對于企事業(yè)單位，建立安全便捷的檔案信息化管理體系，對于日常檔案工作的開展也有很多好處。但是對于一些企事業(yè)單位來說，開展檔案數(shù)字化建設也有一些問題，比如缺乏專業(yè)的數(shù)字化設備，但是專門購置所進行的投入也較高。而且進行信息化體系建設需要構(gòu)建專門的檔案信息化處理系統(tǒng)，對于單位的檔案工作人員而言，缺乏相關工作經(jīng)驗，可能達不到較好的工作狀態(tài)。那么構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系可以為日常檔案工作提供哪些服務呢？

　　首先，檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建需要完成對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化工作。所以對于人事檔案、會計檔案、文書檔案等多種類型檔案材料，都可以進行數(shù)字化服務，將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為信息端的電子資料，使得檔案查詢、利用更為便捷。

　　而且專業(yè)的檔案數(shù)字化服務商可協(xié)助單位構(gòu)建各類專業(yè)的檔案信息查詢系統(tǒng)，可實時掌握檔案情況，加強對檔案信息資源的開發(fā)利用，對于提升檔案信息的處理、傳輸能力也有好處。

　　掃描對象：規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的具體檔案對象，如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。

　　檔案類型：規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的檔案類型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　檔案來源：規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源，如機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機構(gòu)提供的檔案、個人捐贈的檔案等。

　　數(shù)字化要求：規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

　　鑒定標準：規(guī)定了檔案是否適合進行數(shù)字化掃描的鑒定標準，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　政府文件和指南：政府機構(gòu)可能發(fā)布文件或指南，提供有關檔案數(shù)字化掃描的準則和要求。這些文件可以包括掃描標準、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

　　法律法規(guī)：某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī)，明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護法等。

　　行業(yè)標準和最佳實踐：專業(yè)機構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關的行業(yè)標準和最佳實踐。這些標準可以提供關于掃描設備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導。

　　其他限制條件：規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準則。所以選擇一家專業(yè)的檔案數(shù)字化服務供應商進行檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，對于推進檔案工作的開展是很有利的！

　　檔案整理及數(shù)字化原則

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應優(yōu)先列入數(shù)字化加工對象。數(shù)字化應保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　加強管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對數(shù)字化對象進行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委托進行數(shù)字化加工。加強檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。

　　完善細節(jié)，規(guī)范流程

　　對因涉密不宜以外包方式委托進行數(shù)字化加工的對象，應用文字做出說明，并由數(shù)字化實施單位組織工作人員集中進行數(shù)字化加工。應加強數(shù)字化加工流程管理，界定各個環(huán)節(jié)的職責任務，堵塞漏洞和缺憾。

　　分工協(xié)作，夯實基礎

　　加強內(nèi)設機構(gòu)的分工協(xié)作，把夯實檔案基礎業(yè)務工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合，開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎處理工作，為加快推進檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。

　　新《條例》要求要保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。檔案數(shù)字化平臺在實際的數(shù)字化工作中，也遵循著真實性、可用性、安全性的基本原則。

　　真實性指確保數(shù)字化后的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上一致，確保檔案信息不被更改。原始圖像應保留原紙張的顏色、污損情況、文字修改痕跡等原始信息?？捎眯灾复_保數(shù)字檔案可被查找、檢索、呈現(xiàn)等，確保數(shù)字檔案的連續(xù)性，維護其可跟蹤，可回溯，可關聯(lián)，可被發(fā)現(xiàn)和可被再用，數(shù)據(jù)鏈不出現(xiàn)斷裂。安全性指應建立身份認證體系、加密存儲體系、數(shù)據(jù)傳輸方式等安全保密管理機制，確保檔案信息的安全。

　　關于檔案數(shù)字化平臺數(shù)字化工作遵循的原則就這些了。后續(xù)針對檔案數(shù)字化有任何需求，歡迎聯(lián)系我們咨詢。

　　檔案整理及數(shù)字化外包特點

　　檔案整理及數(shù)字化外包是將企業(yè)或組織的紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化處理的工作委托給專業(yè)服務提供商進行，具有如下特點：

　　1.專業(yè)知識與經(jīng)驗：外包服務提供商通常擁有豐富的檔案管理和數(shù)字化處理經(jīng)驗，熟悉相關的法律法規(guī)和最佳實踐。他們了解檔案整理的方法和流程，并能夠提供專業(yè)的建議和解決方案。

　　2.節(jié)約時間和人力資源：將檔案整理和數(shù)字化處理工作外包給專業(yè)團隊，可以節(jié)約企業(yè)的時間和人力資源。外包服務商能夠迅速高效地完成任務，釋放企業(yè)內(nèi)部人員的工作壓力，使其專注于核心業(yè)務。

　　3.降低成本：外包服務通常以一定費用為基礎，相比企業(yè)自行投資檔案整理設備和培訓人員，外包服務更具經(jīng)濟性。此外，外包服務還可以減少人員培訓和設備維護的成本。

　　4.保障數(shù)據(jù)安全：專業(yè)的檔案整理及數(shù)字化外包服務提供商會采取嚴格的數(shù)據(jù)安全措施，確保檔案的機密性和完整性。他們通常會使用加密技術和安全存儲設備，以防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。

　　5.高質(zhì)量的數(shù)字化檔案：外包服務商通過使用專業(yè)的掃描設備和處理軟件，能夠提供高質(zhì)量的數(shù)字化檔案。他們會進行質(zhì)量控制和檢查，確保數(shù)字化檔案的清晰度和準確性。

　　綜上所述，檔案整理及數(shù)字化外包為企業(yè)提供了專業(yè)、高效、經(jīng)濟和安全的檔案處理方案。在選擇外包服務提供商時，企業(yè)應該注意選擇具備專業(yè)知識和良好聲譽的服務商，確保合同條款明確，并建立良好的溝通與協(xié)作機制，以確保外包工作的順利進行和達到預期的效果。