檔案管理工作的三大工作類型，檔案整理工作排在了中間，要知道，按現(xiàn)在的說法，中間的可是“C”位，也就是突出的那個(gè)，后續(xù)我會(huì)將他為什么那么突出？慢慢看。

　?。ㄒ唬n案整理可以保持檔案之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值

　　不管是現(xiàn)在，還是將來，保存檔案的目的始終都是以及時(shí)地、系統(tǒng)地為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供有價(jià)值的信息，大到國家，小到企業(yè)，都離不開堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)累計(jì)。

　　所以為了達(dá)到這一目的，提供的檔案就需要經(jīng)過科學(xué)的整理，以此來明顯地反映出檔案的歷史特點(diǎn)以及價(jià)值，如果失去了科學(xué)的整理，那么下一步的研究也會(huì)充滿困難。

　　檔案整理工作的基本目的，也是把檔案變成體系，使其固定下來，為檔案的利用工作提供方便的條件。

　?。ǘn案整理工作是紐帶

　　檔案整理工作，不僅是為檔案的利用帶來方便的條件，而且也為整個(gè)檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。在整個(gè)檔案管理的工作流程中，收集是起點(diǎn)，利用是目的，而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。

　　所以才說，檔案整理工作是突出的那一份工作，它還可以促進(jìn)檔案收集工作，讓收集工作的質(zhì)量進(jìn)一步提升。

　　（三）檔案整理是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、現(xiàn)代化、智能化，而對于檔案工作來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化就需要使用“檔案管理系統(tǒng)”，在使用這些系統(tǒng)之前，還需要對檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化等等的操作。

　　而這一切一切的前提，就是需要檔案有一定的有機(jī)聯(lián)系，具有有序、集中等特性。這些特性也是檔案整理工作賦予的。所以檔案管理的現(xiàn)代化，需要以檔案整理為基礎(chǔ)。

　　剛剛說到了“檔案管理系統(tǒng)”，這也是我想分享的現(xiàn)時(shí)代下，檔案管理的新型方法，作為一款可以使檔案管理工作過程信息化的工具，它在實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理中，起到不可忽視的作用。

　　如何整理和保管照片檔案？

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　　（1）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號(hào)；按年度分類，即按不同歷史時(shí)期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號(hào)即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補(bǔ)充，就會(huì)使人無法明白照片畫面上所反映的時(shí)間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說明編寫得準(zhǔn)確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個(gè)芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號(hào)，照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊號(hào)、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式，即全宗號(hào)——保管期限代碼——冊號(hào)——張?zhí)?、全宗?hào)——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號(hào)順序排列。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目有照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號(hào)排序，見下表。

　?。ǘ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫房的單位，應(yīng)建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應(yīng)當(dāng)選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內(nèi)晝夜

　　溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不應(yīng)大于±5%。同時(shí)，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點(diǎn)是方便、美觀；缺點(diǎn)是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　?。?）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復(fù)雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計(jì)的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應(yīng)的位置上，冊內(nèi)芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　?。?）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標(biāo)準(zhǔn)，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應(yīng)，存用方便。對于大照片檔案的保管，應(yīng)該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時(shí)，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨(dú)存放和保管。

　　檔案整理的成本

　　檔案整理的成本主要包括以下幾個(gè)方面：

　　一、人力成本

　　1.檔案整理需要專門的人員進(jìn)行分類、編目、索引等工作，這些工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。

　　2.如果檔案數(shù)量較大，可能需要雇傭多名工作人員，這將增加人力成本。

　　二、設(shè)備成本

　　1.為了提高檔案整理的效率和準(zhǔn)確性，可能需要購買一些專門的設(shè)備，例如檔案柜、掃描儀、打印機(jī)等。

　　2.這些設(shè)備的購買和維護(hù)都需要一定的成本。

　　三、時(shí)間成本

　　1.檔案整理是一個(gè)耗時(shí)的過程，需要投入大量的時(shí)間和精力。

　　2.如果時(shí)間緊迫，可能需要加班或者增加工作人員，這將增加時(shí)間成本。

　　四、管理成本

　　1.為了確保檔案整理的質(zhì)量和安全性，需要建立相應(yīng)的管理制度和流程。

　　2.這包括對工作人員的培訓(xùn)、監(jiān)督和考核，以及對設(shè)備和檔案的管理和維護(hù)。

　　五、風(fēng)險(xiǎn)成本

　　1.在檔案整理過程中，可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、損壞或者泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

　　2.為了降低這些風(fēng)險(xiǎn)，需要采取相應(yīng)的安全措施，例如備份檔案、限制訪問權(quán)限等，這也將增加成本。

　　總之，檔案整理的成本包括人力成本、設(shè)備成本、時(shí)間成本、管理成本和風(fēng)險(xiǎn)成本等方面。為了降低成本，可以采取一些措施，例如優(yōu)化工作流程、提高工作效率、減少錯(cuò)誤率等。同時(shí)，也需要注意檔案整理的質(zhì)量和安全性，確保檔案的完整性和可用性。

　　檔案整理外包服務(wù)應(yīng)該選擇怎樣的供應(yīng)商？

　　檔案整理工作作為檔案工作的重要組成部分，在檔案建設(shè)的實(shí)施過程中發(fā)揮了重要的作用。而作為一名檔案管理員，獨(dú)立完成公司全部的檔案整理工作，是一項(xiàng)工作量巨大的任務(wù)。因此，絕大部分公司會(huì)選擇檔案整理外包服務(wù)，下面我們就來具體了解一下應(yīng)該如何選擇合適的服務(wù)供應(yīng)商。

　　一家優(yōu)秀的檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商，最重要的是要擁有完善的資質(zhì)證書。在檔案整理工作上應(yīng)該擁有成熟的工作體系、專業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員，完善的檔案整理規(guī)章制度。其次，要熟悉各個(gè)種類檔案的政策法律法規(guī)，擁有齊全的工作設(shè)備以便于工作的開展。

　　以上便是檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)該具備的條件，我們要先確定這些條件，再去根據(jù)自己的需求選擇一家適合自己公司的檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商。