作為一名資深的檔案工作者，我在檔案整理業(yè)務(wù)板塊也是有很深的感受，每次和其他企業(yè)在檔案工作對(duì)接時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了很多問(wèn)題。這期我們就來(lái)看一下，檔案整理外包的優(yōu)勢(shì)有哪些？

　　首先就是檔案整理外包機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案政策的敏感度、專業(yè)性更強(qiáng)。就人事檔案整理工作來(lái)說(shuō)，我們常說(shuō)的“檔案十大類”分類看似簡(jiǎn)單，但是如果沒(méi)有多年的工作經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐，僅憑幾天的短暫的理論培訓(xùn)，是無(wú)法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會(huì)有所不同，特別是有提拔或年代久遠(yuǎn)的干部檔案，不僅材料內(nèi)容復(fù)雜，很多紙質(zhì)材料在分類上會(huì)存在一定的爭(zhēng)議，一不小心就會(huì)放錯(cuò)類別。

　　其次，人事檔案整理工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，同時(shí)需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點(diǎn)、核查，到十大類的分類，最后編目裝訂上架，每一步都是相互承接，特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié)，錯(cuò)一步就可能重新開(kāi)始前面的工序。

　　所以在選擇檔案整理外包公司時(shí)，不僅要看對(duì)方的資質(zhì)是否齊全，同時(shí)需要從業(yè)人員有極強(qiáng)的專業(yè)度，對(duì)人事檔案整理工作政策有熟練的解讀，為企業(yè)提供有力的理論支撐。

　　基建檔案整理流程

　　基建檔案是指基建項(xiàng)目在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各個(gè)階段所形成的各種文件材料。這些文件材料不僅記錄了基建項(xiàng)目的歷史和現(xiàn)狀，還反映了該項(xiàng)目的整體規(guī)劃和未來(lái)發(fā)展，對(duì)于后續(xù)的維護(hù)和管理具有重要意義。

　　一、基建檔案的分類和組成

　　工程準(zhǔn)備階段文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、選址報(bào)告、用地申請(qǐng)文件等。

　　施工文件：包括施工圖紙、施工計(jì)劃、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　竣工文件：包括竣工圖紙、竣工報(bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。

　　其他文件：包括合同、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)文件、人員管理文件等。

　　二、基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機(jī)構(gòu)：建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項(xiàng)目相關(guān)的所有文件材料。這些文件可能包括工程計(jì)劃書(shū)、合同、圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續(xù)的整理工作。

　　分類和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項(xiàng)目的不同階段或主題進(jìn)行分類。例如，可以分為項(xiàng)目前期文件、施工文件、驗(yàn)收文件等。分類后，將每一類別的文件進(jìn)行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號(hào)和標(biāo)識(shí)：為每個(gè)文件分配一個(gè)唯一的編號(hào)，以便快速識(shí)別和檢索。編號(hào)可以包括項(xiàng)目名稱、階段、序號(hào)等信息。同時(shí)，為每個(gè)文件添加必要的標(biāo)題和描述，以便了解文件的內(nèi)容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項(xiàng)目的進(jìn)展順序或邏輯關(guān)系，對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續(xù)的查閱和使用。

　　編寫(xiě)檔案目錄：為每個(gè)歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱、編號(hào)、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。

　　備份和電子化：對(duì)基建檔案進(jìn)行備份，以防文件丟失或損壞。同時(shí)，考慮將檔案進(jìn)行電子化處理，方便遠(yuǎn)程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對(duì)基建檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)有缺失或錯(cuò)誤，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更正。

　　維護(hù)和使用：維護(hù)基建檔案的安全和保密性，確保只有授權(quán)人員可以訪問(wèn)。同時(shí)，建立合理的使用制度，規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對(duì)基建檔案進(jìn)行整理和清理，去除過(guò)期或不再需要的文件，以節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高查閱效率。

　　培訓(xùn)和教育：對(duì)參與基建檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高他們的檔案管理意識(shí)和技能水平。同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的整體水平。

       基建檔案的意義和作用

　　記錄歷史：基建檔案是對(duì)基建項(xiàng)目整個(gè)生命周期的記錄，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各個(gè)階段。這些檔案文件可以作為歷史資料，為今后的維護(hù)和管理提供參考。

　　決策依據(jù)：基建檔案可以作為決策的依據(jù)，為項(xiàng)目改造、擴(kuò)建等提供詳細(xì)的技術(shù)資料和數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，這些檔案也可以為類似項(xiàng)目的規(guī)劃和設(shè)計(jì)提供參考。

　　維護(hù)和管理：基建檔案可以為項(xiàng)目的維護(hù)和管理提供依據(jù)和支持。在項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中，一旦出現(xiàn)故障或問(wèn)題，可以通過(guò)查閱基建檔案迅速找到問(wèn)題所在并采取相應(yīng)措施。

　　法律憑證：基建檔案還可以作為法律憑證，為項(xiàng)目糾紛和處理提供證據(jù)和支持。例如，在涉及到土地糾紛、工程質(zhì)量等問(wèn)題時(shí)，基建檔案可以發(fā)揮重要作用。

　　長(zhǎng)沙基建檔案整理規(guī)范

　　范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù),確立了建設(shè)項(xiàng)目文件的形成、歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則、方法和要求，本標(biāo)準(zhǔn)適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。

　　1.收集

　　1.1項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式和體的項(xiàng)目文件均應(yīng)收集齊全。

　　1.2建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)附錄B的表B.1,結(jié)合項(xiàng)日建設(shè)內(nèi)容行業(yè)特點(diǎn)管理模式等特征制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表。

　　1.3項(xiàng)目文件在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)收集，并實(shí)行預(yù)立卷制度

　　2整理

　　2.1項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門(mén)進(jìn)行整理。整理工作包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內(nèi)容。

　　2.2項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué),組卷合理,便于保管和利用。

　　2.3項(xiàng)目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行鑒定,確定其是否歸檔。

　　2.4項(xiàng)目文件應(yīng)按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。

　　2.5項(xiàng)目文件組卷。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件按事由結(jié)合時(shí)間順序組卷,其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷,勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)套組卷;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按監(jiān)理(監(jiān)浩)的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷:科研項(xiàng)目文件按科研項(xiàng)目(課題)組卷:生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　　卷內(nèi)文件一般印件在前，定稿在后;正件在前，附件在后;復(fù)文在前，來(lái)文在后;文字在前，圖樣在后。

　　2.6項(xiàng)目案卷排列。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理性文件按主題、事由排列;施工文件按綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收排列;信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件按需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收排列;設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修排列;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列;科研項(xiàng)目文件按開(kāi)題、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、階段成果、結(jié)題驗(yàn)收排列;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按主題、事由排列。

　　2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合GB/T 11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷,應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件連續(xù)編頁(yè)號(hào)。

　　2.8紙質(zhì)照片的整理應(yīng)符合GB/T 11821的規(guī)定;數(shù)碼照片可參照DA/T50的規(guī)定。

　　2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應(yīng)符合DA/T15的規(guī)定。（由于標(biāo)準(zhǔn)范文多，這里就不詳細(xì)解說(shuō)了，大家可自行到網(wǎng)絡(luò)中參考?。?/p>

　　2.10實(shí)物檔案依據(jù)分類方案按件進(jìn)行整理。芯樣的整理應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。

　　3歸檔

　　3.1項(xiàng)目文件應(yīng)及時(shí)歸檔。前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時(shí)歸檔;管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應(yīng)在辦結(jié)年度歸檔:施工文件應(yīng)在項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔，建設(shè)周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件應(yīng)在系統(tǒng)驗(yàn)收后歸檔;監(jiān)理(監(jiān)造)文件應(yīng)在監(jiān)理(監(jiān)造)的項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔;科研項(xiàng)目文件應(yīng)在結(jié)題驗(yàn)收后歸檔;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行文件應(yīng)在試運(yùn)行結(jié)束時(shí)歸檔;竣工驗(yàn)收文件在驗(yàn)收通過(guò)后歸檔。

　　3.2施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后(實(shí)行總承包的項(xiàng)目,分包單位應(yīng)先提交總承包單位進(jìn)行審查),依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門(mén)、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查;信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設(shè)單位信息化管理部門(mén)、檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查:監(jiān)理文件和第三方檢測(cè)文件組卷完畢并自查后,依次由建設(shè)單位工程管理部門(mén)和檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。每個(gè)審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。

　　3.3建設(shè)單位各部門(mén)形成的文件組卷完畢,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查合格后，提交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

　　3.4歸檔單位(部門(mén))應(yīng)按建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)要求,編制交接清(含交接手續(xù)檔案數(shù)量、案卷目錄),雙方清點(diǎn)無(wú)誤后交接歸檔。

　　建設(shè)工程文件歸檔的基本規(guī)定

　　1．工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，不得事后補(bǔ)編。

　　2．（1）每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　?。?）當(dāng)電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案。

　　3．勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

　　4．（1）建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包管理的，總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；

　?。?）各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位

　　（3）建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。

　　5．建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收應(yīng)納入建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

　　6．工程資料管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓(xùn)