沈陽檔案整理數(shù)字化外包是指將沈陽地區(qū)的檔案整理和數(shù)字化工作委托給專業(yè)的服務提供商來完成。這種外包方式涵蓋了以下內(nèi)容：

　　1.檔案整理：包括對檔案的分類、整理、盤點和清點等工作。外包公司會根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點，制定相應的整理方案，并進行系統(tǒng)化的整理工作。

　　2.檔案數(shù)字化：將紙質(zhì)檔案轉換為電子文檔的過程。外包公司使用專業(yè)的掃描設備和軟件，將紙質(zhì)檔案逐頁掃描并生成高質(zhì)量的數(shù)字副本。數(shù)字化后的檔案可以進行索引、檢索和備份，提高信息管理的效率和便捷性。

　　3.數(shù)據(jù)庫建設：在數(shù)字化檔案的基礎上，外包公司還可以根據(jù)需求建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫可以存儲、管理和檢索大量的檔案信息，提供更便捷的查詢和利用方式。

　　4.檔案保管：外包公司通常也提供檔案保管服務。他們會建立安全的存儲環(huán)境，確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性。同時，提供靈活的檔案借閱和還檔服務，滿足機構對檔案的隨時訪問需求。

　　通過將檔案整理和數(shù)字化工作外包給專業(yè)的服務提供商，可以享受他們在技術、經(jīng)驗和資源方面的優(yōu)勢，提高工作效率，降低成本，確保檔案信息的安全性和可持續(xù)管理。

　　沈陽檔案整理數(shù)字化設備的選擇

　　檔案數(shù)字化加工一般分為兩項工作。一是跟據(jù)國家檔案局的檔案整理要求，把檔案整理成冊(卷/件)，劃分年度和保管期限，按一定的順序排列后加蓋歸檔章，最后裝盒上架。

　　二是將己歸檔檔案掃描成電子卷宗，經(jīng)過處理后，上傳至檔案管理系統(tǒng)。那么在裝盒上架這個過程中，檔案線式裝訂機，檔案盒打印機等設備就是我們加工必不可少的工具，檔案線式裝訂機通過對資料的整理，實現(xiàn)對檔案、文件等的規(guī)范化整理，并且保持檔案外觀的一致性，裝訂后的文件，按一定的年份，重要程度等因素加蓋歸檔章，最后裝盒上架

　　歸檔文件的電子化常用到的設備及軟件有服務器、計算機、非接觸式掃描儀、平板掃描儀、高速掃描儀、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)、掃描軟件、圖像處理軟件、文字識別軟件等。

　　服務器和計算機就不講了，相信大家都知道其作用。

　　大型的非接觸式掃描儀，幅面最大可達A0,一般用于大幅面檔案、字畫、地圖、圖紙等材料的高精度數(shù)字化。小型的一般幅面為A3或更小，通常操作簡便，用于小幅面書刊、檔案、文件等材料的數(shù)字化。

　　掃描軟件是能夠實現(xiàn)批量掃描，圖像處理軟件是負責對圖像數(shù)字化處理，圖像處理軟件和文字識別軟件等能夠快捷的實現(xiàn)數(shù)字化加工，同時也為加工人員減少了重復操作。

　　沈陽檔案整理數(shù)字化機構如何選擇

　　選擇沈陽的檔案整理數(shù)字化機構時，需要考慮以下幾個關鍵點：

　　1.專業(yè)能力：選擇機構時，要考察其是否具有豐富的檔案整理和數(shù)字化經(jīng)驗，以及專業(yè)的團隊和先進的技術設備?？梢圆榭礄C構的歷史項目案例、客戶評價以及員工的專業(yè)背景和資質(zhì)認證情況。

　　2.信息安全：檔案涉及機構的重要信息，選擇機構時需關注其信息安全管理水平。了解機構的信息安全制度、技術手段以及在檔案整理和數(shù)字化過程中的保密措施，確保檔案信息不會泄露或損壞。

　　3.服務范圍：考察機構提供的服務范圍，包括檔案整理、數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設、檔案保管等內(nèi)容。根據(jù)機構的實際需求，選擇能夠滿足自身需求的全方位服務機構。

　　4.項目管理能力：重點考察機構的項目管理能力，包括資源調(diào)配、進度控制、溝通協(xié)調(diào)等方面。合格的機構應該能夠合理安排項目時間表，并及時有效地溝通反饋項目進展情況。

　　5.成本和效益：最后需要對比不同機構的報價和服務內(nèi)容，綜合考慮成本和效益，選擇性價比高的機構。

　　選擇沈陽的檔案整理數(shù)字化機構時，需要關注其專業(yè)能力、信息安全水平、服務范圍、項目管理能力以及成本和效益。通過綜合考量，選擇適合自身需求的機構，可以更好地完成檔案整理數(shù)字化工作，提高工作效率并保障檔案信息安全。

　　沈陽檔案整理數(shù)字化服務的好處

　　企業(yè)的檔案匯集著豐富的、大量的各方面的知識，所以檔案的整理工作變得非常繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用計算機、掃描儀等設備手段整理檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理則可以獲得事半功倍的效果。

　　一是降低企業(yè)經(jīng)營成本。過去一直使用粗放型模式來管理檔案，也就是增加辦公人員和辦公費用解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案讓傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉化為機讀檔案，不僅節(jié)約了日常保管維護費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二是提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織人事部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。在檔案數(shù)字化之后就可以及時的提供詳細的數(shù)據(jù)，為領導決策提供服務。

　　三是增強檔案原件保護。將紙質(zhì)檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案進行檔案數(shù)字化管理后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　檔案的數(shù)字化加工工作，是通過使用數(shù)字化加工設備，對紙質(zhì)載體檔案進行信息化加工，將紙質(zhì)載體信息轉換為可以在電子光盤等媒介上進行存儲的電子載體信息，并且通過設置檔案專用加密計算機，使電子載體檔案可以經(jīng)由加密計算機識別并通過數(shù)字化方式使用的一種方式。而進行檔案數(shù)字化優(yōu)勢又有什么呢？

　　根據(jù)檔案管理新《條例》，可以明確檔案數(shù)字化建設是構建檔案管理工作的新的發(fā)展需求與工作要點，會加強檔案信息的資源規(guī)劃利用，對于檔案信息的收集工作也是有作用的。

　　比如所屬綜合檔案之一的文書檔案，通過開展檔案數(shù)字化建設，完成電子載體檔案體系的搭建，對于檔案資料的查詢工作的開展可以得到有效的提升。

　　除此之外，對于檔案管理工作在日常工作中接觸較多的人事檔案，因為其檔案類別的特性，需要持續(xù)完成檔案材料的收集與檔案信息的搭建，所以通過檔案數(shù)字化加工，可以通過對電子載體的監(jiān)管更快速、便捷的完成人事檔案資料的持續(xù)更新收集與檔案信息的借閱查詢與利用工作。

　　檔案數(shù)字化優(yōu)勢多多，做好檔案數(shù)字化工作，建立安全的檔案數(shù)字化管理體系，是當下開展檔案管理工作的優(yōu)選之一！