人事檔案整理是什么？其實(shí)從字面意思來理解就是將人事檔案材料進(jìn)行整理分類，按照十大類的整理要求將不同的材料歸類到各個(gè)板塊。

　　人事檔案的分類有學(xué)歷檔案、職工檔案、干部檔案、軍人檔案等。學(xué)歷檔案自參加工作后并入干部檔案。下面分別介紹各類人事檔案的內(nèi)容。

　　學(xué)歷檔案:也稱學(xué)籍檔案。從高中開始建檔，一直到大學(xué)、研究生畢業(yè)。學(xué)歷檔案內(nèi)容有:中學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、中學(xué)生體檢表、高考成績(jī)單、高校志愿填報(bào)表、大學(xué)生登記表、學(xué)年考核登記表、大學(xué)成績(jī)單、大學(xué)（研究生）畢業(yè)生登記表、大學(xué)（研究生）畢業(yè)證書和學(xué)位（學(xué)士、碩士、博士）證書復(fù)印件，在校入團(tuán)、入黨學(xué)生的有入團(tuán)、入黨材料，三好學(xué)生、優(yōu)秀團(tuán)員獎(jiǎng)勵(lì)材料，體檢報(bào)告、高校畢業(yè)生就業(yè)通知書、高校畢業(yè)生就業(yè)派遣證等。

　　職工檔案:也稱員工檔案。主要內(nèi)容:職（員）工履歷表、技工年度考核表、50、60年代的職工文化程度不高，多數(shù)為高小、初中文化程度，所以學(xué)歷材料在職工檔案中很少，政審材料，是黨團(tuán)員的有入黨入團(tuán)材料，優(yōu)秀黨員登記表、先進(jìn)職工登記表、招收工人審批表，職工轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表，調(diào)整工資審批表、退休職工審批表，體檢表等。職工檔案中因無學(xué)歷材料，最早形成的材料應(yīng)是入團(tuán)志愿書或招工審批表。當(dāng)身份證年齡與檔案年齡不一致時(shí)，辦理職工退休手續(xù)多數(shù)都是以檔案中最早形成的這兩份材料確定出生日期的。

　　干部檔案:干部檔案主要內(nèi)容有:干部履歷表、自傳、各年度干部考核登記表、學(xué)歷材料從高中畢業(yè)、中專、大專、大學(xué)、研究生及在職教育各時(shí)期的學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、學(xué)年考核鑒定登記表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，職稱評(píng)審材料，政審材料，入黨入團(tuán)材料，優(yōu)秀黨員獎(jiǎng)勵(lì)材料，招收職工審批表，調(diào)整工資審批表，事業(yè)單位參公人員審核表、公務(wù)員登記表、干部任免呈報(bào)表，干部因公出國(guó)審批表、干部退休審批表，領(lǐng)取獨(dú)生子女光榮證審批表，體檢表等。干部檔案在人事檔案中應(yīng)是材料最全的檔案。以上職工、干部檔案均按人事檔案的十個(gè)類別材料分類整理。

　　軍人檔案:軍人檔案是指應(yīng)征公民參軍入伍至退伍轉(zhuǎn)業(yè)期間的檔案。軍人檔案主要有八個(gè)方面內(nèi)容:1、入伍材料:應(yīng)征公民入伍登記表、應(yīng)征公民入伍批準(zhǔn)書（審批表）、應(yīng)征公民政治審查表、應(yīng)征公民體格檢查表、士兵登記表等。2、黨（團(tuán)）材料：入黨（團(tuán)）志愿書、申請(qǐng)書，優(yōu)秀黨（團(tuán)）員登記表等。

　　3、級(jí)別、軍銜、職務(wù)材料：士兵軍銜報(bào)告（登記）表、士官軍銜晉升報(bào)告表、士官推選考評(píng)登記表、士官年度考評(píng)登記表、優(yōu)秀士官晉升職務(wù)呈報(bào)表等，代理過干部職務(wù)的還應(yīng)有《士官代理干部職務(wù)報(bào)告表》。4、獎(jiǎng)懲材料：受過獎(jiǎng)勵(lì)的應(yīng)有個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)登記（報(bào)告）表，如戰(zhàn)士立功受獎(jiǎng)登記表、榮立三等功登記卡片等，受過處分的應(yīng)有處分登記（報(bào)告）表等。5、傷病鑒定和評(píng)殘材料：軍隊(duì)醫(yī)院或上級(jí)醫(yī)院診斷證明、軍人因病、因公負(fù)傷基本喪失工作能力醫(yī)學(xué)鑒定表、軍人殘疾等級(jí)評(píng)定表。

　　6、工資待遇材料：士官調(diào)整工資審批表、士官配偶隨軍（調(diào)）審批表、士官隨軍配偶生活困難補(bǔ)助審批報(bào)告表、退休士官增加退休費(fèi)審批表等。7、退出現(xiàn)役材料：義務(wù)兵退出現(xiàn)役登記表、士官退出現(xiàn)役登記表、退休士官安置登記表、軍人退出現(xiàn)役授予預(yù)備役軍銜登記表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部易地安置材料。8、其他相關(guān)材料：軍人職業(yè)資格審批表、軍人職業(yè)資格證書復(fù)印件、本人學(xué)歷、學(xué)位材料、畢業(yè)證書復(fù)印件、各種教育培訓(xùn)材料、軍人公民身份證號(hào)碼登記表等。

　　軍人退伍轉(zhuǎn)業(yè)到地方單位工作后，軍人檔案需要按職工、干部檔案的要求重新進(jìn)行分類整理歸檔。

　　人事檔案整理方法

　　人事檔案整理包括：分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂入庫五個(gè)步驟。

　　一、分類

　　第一類：履歷材料。包括以反映人事本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的履歷材料。

　　第二類：自傳材料、報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料，是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。

　　第三類：考察、考核、鑒定、審計(jì)材料。包括人事管理工作中組織、人事部門通過各種途徑，對(duì)員工德能勤績(jī)廉進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)的材料。歸入本類的材料，必須是組織正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映本人實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。

　　第四類：學(xué)歷學(xué)位材料、職業(yè)（任職）資格材料、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)資格（職務(wù)）、職業(yè)技能鑒定、專家聘任、反映科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)等材料。包括記載和反映員工學(xué)習(xí)、技術(shù)技能水平、科研水平的各種材料。

　　第五類：政審材料、更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。包括人事審查和人事基本情況更改形成的材料。

　　第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括加入黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料以及民主黨派的入黨材料。

　　第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括各類獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。

　　第八類：涉法違紀(jì)材料。

　　第九類：招錄、聘用，任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員安置、退（離）休，辭職、辭退、罷免，工資、待遇，出國(guó)（境），黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議、民主黨派代表會(huì)議形成的材料，基本社會(huì)保險(xiǎn)與企業(yè)年金材料。

　　第十類：其他可供組織上參考的材料。包括錄用體檢表、反映嚴(yán)重慢性病或身體殘疾的體檢表、工傷致殘?jiān)\斷書、確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料，生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告。人事檔案報(bào)送單、人事檔案有關(guān)情況說明歸入此類。

　　人事檔案整理流程

　　人事檔案整理這個(gè)冷門工作一般鮮有人知，所以談到人事檔案整理的全流程就更無從下手了，尤其是那些剛?cè)腴T檔案行業(yè)的新人。今天和大家淺談一下關(guān)于人事檔案整理的全流程。

　　首先作為入門新手，我們要先了解人事檔案的定義以及人事檔案的構(gòu)成，人事檔案主要分為十大類，我們要分別了解這十大類應(yīng)該對(duì)應(yīng)的是哪些材料。有些材料很好區(qū)分，但有些材料只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和自己的理解來判斷歸類，所以在人事檔案整理之前一定要特別熟悉人事檔案十大類。

　　熟悉十大類之后，按照標(biāo)準(zhǔn)來分類整理、裝裱，一到十類分別用隔頁紙分開，然后每類材料按照時(shí)間先后順序擺放，同時(shí)編頁碼。

　　全部整理后按照標(biāo)準(zhǔn)孔距將檔案進(jìn)行裝訂裝盒，這樣一份完成的人事檔案整理就完成了。

　　如果你們對(duì)人事檔案整理還有更高的要求，比如數(shù)字化，那就需要在裝訂之前進(jìn)行目錄錄入、掃描數(shù)字化、修圖等流程，最后裝訂裝盒。

　　收集。除了要把檔案從原存檔機(jī)構(gòu)調(diào)到企業(yè)進(jìn)行保管，如果其中缺失之前的經(jīng)歷材料，還需要進(jìn)行添加和補(bǔ)充。

　　鑒別、分類。有些材料因?yàn)闀r(shí)間跨度長(zhǎng)、格式隨著時(shí)間推移不斷進(jìn)行變更，內(nèi)容格式無法統(tǒng)一，難以進(jìn)行鑒別和分類，而這正是需要考量工作人員擁有的檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的，所以分類是所有環(huán)節(jié)中最為復(fù)雜的，是企業(yè)人事檔案整理的重中之重。

　　排序、編目。排序有時(shí)間順序和內(nèi)在邏輯兩種排序方法；在編目之前，還需用工具對(duì)不適合裝訂的材料進(jìn)行修復(fù)和裝裱，然后利用軟硬件設(shè)備進(jìn)行目錄的編制。

　　技術(shù)加工、裝訂成卷。這一步需要用到規(guī)范、專用的A4檔案盒、彩色隔頁紙和孔徑5mm的打孔機(jī)。裝訂時(shí)需靠左、靠下打3孔，在不破壞檔案內(nèi)容的情況下，做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

　　以上都是我在企業(yè)人事檔案整理工作中總結(jié)出的規(guī)范流程和經(jīng)驗(yàn)，供大家學(xué)習(xí)和參考。如果您有對(duì)此有更多疑問，歡迎您直接和我們聯(lián)系哦！

　　人事檔案外包整理掃描的作用

　　人事檔案外包整理掃描是一項(xiàng)重要的工作，對(duì)于企業(yè)或機(jī)構(gòu)管理人事檔案具有重要的作用。以下是人事檔案外包整理掃描的作用：

　　1.節(jié)省空間：通過掃描人事檔案，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，從而節(jié)省大量的物理空間。傳統(tǒng)的人事檔案通常占據(jù)大量的文件柜和存儲(chǔ)空間，而數(shù)字化后的檔案可以輕松存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器上，極大地減少了物理存儲(chǔ)空間的需求。

　　2.便于檢索：數(shù)字化的人事檔案可以通過電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行高效檢索。利用關(guān)鍵詞、日期范圍等查詢條件，可以迅速找到需要的檔案信息，提高了檔案檢索的速度和準(zhǔn)確性，避免了繁瑣的手工查閱過程。

　　3.信息共享：通過掃描和數(shù)字化處理，人事檔案可以更便于共享和傳遞。不同部門或崗位的員工可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問共享的電子檔案，實(shí)現(xiàn)了信息的快速傳遞和共享，提高了工作效率和溝通便利性。

　　4.數(shù)據(jù)安全：數(shù)字化人事檔案可以建立更加嚴(yán)密的權(quán)限控制和備份機(jī)制，確保檔案信息的安全性。通過設(shè)定訪問權(quán)限和定期備份，可以有效防止人事檔案信息被意外丟失或損壞，保障了信息的長(zhǎng)期保存性。

　　5.合規(guī)管理：數(shù)字化處理可以更好地滿足合規(guī)管理的要求。根據(jù)相關(guān)法規(guī)和政策，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理可以更好地滿足信息披露、審計(jì)和合規(guī)要求，提高了企業(yè)或機(jī)構(gòu)的管理水平和規(guī)范性。

　　綜上所述，人事檔案外包整理掃描具有節(jié)省空間、便于檢索、信息共享、數(shù)據(jù)安全和合規(guī)管理等多重作用。通過數(shù)字化處理，可以使人事檔案管理更加高效、安全和合規(guī)，為企業(yè)或機(jī)構(gòu)的人力資源管理提供了重要的支持和保障。