基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對象性質的不同，可劃分為三種：

　　一是工農業(yè)生產性基建檔案，如廠房建設、礦井建設、電站建設、鐵路和公路建設、農田水利工程建設等形成的科技檔案；

　　二是國防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機關辦公樓、學校、商店、宿舍等工程建設形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設項目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對基本建設項目檔案進行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說明書的工作。

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　　基建檔案主要按工程項目或建設項目分類。按照工程項目進行分類，就是將一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項目的全貌，便于不同項目基建工程檔案的提供利用。

　　（二）組卷

　　基建工程項目檔案保管單位的組織，應當在科技檔案整理工作的基本原則下進行，必須符合以下要求：

　?。?）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　?。?）裝具內的基建檔案材料應有一個數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應為該裝具厚度的四分之三。

　?。?）裝具內的基建檔案材料的保存價值應該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價值和密級程度，適當?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應當以保持有機聯(lián)系為主，不必硬性分開。而在保管和提供利用時，以價值低的服從價值高的、密級低的服從密級高的原則來處理。

　　（4）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊、袋、盒四種。一般來說，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊、盒的形式為主。應該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

　　（三）案卷內文件材料的排列

　?。?）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項目自然形成過程進行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項目建議書及批復→可行性研究報告→項目評估→環(huán)境預測、調查報告→設計任務書、計劃任務書。

　　（2）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?。?）基建檔案文字和圖樣交錯材料的排列：如果文字材料是對整個工程項目作基本的全面說明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對圖樣材料的補充或一般說明，圖樣材料應排在前面，文字材料排在后面。

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　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產品檔案”的裝訂。

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　　基建檔案案卷的排列以一個工程項目為單位，按依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內容特征和形式特征的一種工作。具體內容參見“產品檔案整理方法”。

　　（1）編頁號：基建檔案在形成時，已經標有順序號，可以不另外編號，比如成套的基建圖樣材料、單份獨立的技術文件等。只有在基建檔案材料沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號出現(xiàn)錯誤時，才需要統(tǒng)一編制頁號。

　　（2）編制卷內目錄：編制卷內目錄，就是對卷內每一份基建檔案編制清單（電腦打?。?。在編制時就已經形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時可以盡量利用原有的目錄清單。

　?。?）編制備考表：備考表是用來記載和說明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過程的一種工具。

　?。?）編制案卷封面。

　?。?）編制案卷背簽。

　?。?）檔號的編制。

　　基建檔案檔號結構為：類別號—項目號—件、頁（張）號。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。檔號結構必須與檔案的整理分類體系相適應。檔號一經確定，一般不應隨意改變。

　　基建檔案資料整理標準

　　范圍

　　本標準規(guī)定了建設項目檔案工作的組織及職責任務,確立了建設項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則、方法和要求，本標準適用于新建、改建、擴建和技術改造等建設項目的檔案管理。

　　1.收集

　　1.1項目建設過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和體的項目文件均應收集齊全。

　　1.2建設單位應依據(jù)附錄B的表B.1,結合項日建設內容行業(yè)特點管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。

　　1.3項目文件在辦理完畢后應及時收集，并實行預立卷制度

　　2整理

　　2.1項目文件應由文件形成單位或部門進行整理。整理工作包括項目文件價值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內容。

　　2.2項目文件整理應遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系,分類科學,組卷合理,便于保管和利用。

　　2.3項目文件應依據(jù)歸檔范圍進行鑒定,確定其是否歸檔。

　　2.4項目文件應按照形成階段、專業(yè)、內容等特征進行分類。

　　2.5項目文件組卷。項目前期文件、項目管理文件按事由結合時間順序組卷,其中招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷,勘察設計文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應用系統(tǒng)組卷;設備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺套組卷;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按監(jiān)理(監(jiān)浩)的合同標段、事由結合文種組卷:科研項目文件按科研項目(課題)組卷:生產準備、試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結合時間順序組卷。

　　卷內文件一般印件在前，定稿在后;正件在前，附件在后;復文在前，來文在后;文字在前，圖樣在后。

　　2.6項目案卷排列。項目前期文件、項目管理性文件按主題、事由排列;施工文件按綜合管理、施工技術支撐、施工(安裝)記錄、檢測試驗、評定驗收排列;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按需求、設計、實施、測試、運行、驗收排列;設備文件按質量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調試、檢測試驗和運行維修排列;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列;科研項目文件按開題、方案論證、研究實驗、階段成果、結題驗收排列;生產準備、試運行、竣工驗收文件按主題、事由排列。

　　2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應符合GB/T 11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷,應對卷內文件連續(xù)編頁號。

　　2.8紙質照片的整理應符合GB/T 11821的規(guī)定;數(shù)碼照片可參照DA/T50的規(guī)定。

　　2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應符合DA/T15的規(guī)定。

　　2.10實物檔案依據(jù)分類方案按件進行整理。芯樣的整理應符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。

　　3歸檔

　　3.1項目文件應及時歸檔。前期文件在相關工作結束時歸檔;管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產生的跨年度文件應在辦結年度歸檔:施工文件應在項目完工驗收后歸檔，建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;信息系統(tǒng)開發(fā)文件應在系統(tǒng)驗收后歸檔;監(jiān)理(監(jiān)造)文件應在監(jiān)理(監(jiān)造)的項目完工驗收后歸檔;科研項目文件應在結題驗收后歸檔;生產準備、試運行文件應在試運行結束時歸檔;竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。

　　3.2施工文件組卷完畢經施工單位自查后(實行總承包的項目,分包單位應先提交總承包單位進行審查),依次由監(jiān)理單位、建設單位工程管理部門、建設單位檔案管理機構進行審查;信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設單位信息化管理部門、檔案管理機構進行審查:監(jiān)理文件和第三方檢測文件組卷完畢并自查后,依次由建設單位工程管理部門和檔案管理機構進行審查。每個審查環(huán)節(jié)均應形成記錄和整改閉環(huán)。

　　3.3建設單位各部門形成的文件組卷完畢,經部門負責人審查合格后，提交建設單位檔案管理機構歸檔。

　　3.4歸檔單位(部門)應按建設單位檔案管理機構要求,編制交接清(含交接手續(xù)檔案數(shù)量、案卷目錄),雙方清點無誤后交接歸檔。

　　四川省基建檔案整理掃描工作

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力和時間對檔案進行掃描，那可以采用外包掃描服務的形式。

　　外包掃描服務就是用我們的人力、我們的機器設備，到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結束后將資料刻成光盤，并把機器中數(shù)據(jù)刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務，可以使用戶在盡量短的時間內，享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷，而您又不必擔心數(shù)據(jù)的準確性和作業(yè)質量，因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理和豐富的文檔掃描經驗。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點交點收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調整，保證文件順序正確以及影像品質。記錄不清楚的文件待補掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應的索引信息。

　　6.圖像補掃：按照補掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應色度一一補掃。

　　7.數(shù)據(jù)校對：對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進行校對，對錯誤及時修正。

　　8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復成原狀。

　　10.成品驗收/還卷：質檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結束后，得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經包含有單盤檢索調閱軟件，您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內容；如果用戶有網絡調閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調閱系統(tǒng)，當然系統(tǒng)已經為您考慮到了權限設定、密級控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本公司掃描生成的光盤數(shù)據(jù)，具有很強的開放性，我們仍然能夠將加工數(shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。