在基建項目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

　　基建檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？

　　01基建檔案管理包括哪些內(nèi)容？

　　基建檔案又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　基建檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設(shè)-開工準(zhǔn)備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設(shè)項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：

　?。?）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　　（2）對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。

　　（3）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03基建檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　基建文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。基建聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映基建現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何管理基建檔案？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲需求：基建檔案不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進行全方位的存儲與保管。

　　2）能夠?qū)n案進行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，既可以長期保護檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：基建檔案的存儲是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺，可以讓工程檔案的利用更為高效。

　　基建檔案怎樣整理

　　基建檔案資料是指在整個建設(shè)項目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

　　1.工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2.為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3.工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進領(lǐng)用手續(xù)。

　　4.設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì)賬。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　5.購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。

　　基建檔案整理的意義

　　基建檔案館開展的檔案收集工作必須按照法規(guī)、規(guī)范的要求進行。基建檔案機構(gòu)是一個城市集中保管重要基建檔案的基地，基建檔案的收集是以國家法律、法規(guī)為保障。各級基建檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家法律、法規(guī)，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則下，全力收集屬于本地區(qū)收集范圍內(nèi)的基建檔案和有關(guān)資料，不斷豐富館藏，完善館藏結(jié)構(gòu)。

　　基建檔案收集工作的意義，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

　　1、基建檔案收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)。俗語說“巧婦難為無米之炊”。沒有檔案收集工作為前提，檔案館（室）就缺乏開展檔案工作的基本條件，檔案的整理、保管、鑒定、利用工作就無從談起，檔案工作就沒有賴以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起點。

　　2、基建檔案收集是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段和具體措施。基建檔案是國家重要的寶貴財富和重要的信息資源，對國家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種重要基建檔案，各單位不得分散保存，任何個人都不能據(jù)為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能將分散的檔案材料集中到基建檔案館，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實行科學(xué)規(guī)范的管理，才能便于社會各方面的有效利用。

　　3、基建檔案收集是決定檔案館存在和發(fā)展的重要條件。收集工作的效果決定檔案館（室）藏檔案的數(shù)量多少與質(zhì)量高低。檔案數(shù)量的多少決定檔案工作規(guī)模的大??；檔案質(zhì)量的好壞決定檔案業(yè)務(wù)工作水平的高低。收集工作的質(zhì)量還直接影響到基建檔案工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，影響到整個檔案館的工作水平和質(zhì)量。

　　只有將檔案收全、收好，才有條件為社會各界提供良好的基建檔案信息利用服務(wù)，滿足社會對基建檔案信息的需要，才能使基建檔案館真正成為保存重要基建檔案資料的基地和開發(fā)利用基建檔案信息的中心。檔案收集在整個檔案工作中具有十分重要的地位。

　　二、基建檔案收集工作的內(nèi)容

　　從廣義上講，基建檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三個方面：

　　1、對本單位形成的需要歸檔的各類檔案進行接收歸檔。這是單位檔案室收集檔案工作的主要途徑。

　　2、對列入進館范圍的各類基建檔案進行接收。這是基建檔案館檔案收集工作的主要來源，也是基建檔案館收集工作的經(jīng)常性任務(wù)。

　　3、對基建歷史檔案、重要檔案、珍貴檔案等進行廣泛征集。主要是采取有效措施，通過有關(guān)途徑，將流散在社會上或個人手中的基建檔案收集到基建檔案館來。

　　三、基建檔案收集工作的要求

　　1、加強基建檔案形成單位的調(diào)查和指導(dǎo)

　　收集工作是解決檔案的集中問題，就是因為收集的對象本來是分散的，這就要求收集工作必須事先做好調(diào)查，掌握應(yīng)集中進館（室）的檔案分散、流動、管理和使用等方面的信息。同時，要協(xié)助和指導(dǎo)基建檔案移交單位做好移交準(zhǔn)備工作，使之符合接收的要求。并根據(jù)基建檔案分散的情況、使用情況和基建檔案館（室）的條件，制定計劃統(tǒng)籌安排。

　　2、保證進館檔案的完整、齊全和準(zhǔn)確

　　保證檔案在收集進館時的完整、齊全和準(zhǔn)確是貫穿收集工作始終的基本要求。在收集檔案過程中，必須把一個基建項目檔案或一個單位年度業(yè)務(wù)管理檔案全部集中起來，保證收集進館的檔案完整無缺，系統(tǒng)齊全。不允許把成套和系統(tǒng)的檔案人為地分割、抽走，分散保存在幾個地方。同時，在收集時還要注意檔案內(nèi)容信息的完整性。

　　3、積極推行進館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

　　在檔案收集工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是基建檔案工作現(xiàn)代化的要求。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)代化的程度越高，就越要求標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)從收集工作做起。如果接收進來的檔案不標(biāo)準(zhǔn)，將給科學(xué)管理和實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化帶來困難。在收集工作中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行《基建文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）及其他基建管理和檔案管理方面的規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，推行基建檔案分類、案卷質(zhì)量與格式、編目等方面的具體規(guī)范要求，大力提高收集基建檔案的質(zhì)量。

　　四、基建檔案收集工作的方式

　　基建檔案館和單位（部門）基建檔案室在檔案收集工作的方式上有所不同。

　　1、基建檔案館的收集方式

　　按國家有關(guān)規(guī)定，各級基建檔案館屬于國家專門檔案機構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、保管具有本地方意義的與本館專業(yè)對口的同類內(nèi)容或同類載體形態(tài)的專門檔案，工作內(nèi)容是負(fù)責(zé)接收本城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)有關(guān)城市建設(shè)檔案，收集有關(guān)城市建設(shè)的基礎(chǔ)資料。

　　基建檔案館在確定收集范圍時，應(yīng)通過調(diào)查研究，根據(jù)檔案的實際價值，確定收集對象和時間，并編制被收集單位的名冊，建立科學(xué)的進館順序。

　　基建檔案館收集方式是以接收和征集兩種方法為主。

　　2、單位（部門）檔案室的收集方式

　　按國家有關(guān)規(guī)定，單位（部門）檔案室負(fù)責(zé)收集管理本單位（部門）及其所屬單位形成的有關(guān)基建檔案。非本單位（部門）及其所屬單位產(chǎn)生和形成的基建檔案不是其收集范圍。單位（部門）檔案室收集工作的方式只以接收為主。

　　檔案室的檔案收集工作的主要途徑，是建立和健全單位內(nèi)部文件的歸檔制度，加強歸檔工作。單位各部門產(chǎn)生的文件，處理完畢后，經(jīng)初步整理，定期移交給檔案室集中保存也稱之為“歸檔”。

　　如何提高檔案整理的效率

　　在保證基建檔案安全的前提下，提高檔案整理的效率是基建檔案管理的重要目標(biāo)之一。以下是一些方法可以幫助實現(xiàn)這一目標(biāo)。

　　1.優(yōu)化檔案管理流程：通過簡化檔案管理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，可以提高檔案整理的效率。

　　2.建立檔案管理信息系統(tǒng)：建立檔案管理信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的自動化管理，提高檔案整理的效率和準(zhǔn)確性。

　　3.加強團隊協(xié)作：通過加強團隊協(xié)作，提高團隊成員之間的溝通和協(xié)作效率，可以加快檔案整理的進度。

　　4.采用高效的檔案整理工具：采用高效的檔案整理工具，如檔案整理軟件、掃描儀等，可以提高檔案整理的效率。

　　5.定期進行檔案清理和鑒定：定期進行檔案清理和鑒定，刪除不必要的檔案，保留有價值的檔案，可以減少檔案管理的工作量，提高檔案整理的效率。

　　總之，通過優(yōu)化檔案管理流程、建立檔案管理信息系統(tǒng)、加強團隊協(xié)作、采用高效的檔案整理工具以及定期進行檔案清理和鑒定等方法，可以在保證檔案安全的前提下，提高基建檔案整理的效率。