基建檔案整理應(yīng)遵循基建文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和提供利用。

       基建檔案的整理就是對(duì)文件材料進(jìn)行組卷、排列、編目、裝訂，使之有序化和系統(tǒng)化的過程?；?a href="http://oaoy.cn/tags/59.html" target="_self">檔案整理工作是基建檔案歸檔工作的前提和基礎(chǔ)，是基建檔案館（室）的一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作之一，也是基建檔案人員的基本專業(yè)技能。

　?。ㄒ唬┗n案整理的工作內(nèi)容

　　從基建檔案整理工作的步驟來看，它主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：基建檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。

　　系統(tǒng)整理，是對(duì)基建檔案進(jìn)行合理分類、有序排列，使之條理化和系統(tǒng)化，從而反映基建檔案的自然形成規(guī)律，保持基建檔案內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。其具體工作內(nèi)容有：分類、組卷和排列。

　　科學(xué)編目，就是通過一定的形式，按照一定的要求，正確地固定系統(tǒng)整理的成果，準(zhǔn)確地提示基建檔案的內(nèi)容和成分。其具體工作內(nèi)容有：卷內(nèi)文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。

　　整理和編目是基建檔案整個(gè)整理工作相互聯(lián)系、不可缺少的兩個(gè)方面。

　?。ǘ┗n案整理工作的意義

　　基建檔案整理工作是基建檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在基建檔案整個(gè)管理工作中具有十分重要的意義。

　　數(shù)量龐大的基建檔案材料，如不進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯(lián)系組合起來，就不能充分體現(xiàn)基建檔案的特點(diǎn)，就會(huì)影響以至失去基建檔案的利用價(jià)值。只有把基建檔案組成合理化的體系，才能客觀地反映各種基建活動(dòng)的本來面貌，便于系統(tǒng)地查考研究。

　　所以，做好整理工作是基建檔案利用、開放，發(fā)揮基建檔案作用的一項(xiàng)重要而必須的前提條件。同時(shí)，優(yōu)化基建檔案整理工作，可以促進(jìn)基建檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的良性運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展。通過檔案的整理可以進(jìn)一步了解和檢驗(yàn)檔案收集工作的質(zhì)量，促進(jìn)其改善和提高。

　　基建檔案經(jīng)過整理，為全面鑒定檔案的價(jià)值和建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)奠定科學(xué)基礎(chǔ)，還能為檔案的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、檢查工作提供基本的單位和完整的體系，便于維護(hù)基建檔案的完整和安全。

　　所以，基建檔案整理工作是開發(fā)基建檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，整理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對(duì)于基建檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　基建檔案整理如何保證質(zhì)量

　　基建檔案整理是基建工程的重要組成部分，它記錄了工程建設(shè)的全過程，包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)階段的重要信息。因此，基建檔案的整理需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，以確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可用性。以下是一些保證基建檔案整理質(zhì)量的建議。

　　1.建立完善的檔案管理制度：為了保證基建檔案整理的質(zhì)量，需要建立完善的檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)、流程和要求。

　　2.加強(qiáng)檔案整理人員的培訓(xùn)：檔案整理人員需要具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能，因此需要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

　　3.確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性：在基建工程建設(shè)過程中，需要及時(shí)收集各類檔案資料，并按照規(guī)定進(jìn)行整理和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

　　4.采用現(xiàn)代化的檔案管理手段：為了提高基建檔案整理的效率和質(zhì)量，可以采用現(xiàn)代化的檔案管理手段，如電子檔案管理系統(tǒng)等。

　　5.加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)：基建檔案是工程建設(shè)的重要?dú)v史記錄，需要加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)，防止檔案的丟失、損壞和泄露。

　　總之，基建檔案整理是基建工程管理的重要組成部分，需要建立完善的管理制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，采用現(xiàn)代化的管理手段，加強(qiáng)安全保護(hù)，以保證基建檔案整理的質(zhì)量。只有這樣，才能為基建工程的管理和決策提供可靠的依據(jù)。

　　基建檔案整理流程

　　基建檔案是指基建項(xiàng)目在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各個(gè)階段所形成的各種文件材料。這些文件材料不僅記錄了基建項(xiàng)目的歷史和現(xiàn)狀，還反映了該項(xiàng)目的整體規(guī)劃和未來發(fā)展，對(duì)于后續(xù)的維護(hù)和管理具有重要意義。

　　一、基建檔案的意義和作用

　　記錄歷史：基建檔案是對(duì)基建項(xiàng)目整個(gè)生命周期的記錄，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各個(gè)階段。這些檔案文件可以作為歷史資料，為今后的維護(hù)和管理提供參考。

　　決策依據(jù)：基建檔案可以作為決策的依據(jù)，為項(xiàng)目改造、擴(kuò)建等提供詳細(xì)的技術(shù)資料和數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，這些檔案也可以為類似項(xiàng)目的規(guī)劃和設(shè)計(jì)提供參考。

　　維護(hù)和管理：基建檔案可以為項(xiàng)目的維護(hù)和管理提供依據(jù)和支持。在項(xiàng)目運(yùn)行過程中，一旦出現(xiàn)故障或問題，可以通過查閱基建檔案迅速找到問題所在并采取相應(yīng)措施。

　　法律憑證：基建檔案還可以作為法律憑證，為項(xiàng)目糾紛和處理提供證據(jù)和支持。例如，在涉及到土地糾紛、工程質(zhì)量等問題時(shí)，基建檔案可以發(fā)揮重要作用。

　　二、基建檔案的分類和組成

　　工程準(zhǔn)備階段文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、選址報(bào)告、用地申請(qǐng)文件等。

　　施工文件：包括施工圖紙、施工計(jì)劃、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　竣工文件：包括竣工圖紙、竣工報(bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。

　　其他文件：包括合同、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)文件、人員管理文件等。

　　三、基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機(jī)構(gòu)：建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項(xiàng)目相關(guān)的所有文件材料。這些文件可能包括工程計(jì)劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續(xù)的整理工作。

　　分類和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項(xiàng)目的不同階段或主題進(jìn)行分類。例如，可以分為項(xiàng)目前期文件、施工文件、驗(yàn)收文件等。分類后，將每一類別的文件進(jìn)行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號(hào)和標(biāo)識(shí)：為每個(gè)文件分配一個(gè)唯一的編號(hào)，以便快速識(shí)別和檢索。編號(hào)可以包括項(xiàng)目名稱、階段、序號(hào)等信息。同時(shí)，為每個(gè)文件添加必要的標(biāo)題和描述，以便了解文件的內(nèi)容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項(xiàng)目的進(jìn)展順序或邏輯關(guān)系，對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續(xù)的查閱和使用。

　　編寫檔案目錄：為每個(gè)歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱、編號(hào)、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。

　　備份和電子化：對(duì)基建檔案進(jìn)行備份，以防文件丟失或損壞。同時(shí)，考慮將檔案進(jìn)行電子化處理，方便遠(yuǎn)程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對(duì)基建檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)有缺失或錯(cuò)誤，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更正。

　　維護(hù)和使用：維護(hù)基建檔案的安全和保密性，確保只有授權(quán)人員可以訪問。同時(shí)，建立合理的使用制度，規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對(duì)基建檔案進(jìn)行整理和清理，去除過期或不再需要的文件，以節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高查閱效率。

　　培訓(xùn)和教育：對(duì)參與基建檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高他們的檔案管理意識(shí)和技能水平。同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的整體水平。

　　基建檔案整理的要求

　　一、工程資料管理

　　1、工程資料的管理工作，實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全相關(guān)人員崗位責(zé)任制，并配備專人負(fù)責(zé)施工資料的收集、整理和匯總等工作。

　　2、工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并應(yīng)按立卷要求歸類，文本應(yīng)以打印為主。紙面載體幅面為A4，用紙應(yīng)韌力大，耐久性強(qiáng)（40g以上）。若手工書寫必須用藍(lán)黑或碳素墨水。書寫認(rèn)真，字跡清楚，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，有關(guān)責(zé)任方應(yīng)簽字蓋章。

　　3、項(xiàng)目部必須配有專職資料員。資料員必須經(jīng)過培訓(xùn)取得上崗證后持證上崗。資料員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，不宜經(jīng)常調(diào)動(dòng)。

　　4、項(xiàng)目部資料員定期對(duì)單位工程資料進(jìn)行收集、整理，根據(jù)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、監(jiān)督部門的要求將各部分資料整理相應(yīng)的份數(shù)，待交工后報(bào)送相關(guān)單位。其中必須將一份原件資料按檔案館的工程竣工檔案編制規(guī)定及編制順序的要求進(jìn)行整理，一份全套工程施工資料待交工后移交工程管理處檔案室存檔。

　　5、公司工程管理處每月定期檢查、不定期抽查項(xiàng)目部工程資料。項(xiàng)目部每月對(duì)單位工程資料進(jìn)行檢查，并做好自查自糾記錄，出簡(jiǎn)報(bào)反映檢查結(jié)果。對(duì)未能進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)糾正的問題下發(fā)整改通知單，要求工程組按要求限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)證，整個(gè)檢查整改過程必須留有記錄。

　　6、項(xiàng)目部承建的工程，對(duì)涉及結(jié)構(gòu)安全的試塊、試件和材料必須實(shí)行見證取樣和送檢，見證取樣送檢比例和常規(guī)檢驗(yàn)試驗(yàn)比例分別占全部應(yīng)取樣數(shù)量的30％和70％。

　　7、開工前，公司工程管理處要求項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制單位工程檢驗(yàn)計(jì)劃，與科技檢測(cè)中心簽訂《委托檢驗(yàn)協(xié)議書》，經(jīng)公司總工審批后執(zhí)行，業(yè)主和質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)指定時(shí)，應(yīng)有書面通知書。

　　二、工程檔案管理

　　1、工程資料歸檔規(guī)定

　?。?）凡各項(xiàng)目部新建、改建、擴(kuò)建的工業(yè)與民用建筑、建筑設(shè)備安裝和裝飾裝修工程，其工程資料均應(yīng)交公司工程管理處檔案室歸檔。投資額在３０萬元或在建筑面積３００平方米及其以上的工程資料還必須交當(dāng)?shù)貦n案館存檔。

　?。?）工程文件的立卷分類應(yīng)符合地方標(biāo)準(zhǔn)DB64/266-2003《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求。

　　2、歸檔文件的質(zhì)量要求

　?。?）歸檔的工程文件應(yīng)盡可能保證為原件，必須保證為原件的有以下內(nèi)容：

　　a）竣工圖、工程中標(biāo)通知書、施工承包合同，各種物資材料進(jìn)場(chǎng)合格證、檢測(cè)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。

　　b）單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄、單位工程安全和功能檢驗(yàn)核查資料及主要功能抽查記錄。單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄。

　　c）分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批施工質(zhì)量驗(yàn)收資料。

　　d）竣工驗(yàn)收備案資料或竣工驗(yàn)收證明書。

　?。?）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　（3）工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

　?。?）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　（6）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70ｇ以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用Ａ４幅面。

　　3、立卷的原則和方法

　?。?）立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　?。?）一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。施工文件可按單位工程、專業(yè)、分部工程、階段等組卷。

　?。?）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。