隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)和機(jī)構(gòu)開始意識到數(shù)字化管理的重要性。檔案管理數(shù)字化管理已成為許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)的必要選項。本文將分步驟地論述檔案管理數(shù)字化管理的步驟。

　　一、規(guī)劃階段

　　1.明確目標(biāo)：首先需要明確數(shù)字化管理中的目標(biāo)，并確定數(shù)字化管理的范圍和要求。

　　2.評估現(xiàn)狀：了解當(dāng)前的檔案管理情況，包括紙質(zhì)檔案的種類、數(shù)量和存放情況等。

　　3.制定計劃：基于目標(biāo)和現(xiàn)狀評估的結(jié)果，制定詳細(xì)的數(shù)字化管理計劃，包括時間表、人員安排、預(yù)算等。

　　二、實施階段

　　1.準(zhǔn)備工作：包括選購硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等。

　　2.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

　　3.數(shù)據(jù)分類歸檔：按照事務(wù)性、主題性、時效性等標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類歸檔，便于后續(xù)的檢索和利用。

　　4.數(shù)據(jù)備份：設(shè)置數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　5.數(shù)據(jù)安全保護(hù)：設(shè)立權(quán)限管理，確保檔案信息的安全性和機(jī)密性。

　　三、運營階段

　　1.培訓(xùn)人員：對數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的操作技能和意識。

　　2.定期維護(hù)：對硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，保證數(shù)字化管理系統(tǒng)的正常運行。

　　3.數(shù)據(jù)更新：將新產(chǎn)生的文件及時加入數(shù)字化管理系統(tǒng)中，保證檔案信息的完整性和及時性。

　　4.數(shù)據(jù)利用：通過數(shù)字化管理系統(tǒng)，方便快捷地檢索和利用檔案信息，提高工作效率。

　　總之，數(shù)字化管理是檔案管理的必然趨勢，可以提高檔案管理的效率和精度，節(jié)省存儲空間和成本。數(shù)字化管理過程需要嚴(yán)格按照規(guī)劃階段制定的計劃進(jìn)行，同時在實施和運營階段也要注意數(shù)據(jù)的安全保護(hù)和更新維護(hù)。

　　檔案管理數(shù)字化管理的成本

　　檔案管理數(shù)字化管理的成本是企業(yè)或機(jī)構(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一個重要考量因素。本文將分點論述檔案管理數(shù)字化管理的成本，包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人力資源以及培訓(xùn)等方面的成本。

　　一、硬件設(shè)備成本

　　1.掃描設(shè)備：進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換需要購買高質(zhì)量的掃描儀或多功能打印機(jī)，成本較高。

　　2.存儲設(shè)備：為了存儲大量的電子文件，需要購買高容量的硬盤、服務(wù)器或云存儲空間，成本也相對較高。

　　二、軟件系統(tǒng)成本

　　1.數(shù)字化管理軟件：選擇適合自身需求的數(shù)字化管理軟件，可能涉及購買授權(quán)或訂閱費用。

　　2.數(shù)據(jù)備份與安全軟件：為確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，需要購買相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份和安全軟件。

　　三、人力資源成本

　　1.項目團(tuán)隊：數(shù)字化管理項目需要組建專門的團(tuán)隊來負(fù)責(zé)實施和管理，包括項目經(jīng)理、技術(shù)人員、檔案管理專員等。

　　2.培訓(xùn)人員：為了提高員工的數(shù)字化管理技能，可能需要進(jìn)行培訓(xùn)，涉及培訓(xùn)費用和人員調(diào)配成本。

　　四、其他成本

　　1.數(shù)據(jù)清理與整理：在數(shù)字化轉(zhuǎn)型之前，可能需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清理和整理，以確保數(shù)字化過程的高效進(jìn)行。

　　2.運維與維護(hù)費用：包括硬件設(shè)備的維護(hù)、軟件系統(tǒng)的升級和維護(hù)等費用。

　　總之，檔案管理數(shù)字化管理的成本包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人力資源以及培訓(xùn)等方面的費用。雖然數(shù)字化管理的成本相對較高，但它能夠提高檔案管理效率、減少存儲空間和成本，并帶來更高的數(shù)據(jù)安全性和方便的數(shù)據(jù)檢索。因此，在進(jìn)行數(shù)字化管理前應(yīng)仔細(xì)評估成本，合理規(guī)劃和控制預(yù)算，以確保數(shù)字化管理的順利實施。

　　如何高效做好檔案管理工作？

　　大數(shù)據(jù)時代背景下，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰(zhàn)，檔案管理對各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的有效管理要求，檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化的方向改革，利用數(shù)字化技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行管理、使用，提高資源利用率，推動檔案管理工作高效開展。

　　中博奧以創(chuàng)建檔案資源大數(shù)據(jù)中心為核心，打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺，解決傳統(tǒng)檔案事后管理耗時長、工作量大、易出錯等問題，提高檔案資源的開發(fā)與利用效率，實現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理。

　　1、“存”不費時

　　各類重要資質(zhì)證書、合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護(hù)，不僅耗費精力、人力成本高，會不會遺漏還不能確定。

　　通過檔案管理平臺，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案兼容管理模式，支持自動采集、手工錄入、數(shù)據(jù)導(dǎo)入等采集方式，自動分類、排序和編碼，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時歸檔，讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。

　　2、“借”不求人

　　在檔案紙質(zhì)化管理時代，借閱難倒了不少企業(yè)，一是檔案太多查找困難，借出去的檔案難以追溯；二是依靠人工對借閱進(jìn)行管理，耗時長、易出錯、風(fēng)險高。

　　利用電子化借閱管理，線上查閱、借閱全過程信息化操作，借閱過程更加規(guī)范，系統(tǒng)留痕可追溯，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)性、規(guī)范化使用。

　　3、“還”不超期

　　紙質(zhì)檔案如未歸還或追回不及時，常常會出現(xiàn)耽誤使用、重要檔案丟失等現(xiàn)象，為企業(yè)經(jīng)營帶來風(fēng)險。

　　通過電子化檔案管理，檔案借出實時跟蹤，到期自動提醒，實現(xiàn)在線催還和監(jiān)督，代替低效人工操作，促進(jìn)檔案催還高效化。

　　4、“查”不用等

　　傳統(tǒng)檔案管理大量數(shù)據(jù)依賴手工操作，工作量大、效率低、出錯率高、利用率低，只有少量簡單的報表，不能進(jìn)行全方位查詢及統(tǒng)計分析，難以為管理人員提供全面的決策依據(jù)。

　　中博奧，借助智能報表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時在報表門戶了解不同時期，組織內(nèi)部各類檔案的管理情況，全面提升檔案管理質(zhì)量。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗收

　　一、驗收方式

　　01承建方檢驗

　　數(shù)據(jù)掛接是整個檔案數(shù)字化加工過程中非常重要的一步，是對整個數(shù)字化工作的成果歸納，數(shù)據(jù)掛接的質(zhì)量好壞直接關(guān)系著數(shù)字化整體質(zhì)量的高低。為了防止人為出錯，合并掛接一般都采用針對單個項目專門開發(fā)的專業(yè)掛接軟件進(jìn)行批量處理，掛接后的數(shù)據(jù)要再次用專業(yè)檢查軟件進(jìn)行核查，必要時還需要人工抽查，確保掛接的100%正確率，提高電子數(shù)據(jù)利用的效率和質(zhì)量。

　　承建方對掛接后的數(shù)據(jù)首先要用數(shù)據(jù)庫檢查軟件全面檢查數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的完整性及與圖像文件的對應(yīng)關(guān)系是否正確，然后再用調(diào)閱軟件抽查掛接后的數(shù)據(jù)是否可正常調(diào)閱、查詢等，發(fā)現(xiàn)問題需立刻整改，通過全面細(xì)致的檢查，確保數(shù)據(jù)的完整正確，做到數(shù)據(jù)“能用、不錯、不多、不缺”。

　　02業(yè)主方及監(jiān)理方驗收

　　數(shù)據(jù)的完整是數(shù)字化加工的基本要求，業(yè)主方、監(jiān)理方要多方面共同核查，確保驗收的數(shù)據(jù)完全合格。承建方在完成自查后，需要提交成品及簡易個性化查詢工具給監(jiān)理方，監(jiān)理方及業(yè)主方按照掛接要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣檢查，達(dá)到合格率（如規(guī)定的合格率為100%）后給予驗收合格，不合格則全部退回承建方整改，再次重新抽檢直至達(dá)標(biāo)。

　　二、驗收內(nèi)容

　　01

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。已進(jìn)行OCR文字識別的，應(yīng)同時移交OCR識別形成的文件，文件的命名方式參照圖像文件命名。

　　02

　　對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等。應(yīng)確保著錄項目與著錄內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確與規(guī)范。同時，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合長期保存格式需求。

　　03

　　對元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　04

　　對數(shù)字圖像進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等符合國家有關(guān)規(guī)定。

　　05

　　對數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　06

　　對工作文件進(jìn)行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　07

　　對存儲載體進(jìn)行驗收，主要包括載體的可用性、有無計算機(jī)病毒等。

　　數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和OCR識別形成的文件必須有機(jī)統(tǒng)一，即四者之間必須是有機(jī)聯(lián)系的，目錄對應(yīng)相關(guān)數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)和OCR識別文件，聯(lián)系四者的紐帶就是以檔號為基礎(chǔ)的命名規(guī)則。

　　三、驗收指標(biāo)

　　當(dāng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，數(shù)字化加工部門，可采用在線方式或移動硬盤、光盤等脫機(jī)載體，向檔案所屬單位離線移交數(shù)字化成果。若采用離線移交方式的，脫機(jī)載體的質(zhì)量也是數(shù)字化成果的驗收指標(biāo)之一。數(shù)字化加工部門應(yīng)確保離線移交載體的質(zhì)量。數(shù)字化成果脫機(jī)存儲后，應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性、安全性，應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗，確保移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可讀性和安全性。并在移交的載體標(biāo)簽面標(biāo)注全宗號、光盤編號等索引信息。

　　以光盤為例，由于必須借助于相應(yīng)的設(shè)備和軟件才能進(jìn)行檢查和檢驗，所以光盤中隱藏的質(zhì)量問題往往不易被發(fā)現(xiàn)。目前已發(fā)現(xiàn)的光盤質(zhì)量問題主要有：內(nèi)容讀不出、已刻錄的數(shù)據(jù)不完整、刻錄的光盤未做防寫處理（采用全盤一次刻完方式）、數(shù)據(jù)攜帶計算機(jī)病毒等。導(dǎo)致上述問題的原因是多方面的，如光盤自身質(zhì)量不好、光盤刻錄設(shè)備與閱讀設(shè)備不兼容、刻錄機(jī)磨損嚴(yán)重、刻錄時所用的計算機(jī)帶病毒、刻錄時沒有按規(guī)定操作、缺少數(shù)據(jù)校驗等。

　　要確保移交光盤的質(zhì)量，必須根據(jù)光盤刻錄的原理，從數(shù)據(jù)刻錄的各個環(huán)節(jié)上把好關(guān)：一是要把住載體和硬件關(guān)，購置質(zhì)量好的光盤，要注意刻錄機(jī)與光驅(qū)的兼容，最好選擇同一品牌的刻錄機(jī)和閱讀光驅(qū)，刻錄機(jī)磨損要及時更換。二要配備能夠校驗刻錄數(shù)據(jù)的軟件，并對刻錄數(shù)據(jù)做強(qiáng)制性校驗。三是確保刻錄用的計算機(jī)安全，不能感染計算機(jī)病毒。四是對刻錄完成的光盤移交入庫時必須再次進(jìn)行質(zhì)檢，查驗數(shù)據(jù)是否可讀、完整、準(zhǔn)確和安全。

　　驗收單位可以具體進(jìn)行以下兩方面的檢查：

　　1.光盤內(nèi)容檢查。檔案數(shù)字化加工軟件一般帶有自動校驗數(shù)據(jù)是否正確的功能，對每張光盤的內(nèi)容進(jìn)行檢查，是否具有損壞的數(shù)據(jù)。

　　2.抽樣檢查。對每張光盤的數(shù)字化檔案圖像文件能否在瀏覽器中打開進(jìn)行抽樣檢查。

　　能夠用計算機(jī)自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機(jī)自動檢驗的方式進(jìn)行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法用計算機(jī)自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率也應(yīng)為100%。

　　四、驗收結(jié)論

　　每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達(dá)到要求的，予以驗收“通過”。驗收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗收。驗收完成后須填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表》，經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結(jié)論，須經(jīng)相關(guān)方審核、簽字后方有效。