隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，檔案整理外包服務(wù)以降本增效為特點(diǎn)，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務(wù)外包需求日益增長，各類服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務(wù)要注意以下三個(gè)原則。

　　第一，合法原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)熟悉各項(xiàng)法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務(wù)不得實(shí)施，能嚴(yán)格按照檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展服務(wù)工作。

　　第二，安全原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損，或造成商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)能接受企業(yè)對檔案服務(wù)外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控，對外包機(jī)構(gòu)的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務(wù)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都在可控范圍之內(nèi)。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個(gè)原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)啦！

　　臺北基建檔案整理的關(guān)鍵操作

　　檔案整理是個(gè)繁重且漫長的工作，雖然工作做起來如火如荼，但是也存在著很多問題。一是各個(gè)地方標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一；二是有很多地方出現(xiàn)“返工”的情況；三是工作推進(jìn)緩慢。問題看似簡單，其實(shí)解決起來需要花大力氣，高度的統(tǒng)一和細(xì)致的分工是解決繁冗工作的重要保障。

　　一要先抓試點(diǎn)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理歸檔是個(gè)巨大的工程，也是多年工作成果的見證。整理歸檔也不是一蹴而就的工作，對于這種長期繁重的工作，需要先進(jìn)行試點(diǎn)工作，把能夠遇到的問題和出現(xiàn)的錯(cuò)誤都走一遍，再根據(jù)試點(diǎn)區(qū)域的工作情況，統(tǒng)一出一套標(biāo)準(zhǔn)之后再進(jìn)行推廣，以免“朝令夕改”。

　　二要統(tǒng)一培訓(xùn)、現(xiàn)場整檔。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之后就是把標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行下去。統(tǒng)一培訓(xùn)確保標(biāo)準(zhǔn)貫徹一致，現(xiàn)場整檔的目的則是把標(biāo)準(zhǔn)保留下來，等到自己整理檔案或者教授別人的時(shí)候，從現(xiàn)場整理好的檔案就是標(biāo)準(zhǔn)。把標(biāo)準(zhǔn)留在身邊，隨時(shí)查看，能夠避免在工作時(shí)一人一套標(biāo)準(zhǔn)和“返工”的情況。

　　三要統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一思想。統(tǒng)一調(diào)度的前提是統(tǒng)一思想，只有一群人有了統(tǒng)一的思想，才能推動(dòng)事情前進(jìn)?！稙鹾现姟愤@本書中說過群體在一起是有情緒化的，而且群體的智商是低于每個(gè)人的平均智商，是由智商最低的決定的。所以，一個(gè)群體在一起，如果有人有相反的思想，極其容易影響情緒化的群體，使得事情無法推進(jìn)甚至是倒退。所以在調(diào)度人員時(shí)要剔除個(gè)別影響群體團(tuán)結(jié)的人，引進(jìn)思想積極的人，確保思想統(tǒng)一。

　　四要按需分配、專人專職。每個(gè)人主管的業(yè)務(wù)不一樣，擅長的工作也不一樣。要把每個(gè)工作人員落實(shí)到更為細(xì)致的崗位上。比如有的人對業(yè)務(wù)最為熟悉，那就讓他干最為核心的業(yè)務(wù)，梳理檔案；有的人相比之下電腦比較熟悉，那就讓他打印目錄；有的人對業(yè)務(wù)和電腦沒有特別熟悉，那就讓他編寫頁碼、檔案名稱或者裝訂檔案。最為熟悉業(yè)務(wù)的人肯定是也能梳理檔案，也能打印目錄，編寫頁碼更不在話下，但是，不能因?yàn)樗裁炊寄芨删妥屗裁炊几?，專人專職的目的是為了提高工作效率，只干一件事是讓他對于專職業(yè)務(wù)越來越精通、越來越熟練。如果什么都干，那么什么都不快。

　　臺北基建檔案整理的流程

　　以下是基建檔案整理的流程：

　　1.收集基建檔案：首先，需要收集與基建項(xiàng)目相關(guān)的所有檔案材料，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工合同、驗(yàn)收報(bào)告等。這些檔案可以來自不同的部門和單位，因此需要進(jìn)行協(xié)調(diào)和整合。

　　2.分類整理：將收集到的基建檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，例如按照項(xiàng)目類型、時(shí)間順序、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類。這樣可以方便后續(xù)的檢索和使用。

　　3.編目登記：對每一份基建檔案進(jìn)行編目登記，包括檔案編號、文件名稱、文件日期、責(zé)任人等信息。編目登記可以幫助管理人員快速了解檔案的基本情況。

　　4.數(shù)字化處理：對于紙質(zhì)檔案，可以進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案。數(shù)字化處理可以提高檔案的使用效率，方便存儲(chǔ)和共享。

　　5.存儲(chǔ)管理：將整理好的基建檔案存放在專門的檔案室內(nèi)，確保檔案的安全和完整性。同時(shí)，需要建立檔案管理制度，對檔案的借閱、歸還等進(jìn)行規(guī)范管理。

　　6.定期維護(hù)：定期對基建檔案進(jìn)行維護(hù)，包括檢查檔案的完整性、更新檔案信息、清理過期檔案等。這可以保證檔案的準(zhǔn)確性和可用性。

　　總之，基建檔案整理流程包括收集檔案、分類整理、編目登記、數(shù)字化處理、存儲(chǔ)管理和定期維護(hù)等步驟。通過規(guī)范的整理流程，可以提高基建檔案的管理效率和使用價(jià)值，為基建項(xiàng)目的決策和實(shí)施提供有力的支持。

　　基建檔案的作用

　　1、基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件?；üこ探ㄔO(shè)是單位不斷發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準(zhǔn)確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術(shù)人員在工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強(qiáng)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，增強(qiáng)單位整體工程檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

　　2、基建工程項(xiàng)目是指在同一個(gè)計(jì)劃任務(wù)書和總體設(shè)計(jì)內(nèi)進(jìn)行施工，由一個(gè)或幾個(gè)單項(xiàng)工程組成，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上有獨(dú)立的組織形式的基礎(chǔ)設(shè)施或建筑物，工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，決定了基建檔案具有技術(shù)含量強(qiáng)、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設(shè)活動(dòng)的決策、文件編報(bào)、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權(quán)的依據(jù)，是工程項(xiàng)目的寶貴財(cái)富。所以，需加強(qiáng)基建工程檔案管理工作，為提高基建工程管理水平發(fā)揮檔案作用。

　　3、基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，基建檔案具有比工程實(shí)體本身更長久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)，如有時(shí)單位部門需要工程管線的具體位置，就到檔案室查找相關(guān)工程竣工圖，這時(shí)檔案資料就發(fā)揮了方便、準(zhǔn)確的服務(wù)功能?；n案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財(cái)產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項(xiàng)目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對工程事故原因分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，齊抓共管，是新形勢下基建工程檔案管理的重要任務(wù)。