了，無論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過檔案的內(nèi)容五花八門，如果不進行系統(tǒng)化的整理是無法有效地進行利用的，但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案管理專員而苦惱，所以今天咱們就來談?wù)剻n案整理外包服務(wù)這件事吧。

　　檔案可以分為不同的類型，如人事檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對應(yīng)著不同的分類整理方法，如人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案分為了十個大的類別：履歷類；自傳；考察考核鑒定；學歷、職稱、科研、培訓(xùn)類；政審審計類；黨團類；獎勵類；處罰類；工資、任免、出國、會議類、重要其他類。

　　文書檔案按照部門、問題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實是一項比較困難的事情，如果單位沒有專業(yè)檔案專員，就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務(wù)平臺了。

　　具體來說，檔案整理外包服務(wù)包含了告知需要補充的材料，待材料收齊之后進行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務(wù)。每一個流程還可以細分為不同的步驟。好了，今天的內(nèi)容就為您分享到這里，作為檔案整理服務(wù)平臺，更多關(guān)于檔案整理外包的服務(wù)還可以咨詢我們的在線客服人員，一定能夠為您排憂解難。

　　內(nèi)蒙古基建檔案整理歸檔組卷、檔案驗收與移交

　　01、工程施工文件編制與組卷

　　(1)質(zhì)量要求:真實反映實際情況，文件材料完整、系統(tǒng)并使用原件。字跡清晰，簽字、蓋章手續(xù)完備。施工文件以卷冊為單位。聲像資料應(yīng)清晰。

　　(2)載體形式:紙張、光盤、微縮膠片。

　　(3)組卷要求:

　　1)組卷基本原則，遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案管理利用。按單位工程組卷，文件和竣工圖分冊組卷。卷內(nèi)文件順序一般為封面、卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表和封底。卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件。

　　2)組卷質(zhì)量要求，保證過程文件、竣工驗收文件、竣工圖等齊全、完整、符合規(guī)范要求?？⒐D面整潔、線條清晰、字跡清楚。

　　3)組卷具體要求，按《建設(shè)工程文件歸檔內(nèi)容及順序表》要求，內(nèi)容包括:工程準備階段文件、工程監(jiān)理文件、工程施工文件等。

　　施工文件組卷應(yīng)按專業(yè)、系統(tǒng)劃分，每一專業(yè)、系統(tǒng)按《建設(shè)工程文件歸檔內(nèi)容及順序表》建筑安裝順序排列，其類別分為:工程管理文件、工程技術(shù)文件、工程測量文件、工程試驗檢驗文件、工程物質(zhì)文件、施工(過程記錄)質(zhì)量驗收文件、工程竣工驗收文件。

　　竣工圖組卷應(yīng)按專業(yè)進行組卷?？煞譃?工藝平面布置、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水及采暖、建筑電氣、智能建筑、通風空調(diào)、電梯、室外工程等竣工圖組卷。每個專業(yè)根據(jù)圖紙數(shù)量多少組成一卷或多卷。

　　4)案卷頁碼編寫:案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。

　　以案卷為單位，按卷內(nèi)排列順序從阿拉伯數(shù)字001開始，打號機依次打號。單面右下角，雙面正面右下角，背面左下角。折疊后的圖紙一律在右下角打號。成套圖紙或原文件自動成一卷的原目錄可代替卷內(nèi)目錄，可不用重新打碼。

　　(4)案卷規(guī)格與裝訂:案卷規(guī)格:卷內(nèi)文件、封面、備考表統(tǒng)一采用A4幅面(297mmX 210mm)，小于A4的幅面的文件用A4白紙襯托。

　　案卷裝具:一般用卷盒和卷夾兩種形式，卷盒尺寸:310mm高X 20mm寬，厚度20/30/40/50mm。卷夾用無酸紙制作，棉線左側(cè)三孔裝訂，棉線裝訂結(jié)打在背面，裝訂線距左側(cè)20mm,上下兩孔距中心孔距80mm。裝訂時須將封面、卷內(nèi)目錄、備考表、封底與案卷一起裝訂。

　　圖樣文件的折疊方法采用國家標準《技術(shù)圖紙復(fù)制圖的折疊方法》，折疊后的圖紙標題欄均應(yīng)露在外面。

　　02、工程檔案驗收與移交

　　(1)檔案驗收:

　　工程竣工驗收前15日，建設(shè)單位向檔案管理機構(gòu)提出檔案預(yù)驗收申請。預(yù)驗收前，監(jiān)理單位和施工單位檔案管理人員應(yīng)對本單位形成的工程施工文件按照有關(guān)規(guī)定自檢，合格后交建設(shè)方匯總、審核，由建設(shè)方向檔案管理機構(gòu)提出預(yù)驗收申請。

　　工程檔案預(yù)驗收條件:

　　a、施工合同及圖紙約定內(nèi)容已完成，

　　b、施工過程文件收集齊全，

　　c、竣工圖編制工作已完成，

　　d、已開始各單項驗收。

　　預(yù)驗收完成后，施工方完善整改提出的檔案問題，補報工程驗收中形成的驗收簽證文件，建設(shè)方提出正式驗收申請。

　　竣工驗收備案后，檔案管理機構(gòu)對工程竣工檔案進行正式驗收，合格后出具建設(shè)工程竣工檔案驗收認可文件。其樣式見:《建設(shè)工程竣工檔案驗收意見書》

　　(2)驗收內(nèi)容及要求:

　　建筑工程檔案應(yīng)齊全、系統(tǒng)、完整，能反應(yīng)工程施工的全過程和結(jié)果。內(nèi)容應(yīng)真實、準確地反映工程建設(shè)活動和實際狀況。檔案立卷符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2014)及本規(guī)范的規(guī)定。竣工圖符合專業(yè)技術(shù)及本規(guī)范規(guī)定。

　　文件的來源和形成符合實際，要求單位和個人簽字蓋章的文件，其簽章手續(xù)完備。文件的材質(zhì)、面幅、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合有關(guān)規(guī)定和要求。

　　(3)工程檔案移交

　　凡列入(城建)檔案館(室)接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，必須向(城建)檔案館(室)移交一套符合規(guī)定的檔案。以卷為單位移交接收。建設(shè)單位向檔案館移交工程檔案時應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫《建設(shè)工程檔案移交清單》移交目錄，雙方簽字并蓋章后交接。

　　內(nèi)蒙古基建檔案整理流程

　　以下是基建檔案整理的流程：

　　1.收集基建檔案：收集所有與基建項目相關(guān)的文件、記錄、報告、圖紙等檔案資料。

　　2.分類整理：對收集到的基建檔案進行分類整理，按照項目、年份、部門等進行分類，便于后續(xù)查找和管理。

　　3.編制目錄：編制基建檔案目錄，記錄每份檔案的名稱、編號、日期、作者等信息，方便查找和使用。

　　4.鑒定檔案價值：對基建檔案進行鑒定，確定其保存價值和使用價值，對于重要的檔案進行重點保護。

　　5.整理檔案：對基建檔案進行整理，包括修補、裝訂、裝盒等，確保檔案的完整性和可讀性。

　　6.建立索引：建立基建檔案索引，方便快速查找和使用檔案。

　　7.存儲檔案：將整理好的基建檔案存放在專門的檔案室內(nèi)，確保檔案的安全和保護。

　　8.定期維護：定期對基建檔案進行維護和更新，確保檔案的準確性和可用性。

　　總之，基建檔案整理是一項非常重要的工作，需要認真對待，按照規(guī)范流程進行操作，確保檔案的完整性、準確性和可用性。

　　如何做好建設(shè)工程檔案管理

　　在建設(shè)工程項目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

　　建設(shè)工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應(yīng)用。

　　01建設(shè)工程檔案管理包括哪些內(nèi)容？

　　建設(shè)工程檔案又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　建設(shè)工程檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設(shè)-開工準備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設(shè)項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計、招投標、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：

　　（1）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　?。?）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03建設(shè)工程檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何管理建設(shè)工程檔案？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲需求：建設(shè)工程檔案不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進行全方位的存儲與保管。

　　2）能夠?qū)n案進行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，既可以長期保護檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：建設(shè)工程檔案的存儲是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺，可以讓工程檔案的利用更為高效。