檔案數(shù)字化掃描加工是一個(gè)多步驟的過程，是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子文件的過程，旨在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式。數(shù)字化檔案可以輕松地進(jìn)行共享和協(xié)作。通過網(wǎng)絡(luò)或內(nèi)部系統(tǒng)，用戶可以遠(yuǎn)程訪問和共享數(shù)字化檔案，促進(jìn)了跨部門和跨地域的協(xié)作工作。多用戶同時(shí)訪問的功能還能提高工作效率和合作性，促進(jìn)信息共享和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。下面將對他的步驟進(jìn)行詳細(xì)的說明：

　　1.前期準(zhǔn)備

　?。?）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化處理場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

　　（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。

　?。?）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。

　　2.掃描操作

　　要先將掃描儀連接到計(jì)算機(jī)，安裝驅(qū)動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。

　　掃描動作并不復(fù)雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

　　在掃描之前，我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

　　目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。

　　顏色常常又和圖像存儲格式相關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

　　掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進(jìn)行亮度、對比度的微調(diào)。

　　3.圖像處理操作

　　標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

　　在這些情況下，需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要通過專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。

　　4.圖像檢查

　　檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求，檢查人員要盡職盡責(zé)，要求做到100%檢查，并且合格率應(yīng)達(dá)到100%。

　　檢查的事項(xiàng)有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點(diǎn)，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

　　5.數(shù)據(jù)對接檢查

　　使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細(xì)的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字復(fù)印一一對應(yīng)，檢查合格率應(yīng)為100%，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，必須重新修改完善。

　　6.數(shù)據(jù)存儲

　　將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲結(jié)構(gòu)，并盡可能完整地描述相關(guān)文檔。

　　包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

　　7.數(shù)據(jù)移交

　　這是掃描和處理工作完成之前的最后一項(xiàng)。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。

　　交接過程包括交接前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時(shí)經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。

　　成都檔案數(shù)字化加工掃描遇到的問題

　　隨著現(xiàn)代無紙化、信息化平臺的普及，我國越來越多的企事業(yè)單位的檔案逐漸走向數(shù)字化的階段；檔案數(shù)字化是?項(xiàng)繁瑣細(xì)致、環(huán)環(huán)相扣的工作，在傳統(tǒng)檔案管理前期，需要依賴?量的??、物?、財(cái)?投?來完成。

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　但由于人工操作難以做到百分之百統(tǒng)一，所以難免會出現(xiàn)以下問題：

　　1、掃描內(nèi)容模糊

　　在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復(fù)寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。?這部分內(nèi)容由于??審查，可能會出現(xiàn)遺漏或無法辨別等情況。

　　2、頁碼標(biāo)注錯(cuò)誤

　　有些部分檔案原件紙張的底?較深，所標(biāo)頁碼掃描后看不清楚，或者前后頁標(biāo)碼錯(cuò)誤等情況。

　　3、檔案重復(fù)掃描

　　在掃描中出現(xiàn)有重份檔案、重份照?、重份表格等情況，???初審中恰好存在遺漏。

　　4、掃描內(nèi)容不全

　　圖?檔案的內(nèi)容存在多張零散的照?，?量圖?需?動裁剪多余邊線、糾正偏斜。

　　5、檔案文件大小不一

　　檔案?件存在不同大小文件類型，部分超?，超長，圖紙及表格等情況，造成??驗(yàn)收歸檔不好統(tǒng)一處理。

　　6、檔案內(nèi)容有破損

　　檔案上有粘貼的?紙條或者是檔案原?粘貼處破損遮擋嚴(yán)重情況，也會導(dǎo)致掃描圖像的不合格，?這部分在??審查中也容易被遺漏并難以發(fā)現(xiàn)。

　　7、掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)無法界定

　　在?些歷史悠久的檔案原件存在紙張較差、破損嚴(yán)重，?蛀、霉變、?化、缺字、字跡模糊?法展平等情況，這樣造成掃描出的內(nèi)容存在有誤差，??難以衡量每?份的檔案的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案新舊及背景?不?，掃描影像曝光及明暗度不合格。

　　成都檔案數(shù)字化加工掃描如何避免這些問題

　　檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護(hù)檔案實(shí)體。數(shù)字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準(zhǔn)確無誤，而實(shí)際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如何避免上述問題的產(chǎn)生？

　　1.制度上嚴(yán)格管理，建立崗位責(zé)任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格的責(zé)任落實(shí)，是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，制度和落實(shí)兩者缺一不可，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個(gè)環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé)，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

　　2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)問題根源

　　漏掃即少掃描一頁或若干頁，重掃即一張或多張檔案頁重復(fù)掃描一頁或若干頁，多掃即不該掃描的頁被掃描了。

　?。?）掃描設(shè)備的問題

　　使用高速掃描儀的時(shí)候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，由于設(shè)備新采購尚未調(diào)試正常，或者設(shè)備使用時(shí)間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個(gè)檔案圖像頁。

　?。?）檔案紙張的問題

　?、俨糠謾n案紙張由于紙張比較脆、薄，具有較強(qiáng)的吸附性，兩張或兩張以上的紙吸合在一起，不容易分離，造成漏掃。

　?、诓糠謾n案在形成的階段，使用了膠水對兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合，數(shù)字化過程容易漏掃。

　?。?）操作人員的問題

　?、俨僮魅藛T未對設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù)，未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（1）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、诓僮魅藛T未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（2）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、鄄僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，少拿了部分檔案頁從而造成漏掃；

　　④檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復(fù)編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；

　?、莶僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，反復(fù)拿了相同的檔案頁從而造成重掃；

　?、薏僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進(jìn)行了掃描，從而造成多掃；

　　⑦操作人員在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。

　　3.發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高工作質(zhì)量

　　通過上述2的分析，設(shè)備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問題。

　　（1）加強(qiáng)設(shè)備的維護(hù)，更換易損設(shè)備的部件；

　?。?）加強(qiáng)操作人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在做技能培訓(xùn)的過程中不能僅僅局限于某一個(gè)環(huán)節(jié)或某一個(gè)步驟，需要了解掌握整個(gè)數(shù)字化工作的流程；

　?。?）加強(qiáng)制度監(jiān)督，做好每個(gè)工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保每個(gè)工序質(zhì)量達(dá)標(biāo)；

　?。?）做好技術(shù)保障，前后呼應(yīng)，及時(shí)反饋

　?、匍_展數(shù)字化工作之前的檔案前處理環(huán)節(jié)，要做好檔案紙張頁的平整工作，提高后續(xù)掃描工作的“通過率”；

　?、诰幹祈摯a過程中，要注意頁碼編制的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，不能有誤；

　　③著錄環(huán)節(jié)，要準(zhǔn)確的將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，特別是“頁數(shù)”“頁號”；

　?、艹跏紥呙钑r(shí)，要能夠自動鑒別空白頁、重復(fù)頁；

　?、輶呙柽^程中，有效鑒別掃描的圖像質(zhì)量，不合適的掃描圖像及時(shí)處置；

　?、迴呙桧摂?shù)與著錄“頁數(shù)”相吻合，如果出現(xiàn)差異，及時(shí)查找原因并解決。

　　漏掃、重掃、多掃是檔案數(shù)字化開展過程中經(jīng)常容易出現(xiàn)的問題，如果不引起重視，極易產(chǎn)生輕視心理，進(jìn)而造成整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量下降。抓源頭，找關(guān)鍵，防微杜漸，做好、做細(xì)、做實(shí)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數(shù)字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，才能更好的保護(hù)檔案實(shí)體安全。

　　成都檔案數(shù)字化加工掃描公司的作用

　　成都檔案數(shù)字化加工掃描公司是專門從事檔案數(shù)字化加工掃描服務(wù)的企業(yè)，其主要作用是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，以便于檔案的管理、存儲、檢索和利用。

　　1.提高檔案管理效率：數(shù)字化檔案可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，大大提高了檔案管理的效率。

　　2.保護(hù)檔案原件：數(shù)字化檔案可以避免檔案原件的磨損、損壞和丟失，同時(shí)也可以防止檔案被篡改和偽造。

　　3.方便檔案共享：數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，方便不同部門和單位之間的檔案交流和共享。

　　4.提高檔案利用價(jià)值：數(shù)字化檔案可以通過數(shù)據(jù)分析和挖掘等技術(shù)，提取出檔案中的有價(jià)值信息，為決策和研究提供支持。

　　總之，成都檔案數(shù)字化加工掃描公司的作用是非常重要的，它可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保護(hù)檔案原件，方便檔案共享，提高檔案利用價(jià)值，為社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力的支持。