隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來(lái)自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級(jí)數(shù)增加，檔案整理外包服務(wù)以降本增效為特點(diǎn)，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務(wù)外包需求日益增長(zhǎng)，各類服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務(wù)要注意以下三個(gè)原則。

　　第一，合法原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)熟悉各項(xiàng)法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務(wù)不得實(shí)施，能嚴(yán)格按照檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展服務(wù)工作。

　　第二，安全原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損，或造成商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)能接受企業(yè)對(duì)檔案服務(wù)外包工作全過(guò)程的監(jiān)督監(jiān)控，對(duì)外包機(jī)構(gòu)的人員、工作場(chǎng)所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務(wù)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都在可控范圍之內(nèi)。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個(gè)原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)啦！

　　檔案整理外包優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在哪些方面

　　作為一名資深的檔案工作者，我在檔案整理業(yè)務(wù)板塊也是有很深的感受，每次和其他企業(yè)在檔案工作對(duì)接時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了很多問(wèn)題。這期我們就來(lái)看一下，檔案整理外包的優(yōu)勢(shì)有哪些？

　　首先就是檔案整理外包機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案政策的敏感度、專業(yè)性更強(qiáng)。就人事檔案整理工作來(lái)說(shuō)，我們常說(shuō)的“檔案十大類”分類看似簡(jiǎn)單，但是如果沒(méi)有多年的工作經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐，僅憑幾天的短暫的理論培訓(xùn)，是無(wú)法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會(huì)有所不同，特別是有提拔或年代久遠(yuǎn)的干部檔案，不僅材料內(nèi)容復(fù)雜，很多紙質(zhì)材料在分類上會(huì)存在一定的爭(zhēng)議，一不小心就會(huì)放錯(cuò)類別。

　　其次，人事檔案整理工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，同時(shí)需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點(diǎn)、核查，到十大類的分類，最后編目裝訂上架，每一步都是相互承接，特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié)，錯(cuò)一步就可能重新開(kāi)始前面的工序。

　　所以在選擇檔案整理外包公司時(shí)，不僅要看對(duì)方的資質(zhì)是否齊全，同時(shí)需要從業(yè)人員有極強(qiáng)的專業(yè)度，對(duì)人事檔案整理工作政策有熟練的解讀，為企業(yè)提供有力的理論支撐。

　　建設(shè)工程文件歸檔的基本規(guī)定

　　1．工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，不得事后補(bǔ)編。

　　2．（1）每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　（2）當(dāng)電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案。

　　3．勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

　　4．（1）建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包管理的，總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；

　　（2）各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位

　　（3）建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。

　　5．建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收應(yīng)納入建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

　　6．工程資料管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓(xùn)

　　基建檔案整理與編目

　　基本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對(duì)象性質(zhì)的不同，可劃分為三種：

　　一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠房建設(shè)、礦井建設(shè)、電站建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)等形成的科技檔案；

　　二是國(guó)防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設(shè)形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機(jī)關(guān)辦公樓、學(xué)校、商店、宿舍等工程建設(shè)形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫(xiě)形成說(shuō)明書(shū)的工作。

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　　基建檔案主要按工程項(xiàng)目或建設(shè)項(xiàng)目分類。按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，就是將一個(gè)工程項(xiàng)目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項(xiàng)目的全貌，便于不同項(xiàng)目基建工程檔案的提供利用。

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　　基建工程項(xiàng)目檔案保管單位的組織，應(yīng)當(dāng)在科技檔案整理工作的基本原則下進(jìn)行，必須符合以下要求：

　?。?）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　（2）裝具內(nèi)的基建檔案材料應(yīng)有一個(gè)數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應(yīng)為該裝具厚度的四分之三。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料的保存價(jià)值應(yīng)該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機(jī)聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價(jià)值和密級(jí)程度，適當(dāng)?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應(yīng)當(dāng)以保持有機(jī)聯(lián)系為主，不必硬性分開(kāi)。而在保管和提供利用時(shí)，以價(jià)值低的服從價(jià)值高的、密級(jí)低的服從密級(jí)高的原則來(lái)處理。

　?。?）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊(cè)、袋、盒四種。一般來(lái)說(shuō)，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊(cè)、盒的形式為主。應(yīng)該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

　　（三）案卷內(nèi)文件材料的排列

　?。?）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項(xiàng)目自然形成過(guò)程進(jìn)行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)→可行性研究報(bào)告→項(xiàng)目評(píng)估→環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告→設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)。

　?。?）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?。?）基建檔案文字和圖樣交錯(cuò)材料的排列：如果文字材料是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目作基本的全面說(shuō)明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充或一般說(shuō)明，圖樣材料應(yīng)排在前面，文字材料排在后面。

　　（四）裝訂

　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。

　　（五）案卷的排列

　　基建檔案案卷的排列以一個(gè)工程項(xiàng)目為單位，按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見(jiàn)“產(chǎn)品檔案整理方法”。

　?。?）編頁(yè)號(hào)：基建檔案在形成時(shí)，已經(jīng)標(biāo)有順序號(hào)，可以不另外編號(hào)，比如成套的基建圖樣材料、單份獨(dú)立的技術(shù)文件等。只有在基建檔案材料沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，才需要統(tǒng)一編制頁(yè)號(hào)。

　　（2）編制卷內(nèi)目錄：編制卷內(nèi)目錄，就是對(duì)卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單（電腦打?。Ｔ诰幹茣r(shí)就已經(jīng)形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時(shí)可以盡量利用原有的目錄清單。

　　（3）編制備考表：備考表是用來(lái)記載和說(shuō)明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過(guò)程的一種工具。

　　（4）編制案卷封面。

　?。?）編制案卷背簽。

　?。?）檔號(hào)的編制。

　　基建檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與檔案的整理分類體系相適應(yīng)。檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。