根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。國(guó)家重點(diǎn)檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專(zhuān)業(yè)檔案應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化加工對(duì)象。數(shù)字化應(yīng)保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　基本原則

　　1、加強(qiáng)管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對(duì)數(shù)字化對(duì)象進(jìn)行劃控、鑒定。涉及國(guó)家秘密的檔案，不得以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工。加強(qiáng)檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。

　　2、完善細(xì)節(jié)，規(guī)范流程

　　對(duì)因涉密不宜以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工的對(duì)象，應(yīng)用文字做出說(shuō)明，并由數(shù)字化實(shí)施單位組織工作人員集中進(jìn)行數(shù)字化加工。應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化加工流程管理，界定各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)任務(wù)，堵塞漏洞和缺憾。

　　3、分工協(xié)作，夯實(shí)基礎(chǔ)

　　加強(qiáng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的分工協(xié)作，把夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合，開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎(chǔ)處理工作，為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。

　　基本環(huán)節(jié)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為數(shù)字化前期準(zhǔn)備、數(shù)字化前處理、數(shù)字化掃描、數(shù)字化后處理、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交。內(nèi)容主要包括：制定數(shù)字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果移交及管理等。

　　檔案數(shù)字化從整理分件到案卷還原的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)以卷（盒）或批次為單位建立檔案數(shù)字化加工流程單，記錄每卷（盒）或每批檔案數(shù)字化過(guò)程，確保檔案掃描加工質(zhì)量和效率。

　　制定方案

　　對(duì)檔案實(shí)體的基本情況進(jìn)行摸底排查，根據(jù)排查結(jié)果，制定總體規(guī)劃和分年計(jì)劃，并按照本規(guī)范編制數(shù)字化工作方案。包括檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍、數(shù)量以及先后順序、數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、時(shí)間安排以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。

　　案卷整理

　　開(kāi)展數(shù)字化掃描工作之前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實(shí)際情況，按步驟對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別，對(duì)需要說(shuō)明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以確保掃描加工質(zhì)量和效率。

　　檔案數(shù)字化過(guò)程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)檔案調(diào)還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。

　　青海省檔案數(shù)字化方案

　　對(duì)于每個(gè)公司的人事部門(mén)來(lái)說(shuō)都會(huì)涉及到檔案問(wèn)題，目前國(guó)家大力倡導(dǎo)檔案數(shù)字化，方便信息化建設(shè)，所以對(duì)于公司來(lái)說(shuō)就必須把檔案數(shù)字化提上日程。對(duì)于從事檔案工作的人來(lái)說(shuō)，一份完整的檔案數(shù)字化方案是我們必須具備的，今天我們就一起來(lái)了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長(zhǎng)時(shí)間來(lái)完成此項(xiàng)工作。這樣在我們把目標(biāo)確定之后才好倒推整個(gè)檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，時(shí)間上有一個(gè)月的時(shí)間給我們。首先我們確定了這兩點(diǎn)信息，接下來(lái)我們還需要知道的是我們準(zhǔn)備投入多少的人和物以及效率問(wèn)題，這樣能夠細(xì)化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務(wù)量，那總體的任務(wù)就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時(shí)間來(lái)進(jìn)行復(fù)核檢查，這是因?yàn)槊總€(gè)人做事的細(xì)節(jié)多多少少都會(huì)存在差異，即使我們事前進(jìn)行過(guò)統(tǒng)一的培訓(xùn)也會(huì)存在，不可避免。同時(shí)復(fù)核也是我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的最好途徑，復(fù)核可以通過(guò)人工和系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，避免出錯(cuò)。

　　當(dāng)然，如果您的公司因?yàn)榕鋫鋵?zhuān)業(yè)的檔案人員或者工作繁忙無(wú)法抽調(diào)足夠的人手來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)字化，那也可以將此項(xiàng)工作外包給專(zhuān)業(yè)的檔案公司來(lái)處理，讓專(zhuān)業(yè)人來(lái)處理專(zhuān)業(yè)事。

　　好了，今天的內(nèi)容就為您分享到這里，更多檔案數(shù)字化方案您還可以關(guān)注中博奧技術(shù)有限公司來(lái)咨詢我們的專(zhuān)業(yè)人員。

　　青海省檔案數(shù)字化建設(shè)步驟

　　如今，隨著檔案數(shù)字化應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，打破了檔案利用原有的許多局限性，使得檔案管理工作更加靈活便捷。那么為了能夠給社會(huì)提供更加高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)是必經(jīng)之路。其中的步驟又是怎樣的？

　　首先，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于收集到的檔案信息，要將其內(nèi)容特征著錄、標(biāo)引出來(lái)，完成前期處理后，采用數(shù)據(jù)錄入的方式將處理的檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。然后對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展，得到應(yīng)有成效。

　　其次，電子文件的收集和積累要到位。電子文件是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要來(lái)源，與只用移交紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案需要實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件兩套同時(shí)保存的制度，這樣既能節(jié)省工作量提高效率，又能推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

　　最后，大力推廣檔案管理軟件。檔案數(shù)字化建設(shè)會(huì)將傳統(tǒng)檔案變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，然而由于各種客觀原因的限制，各單位企業(yè)電子文件所使用的平臺(tái)有所不同，使得檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)整合工作面臨困難。因此若是使用統(tǒng)一的規(guī)范來(lái)進(jìn)行工作，會(huì)更加提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　總之檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且需要高度專(zhuān)業(yè)性的工作，一定要按照步驟實(shí)施，不斷改進(jìn)優(yōu)化工作，才能得以持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

　　青海省檔案數(shù)字化公司的好處

　　21世紀(jì)是信息的時(shí)代，無(wú)論是日常生活還是工作，信息化和無(wú)紙化都是大勢(shì)所趨，有些人甚至很長(zhǎng)時(shí)間都沒(méi)有動(dòng)筆寫(xiě)字的機(jī)會(huì)，檔案也是一樣。檔案作為記載信息的一種書(shū)面文件，如果能將其數(shù)字化，自然能在使用時(shí)帶來(lái)很多便利。那么檔案數(shù)字化的好處到底包括哪些呢？

　　對(duì)于畢業(yè)生和在職員工來(lái)說(shuō)，人事檔案數(shù)字化后，如果日后需要提供某些材料的證明，比如在校的成績(jī)單、入黨時(shí)間、離職證明等，就不需要讓檔案保管人員專(zhuān)門(mén)去花費(fèi)大量時(shí)間翻閱紙質(zhì)材料、查閱檔案信息或者為存檔人員提供相關(guān)材料，節(jié)省了雙方的時(shí)間成本。

　　對(duì)于單位人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，員工檔案數(shù)字化后便于掌握員工相關(guān)信息，在查閱信息時(shí)也不需要用到紙質(zhì)檔案，保證了檔案存放的安全性；財(cái)務(wù)和人事等記錄單位信息的檔案數(shù)字化后，便于后期查閱相關(guān)數(shù)據(jù)和記錄。對(duì)于退休人員來(lái)說(shuō)，人事檔案數(shù)字化后，要復(fù)印家庭成員關(guān)系等相關(guān)材料，能讓老年人少跑腿，辦理時(shí)不需要專(zhuān)門(mén)跑到存檔單位。

　　檔案數(shù)字化的好處還體現(xiàn)在整理方面。由于檔案進(jìn)行數(shù)字化的前期準(zhǔn)備步驟包括材料鑒別、分類(lèi)、排序等整理環(huán)節(jié)，能幫助存檔單位快速掌握檔案內(nèi)容，也提升了后期查閱的效率。

　　所以說(shuō)，既然檔案數(shù)字化的好處有這么多，如何選擇檔案數(shù)字化的形式很重要！