1.引言

由于事業(yè)單位檔案管理的復(fù)雜性和重要性，決定了檔案管理工作是一項專業(yè)性強、對檔案管理人員要求較高的工作。然而目前在很多單位中普遍存在檔案管理人員對管理工作不夠重視，缺乏檔案管理專業(yè)知識等問題 。本文分別從歸檔制度、預(yù)立卷制度、檔案統(tǒng)計、檔案保管、檔案利用等方面分析了檔案管理工作的要點。通過要點分析，以期提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，更高效地管理、保護和利用好檔案。

2. 歸檔與預(yù)立卷制度

2.1. 歸檔制度

歸檔制度也稱為“立卷歸檔制度”，是指各單位文書、業(yè)務(wù)部門向檔案室移交歸檔文件的規(guī)定。主要內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)和歸檔要求等。建立健全歸檔制度有利于保證檔案的完整與質(zhì)量，單位在開展各項工作中形成的有保存價值的材料(含文字、圖表、聲像、光盤、磁盤、實物材料等)必須由本部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)收集、整理，并向檔案科移交歸檔，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。事業(yè)單位常見的檔案資料主要有文書檔案、會計檔案、電子檔案、科技檔案、圖書資料等。

在歸檔過程中應(yīng)注意以下幾點：一、歸檔的文件材料應(yīng)為原件，如果因特殊原因缺乏原件時，可采用具有憑證作用和法律效用的文件材料，文件材料一經(jīng)歸檔不得更改。二、歸檔的文件必須是蓋有公章的正文，文件材料應(yīng)齊全、完整，能系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映本單位在各項工作管理等方面的真實內(nèi)容。三、歸檔文件的書寫筆跡和載體材料要能耐久保存，一般來講嚴(yán)禁使用圓珠筆、紅墨水、蘭墨水書寫或?qū)徟炞?，只能使用能夠耐久保存的黑色簽字筆，另外，歸檔材料嚴(yán)禁使用復(fù)印紙復(fù)寫。四、歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡圖象清晰，反差良好，文件材料和表格建議統(tǒng)一使用國際標(biāo)準(zhǔn)尺寸A4紙。

此外，在歸檔文書檔案中還應(yīng)特別注意以下幾點：請示與批復(fù)為一件、正件與附件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件為一件；獲獎的上報材料附上級的批文或獲獎證書的復(fù)印件，為一件；另外歸檔文書材料的先后順序一般為：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。

2.2. 預(yù)立卷制度

預(yù)立卷是指各立卷部門根據(jù)本部門歷年文件材料形成規(guī)律，參照歸檔范圍，預(yù)先編制文件材料預(yù)立卷類目，然后將辦理完畢的文件根據(jù)文件材料預(yù)立卷類目分類存放。開展良好的文件材料預(yù)立卷工作，能保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。從檔案的“三率”，即歸檔率、完整率、合格率來看，檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)狀況，基本上是由文件材料形成、積累狀況決定的。也就是說，文件材料預(yù)立卷工作，是歸檔的前期工作，它便于形成文件材料的業(yè)務(wù)部門在文件處理完畢、工作結(jié)束或告一段落后，把有保存價值的文件材料有條不紊分門別類向檔案部門移交歸檔，從而保證檔案的齊全完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) 。如果平時不注意文件材料的預(yù)立卷工作，到了歸檔才匆忙拼湊應(yīng)付了事，就難以保證檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。

為方便在工作中使用檔案材料，把工作過程中各個階段所形成的管理文件和技術(shù)材料完整地、及時地收集、積累、整理出來，防止檔案的流失，必須進行預(yù)立卷工作。單位內(nèi)各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本年度的情況，及時調(diào)整預(yù)立卷類目表以反映部門基本工作和常規(guī)工作。編制規(guī)范的預(yù)立卷類目要能夠反映出部門年度工作重點和所承擔(dān)的主要任務(wù)。

檔案預(yù)立卷工作主要由各分部門在檔案管理人員的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督下完成。預(yù)立卷時，各部門應(yīng)按檔案的歸檔范圍，將形成的各階段業(yè)務(wù)材料及時進行收集，并對收集材料進行分類、整理并放入標(biāo)準(zhǔn)檔案材料檔案盒中。工作結(jié)束后，各部門負(fù)責(zé)人需清點和檢查各研究階段的文件材料的準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、合法性，清點和檢查各研究階段文件材料的補充和更改情況，檢查每份文件材料的各級會簽和審批手續(xù)，并通知檔案科對預(yù)立卷工作進行檢查，檢查合格后，完成文件自然信息數(shù)據(jù)的錄入。如有電子檔案，則需從檔案科領(lǐng)移動硬盤拷貝至少兩份。經(jīng)負(fù)責(zé)人批示同意歸檔后按照歸檔要求，對文件材料進行分類處理，并辦理交接手續(xù)，將預(yù)立卷材料送交到檔案管理處。

2.3. 檔案統(tǒng)計

檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的一項不可缺少的工作之一，檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù) 。檔案管理人員應(yīng)在每一類檔案整理完排列上架后，及時地進行統(tǒng)計。統(tǒng)計應(yīng)以表冊、數(shù)字的形式揭示檔案數(shù)量和檔案工作有關(guān)的情況。統(tǒng)計內(nèi)容主要包括：檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須實事求是，如實地反映檔案的真實性，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。

3. 檔案保管制度

3.1. 對人員要求

非管理人員不得擅自進入庫房，且?guī)旆?、辦公、閱覽科要做到“三分開”。需要查詢檔案的人員應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理書面證明材料，且查詢?nèi)藨?yīng)出示身份證明。任何單位和個人不得盜取、偽造、損毀、涂改和擅自銷毀、標(biāo)注、抄錄、復(fù)印、抽取、添加、轉(zhuǎn)借登記檔案。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案庫(室)及檔案進行安全檢查和維護。發(fā)現(xiàn)檔案破損、毀壞等情況，應(yīng)當(dāng)及時采取修補、復(fù)制等搶救措施。發(fā)現(xiàn)其他問題，及時處理。

3.2. 對環(huán)境的要求

檔案整理工作區(qū)和庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁攜帶易燃易爆、易腐蝕品入內(nèi)，禁止使用明火。定期開窗通風(fēng)，調(diào)節(jié)科內(nèi)溫度、濕度。庫房要做到防高溫、防潮、防蟲、防盜、防塵、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，干凈、整潔，無蠕滋生物，要定期投放防蟲劑和滅鼠藥等。

3.3. 對設(shè)備設(shè)施要求

要經(jīng)常對庫房的設(shè)施和安全進行檢查，保持設(shè)施完好無損。消防器材應(yīng)放在明顯的位置，并按要求定期檢查、更換，保持良好狀態(tài)。庫房內(nèi)柜架要排列有序，歸檔的案卷、圖書、圖紙、資料排列整齊、美觀、規(guī)范，與檔案數(shù)據(jù)庫中的目錄一一對應(yīng)，以便于查找利用。

4. 檔案利用制度

檔案是反映本單位在各項活動中的真實記錄，是本單位的寶貴財富，為了使檔案資料更好地發(fā)揮作用，應(yīng)加強對查閱、利用檔案的管理。

4.1. 檔案借閱

本單位內(nèi)部人員一般可直接到檔案科查閱普通檔案資料，凡查閱資料涉及重要數(shù)據(jù)和尚未公開發(fā)布的科研成果時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。如有特殊原因需借出檔案，必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱時間不宜過長，如有特殊情況，需要延期的必須說明情況并辦理延借手續(xù)。外單位人員借閱檔案者，需持所在單位介紹信，經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

查閱利用檔案者，必須保密，對所查看的部分不可外傳。查閱檔案如需摘抄、復(fù)印，須經(jīng)檔案管理人員同意，重要的資料需要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意、審批。檔案借閱人員必須保證檔案的完整和安全性，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。借閱的檔案在歸還時，檔案人員要詳細(xì)檢查。

4.2. 檔案保密

檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《保密法》，帶頭遵紀(jì)守法，嚴(yán)守國家機密，保證檔案保密、安全。檔案管理人員要堅持原則，忠于職守，不準(zhǔn)違法亂紀(jì)、隨意摘抄、私自復(fù)印檔案材料、傳播密級內(nèi)容。遵守檔案查閱利用制度，嚴(yán)禁將檔案材料帶入公共場所。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、泄密應(yīng)立即報告，迅速采取救措施，及時挽回?fù)p失。另外，要嚴(yán)格按查閱范圍提供檔案資料，不得擅自擴大查閱范圍，嚴(yán)禁非檔案人員進入檔案庫房。

5. 檔案管理發(fā)展趨勢

近年來，隨著醫(yī)保覆蓋面的增加，城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)逐年增加，隨之而來的是醫(yī)保使用頻率與產(chǎn)生的相關(guān)歸檔材料急劇增長。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在的發(fā)展需求，大力推進檔案管理的信息化進程無疑是解決這一問題的最佳途徑。檔案管理軟件的開發(fā)與完善是目前急需解決的問題。除此之處，醫(yī)保檔案信息安全問題也不容忽視。醫(yī)保檔案具有重要的隱私性，它涉及到公民的大量個人信息及隱私內(nèi)容，如個人身份證號、家庭住址、聯(lián)系電話、就醫(yī)信息、治療情況、參保信息，甚至也可以從側(cè)面反映出個人的財務(wù)狀況。若檔案管理不當(dāng)發(fā)生信息泄露，將會對公民造成嚴(yán)重的影響。隨著檔案信息化的建設(shè)，電子版檔案逐漸代替實物檔案，過分依賴于電腦軟硬件與互聯(lián)網(wǎng)的電子檔案，也為檔案信息安全帶來了新的安全隱患。