紙質(zhì)檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉化為電子形式，以提高檔案管理效率和便捷性。其基本環(huán)節(jié)包括：

　　1.策劃與準備：

　　組織機構：確定負責電子檔案和數(shù)字檔案項目的組織機構，并明確各個成員的職責和權限。

　　2.檔案鑒定與篩選：

　　鑒定檔案價值：對紙質(zhì)檔案進行評估，確定哪些檔案具有重要歷史、法律或研究價值，應優(yōu)先進行數(shù)字化處理。

　　篩選和分類：將檔案按照一定的分類標準進行篩選，確定哪些檔案需要數(shù)字化，哪些可以淘汰或歸檔。

　　3.掃描與數(shù)字化：

　　文檔準備：對紙質(zhì)檔案進行清潔、整理，確保文檔的完整性和可讀性。

　　掃描設備與軟件選擇：選擇合適的掃描設備和軟件，根據(jù)檔案特點選擇合適的分辨率和格式。

　　掃描與圖像處理：使用掃描設備將紙質(zhì)檔案轉換為數(shù)字圖像，通過圖像處理軟件對圖像進行裁剪、清晰化、修復等處理。

　　4.數(shù)據(jù)整理與標引：

　　數(shù)據(jù)整理：將掃描得到的圖像按照一定的結構進行整理，建立起檔案的層級關系和索引體系。

　　數(shù)據(jù)標引：為每個電子檔案和數(shù)字檔案添加標簽、關鍵詞和元數(shù)據(jù)，以方便后續(xù)的檢索和管理。

　　5.存儲與管理：

　　存儲選擇：選擇合適的存儲介質(zhì)和存儲方式，確保電子檔案和數(shù)字檔案的安全性和可訪問性。

　　檔案管理系統(tǒng)：建立電子檔案和數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)，包括文件目錄結構、權限控制、備份策略等。

　　6.質(zhì)量控制與審計：

　　質(zhì)量控制：對電子檔案和數(shù)字檔案進行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、無損失，并與原始紙質(zhì)檔案進行比對。

　　審計與驗證：對電子檔案和數(shù)字檔案的完整性和準確性進行定期審計和驗證，確保數(shù)字化過程的可信度。

　　總之，電子檔案和數(shù)字檔案的尾部總結應對整個數(shù)字化過程進行總結和評估，包括項目的效果、問題和改進意見，為后續(xù)的數(shù)字化工作提供經(jīng)驗和參考。

　　需要注意的是，不同機構或項目可能會有一些細微的差異，但以上環(huán)節(jié)是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本步驟。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的難點

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一個復雜而具有挑戰(zhàn)性的過程，涉及到多個難點。以下是對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的難點進行的分點論述：

　　1.大量紙質(zhì)檔案的處理：

　　挑戰(zhàn)點：紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，包括各種類型的文件、文件夾和盒子，對于大規(guī)模的數(shù)字化作業(yè)來說，需要耗費大量的時間和人力資源。

　　解決方案：合理規(guī)劃數(shù)字化工作流程，優(yōu)化掃描設備的使用效率，可以采用自動化處理技術，如自動進紙掃描儀和圖像處理軟件等，以提高處理效率。

　　2.檔案保護與文檔完整性：

　　挑戰(zhàn)點：紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境、濕度、溫度、蟲害等因素的影響，可能導致檔案的損壞和信息丟失。在數(shù)字化過程中，需要確保掃描過程不會對紙質(zhì)檔案造成損害，并保證數(shù)字化結果的準確性和完整性。

　　解決方案：建立合適的環(huán)境控制條件，如溫濕度控制和防塵防蟲措施。在掃描過程中，采用非破壞性的掃描方式，并進行質(zhì)量控制和檢查，確保數(shù)字化結果的可信度。

　　3.數(shù)據(jù)整理與標引的復雜性：

　　挑戰(zhàn)點：紙質(zhì)檔案可能存在結構混亂、無序和重復等問題，如何準確、高效地整理和標引這些數(shù)據(jù)是一個挑戰(zhàn)。

　　解決方案：建立合適的數(shù)據(jù)整理和標引規(guī)范，采用自動化工具和技術輔助處理，如OCR（光學字符識別）和文本識別等，以提高數(shù)據(jù)整理和標引的效率和準確性。

　　4.存儲和訪問的可持續(xù)性：

　　挑戰(zhàn)點：電子檔案和數(shù)字檔案的存儲需求巨大，如何選擇合適的存儲介質(zhì)和技術，并確保數(shù)據(jù)的長期保存和遷移是一個挑戰(zhàn)。

　　解決方案：選擇可靠的存儲介質(zhì)和技術，如云存儲、硬盤陣列或磁帶等，制定合理的數(shù)據(jù)備份和遷移策略，以確保電子檔案和數(shù)字檔案的可持續(xù)性和可訪問性。

　　總之，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中的難點包括大量紙質(zhì)檔案的處理、檔案保護與文檔完整性、數(shù)據(jù)整理與標引的復雜性以及存儲和訪問的可持續(xù)性。解決這些難點需要科學規(guī)劃和高效的工作流程，借助技術手段和合適的設備來提高數(shù)字化效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。同時，長期的存儲和維護也是電子檔案和數(shù)字檔案管理的重要考慮因素。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義

　　與傳統(tǒng)的檔案服務模式相比，在檔案檢索、提供利用、保護原件方面，電子檔案和數(shù)字檔案都有著得天獨厚的條件。具體來講，紙質(zhì)檔案數(shù)字化有如下好處。

　　有利于檔案信息的傳輸，實現(xiàn)檔案信息共享

　　電子檔案和數(shù)字檔案信息可以通過網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術實現(xiàn)異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務。檔案數(shù)字化能改善檔案信息的傳輸方式，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。檔案信息的利用時效性和檔案內(nèi)在價值可以得到充分的釋放和體現(xiàn)，可以實現(xiàn)檔案工作價值的增值。

　　有利于保護檔案原件

　　檔案的唯一性、原始性和憑證性決定了檔案是真實記錄歷史的重要載體，因此保護原始檔案安全和可用性是檔案工作的重要內(nèi)容之一，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式從利用原件變成主要使用檔案數(shù)字副本，檔案原件從而得到了更加充分和有效的保護。檔案數(shù)字副本可以異地保存，這樣可使這些檔案在遇到突發(fā)性災害時避免遭到毀滅性破壞。

　　有利于檔案利用者方便快捷地查閱檔案

　　檔案工作的最終目的除保存歷史記錄以外主要是為了利用，這是檔案工作生存發(fā)展的基礎。傳統(tǒng)檔案利用工作是檔案工作者根據(jù)利用需求，結合檔案整理的相關規(guī)則和檢索方法，以及檔案排架規(guī)則調(diào)出原始檔案提供利用，數(shù)字化后檔案信息的利用工作轉變成由授權檔案利用者，根據(jù)自身的調(diào)檔需求，組建檢索關鍵詞在網(wǎng)絡上查閱檔案信息，減輕了檔案工作者的勞動強度，方便了檔案利用者的查閱，提高了利用工作的效率。

　　有利于檔案信息資源的開發(fā)利用

　　利用檔案數(shù)字化信息可以高效開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作。通過網(wǎng)絡終端隨時查閱、整合、編輯豐富的檔案信息可以大大提高檔案信息利用效率。數(shù)字化信息，不僅為檔案管理人員開展編研工作提供了方便，還為檔案利用者提供了根據(jù)業(yè)務和專業(yè)需要開發(fā)利用檔案信息的途徑。

　　有利于電子政務和無紙化辦公

　　隨著國家電子政務的不斷發(fā)展和推廣，無紙化辦公正被普遍應用，根據(jù)國家對檔案信息化建設的進一步規(guī)范，在相關法律允許的范圍內(nèi)，紙制檔案的數(shù)字副本可替代原件直接用于電子政務，與電子檔案共同組成數(shù)字檔案信息庫，為電子政務和無紙化辦公創(chuàng)造條件。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗收

　　一、驗收方式

　　01承建方檢驗

　　數(shù)據(jù)掛接是整個檔案數(shù)字化加工過程中非常重要的一步，是對整個數(shù)字化工作的成果歸納，數(shù)據(jù)掛接的質(zhì)量好壞直接關系著數(shù)字化整體質(zhì)量的高低。為了防止人為出錯，合并掛接一般都采用針對單個項目專門開發(fā)的專業(yè)掛接軟件進行批量處理，掛接后的數(shù)據(jù)要再次用專業(yè)檢查軟件進行核查，必要時還需要人工抽查，確保掛接的100%正確率，提高電子數(shù)據(jù)利用的效率和質(zhì)量。

　　承建方對掛接后的數(shù)據(jù)首先要用數(shù)據(jù)庫檢查軟件全面檢查數(shù)據(jù)結構的完整性及與圖像文件的對應關系是否正確，然后再用調(diào)閱軟件抽查掛接后的數(shù)據(jù)是否可正常調(diào)閱、查詢等，發(fā)現(xiàn)問題需立刻整改，通過全面細致的檢查，確保數(shù)據(jù)的完整正確，做到數(shù)據(jù)“能用、不錯、不多、不缺”。

　　02業(yè)主方及監(jiān)理方驗收

　　數(shù)據(jù)的完整是數(shù)字化加工的基本要求，業(yè)主方、監(jiān)理方要多方面共同核查，確保驗收的數(shù)據(jù)完全合格。承建方在完成自查后，需要提交成品及簡易個性化查詢工具給監(jiān)理方，監(jiān)理方及業(yè)主方按照掛接要求對數(shù)據(jù)進行抽樣檢查，達到合格率（如規(guī)定的合格率為100%）后給予驗收合格，不合格則全部退回承建方整改，再次重新抽檢直至達標。

　　二、驗收內(nèi)容

　　01

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。已進行OCR文字識別的，應同時移交OCR識別形成的文件，文件的命名方式參照圖像文件命名。

　　02

　　對目錄數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。應確保著錄項目與著錄內(nèi)容的完整、準確與規(guī)范。同時，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合長期保存格式需求。

　　03

　　對元數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　04

　　對數(shù)字圖像進行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質(zhì)量等符合國家有關規(guī)定。

　　05

　　對數(shù)據(jù)掛接進行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等。

　　06

　　對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　07

　　對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無計算機病毒等。

　　數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和OCR識別形成的文件必須有機統(tǒng)一，即四者之間必須是有機聯(lián)系的，目錄對應相關數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)和OCR識別文件，聯(lián)系四者的紐帶就是以檔號為基礎的命名規(guī)則。

　　三、驗收指標

　　當紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，數(shù)字化加工部門，可采用在線方式或移動硬盤、光盤等脫機載體，向檔案所屬單位離線移交數(shù)字化成果。若采用離線移交方式的，脫機載體的質(zhì)量也是數(shù)字化成果的驗收指標之一。數(shù)字化加工部門應確保離線移交載體的質(zhì)量。數(shù)字化成果脫機存儲后，應進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性、安全性，應與原始數(shù)據(jù)進行校驗，確保移交數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可讀性和安全性。并在移交的載體標簽面標注全宗號、光盤編號等索引信息。

　　以光盤為例，由于必須借助于相應的設備和軟件才能進行檢查和檢驗，所以光盤中隱藏的質(zhì)量問題往往不易被發(fā)現(xiàn)。目前已發(fā)現(xiàn)的光盤質(zhì)量問題主要有：內(nèi)容讀不出、已刻錄的數(shù)據(jù)不完整、刻錄的光盤未做防寫處理（采用全盤一次刻完方式）、數(shù)據(jù)攜帶計算機病毒等。導致上述問題的原因是多方面的，如光盤自身質(zhì)量不好、光盤刻錄設備與閱讀設備不兼容、刻錄機磨損嚴重、刻錄時所用的計算機帶病毒、刻錄時沒有按規(guī)定操作、缺少數(shù)據(jù)校驗等。

　　要確保移交光盤的質(zhì)量，必須根據(jù)光盤刻錄的原理，從數(shù)據(jù)刻錄的各個環(huán)節(jié)上把好關：一是要把住載體和硬件關，購置質(zhì)量好的光盤，要注意刻錄機與光驅的兼容，最好選擇同一品牌的刻錄機和閱讀光驅，刻錄機磨損要及時更換。二要配備能夠校驗刻錄數(shù)據(jù)的軟件，并對刻錄數(shù)據(jù)做強制性校驗。三是確保刻錄用的計算機安全，不能感染計算機病毒。四是對刻錄完成的光盤移交入庫時必須再次進行質(zhì)檢，查驗數(shù)據(jù)是否可讀、完整、準確和安全。

　　驗收單位可以具體進行以下兩方面的檢查：

　　1.光盤內(nèi)容檢查。檔案數(shù)字化加工軟件一般帶有自動校驗數(shù)據(jù)是否正確的功能，對每張光盤的內(nèi)容進行檢查，是否具有損壞的數(shù)據(jù)。

　　2.抽樣檢查。對每張光盤的電子檔案和數(shù)字檔案圖像文件能否在瀏覽器中打開進行抽樣檢查。

　　能夠用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應的準確性，抽檢合格率也應為100%。

　　四、驗收結論

　　每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達到要求的，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。驗收完成后須填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表》，經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，須經(jīng)相關方審核、簽字后方有效。