人才檔案整理掃描南昌，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人才檔案管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案具有存儲(chǔ)空間小、檢索速度快、易于共享等優(yōu)點(diǎn)，能夠更好地滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。南昌作為江西省的省會(huì)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人才需求旺盛，因此，對(duì)人才檔案進(jìn)行整理掃描具有重要意義。人才檔案整理掃描南昌是指對(duì)在南昌地區(qū)的個(gè)人或企業(yè)的人才檔案進(jìn)行整理和掃描的工作。這項(xiàng)工作通常由專業(yè)的檔案管理公司或政府部門負(fù)責(zé)，旨在提高檔案的信息化管理水平，便于查詢和使用。

　　南昌市作為江西省的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、教育中心，吸引了大量的人才涌入。這些人才來自不同的行業(yè)、領(lǐng)域，形成了龐大的人才檔案庫(kù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，南昌市的人才檔案數(shù)量已經(jīng)超過了數(shù)十萬(wàn)份，且每年還在以較快的速度增長(zhǎng)。

　　目前，南昌市的人才檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，即通過人工進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔等工作。這種方式不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題。此外，由于人才檔案涉及的信息較多，如個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等，因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式難以滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。因此，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，提高人才檔案整理掃描數(shù)字化非常必要。例如，可以采用OCR技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔；同時(shí)，可以采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)、管理和分析，提高人才檔案的利用價(jià)值。此外，還可以通過建立人才檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才檔案的自動(dòng)化管理，降低人工成本。

　　檔案整理掃描步驟

　　檔案整理掃描的主要步驟如下：

　　1、收集資料：首先需要收集個(gè)人或企業(yè)的各類人才檔案資料，包括學(xué)歷證書、職稱證書、培訓(xùn)證書、工作經(jīng)歷證明等。在收集資料的過程中，要確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，避免遺漏或錯(cuò)誤。

　　2、分類整理：將收集到的資料按照類別進(jìn)行整理，如學(xué)歷類、職稱類、培訓(xùn)類等。同時(shí)，還需要對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，以便于后續(xù)的掃描和查詢。分類整理的過程可以幫助我們更好地管理和利用人才檔案資料。

　　3、掃描處理：使用高速掃描儀對(duì)整理好的人才檔案資料進(jìn)行掃描，生成高清的電子文件。在掃描過程中，需要注意保持紙張的平整，避免出現(xiàn)傾斜、模糊等問題。同時(shí)，還需要注意調(diào)整掃描儀的參數(shù)，以確保掃描結(jié)果的質(zhì)量。

　　4、圖像處理：對(duì)掃描生成的電子文件進(jìn)行圖像處理，如調(diào)整亮度、對(duì)比度、清晰度等，確保電子文件的質(zhì)量。圖像處理可以提高電子文件的可讀性和可視性，方便后續(xù)的查詢和使用。

　　5、數(shù)據(jù)錄入：將處理好的電子文件錄入到人才檔案管理系統(tǒng)中，包括資料的編號(hào)、名稱、類別等信息。同時(shí)，還需要對(duì)資料進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)的查詢和使用。數(shù)據(jù)錄入的過程需要仔細(xì)核對(duì)信息的準(zhǔn)確性，確保數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

　　6、數(shù)據(jù)備份：為了確保人才檔案數(shù)據(jù)的安全，需要定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止因意外原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)備份可以采取多種方式，如云存儲(chǔ)、外部硬盤等，以確保數(shù)據(jù)的可靠性和可恢復(fù)性。

　　7、數(shù)據(jù)更新：隨著個(gè)人或企業(yè)的發(fā)展，人才檔案資料可能會(huì)發(fā)生變化，需要定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。數(shù)據(jù)更新包括新增、修改和刪除等操作，需要及時(shí)記錄和更新人才檔案資料的變化。

　　通過以上步驟，可以有效地完成檔案整理掃描的工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還可以為個(gè)人或企業(yè)提供準(zhǔn)確、完整和及時(shí)的人才檔案資料，為人才選拔、培養(yǎng)和管理提供有力支持。

　　如何做好檔案數(shù)字化掃描工作

　　隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，許多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國(guó)家的重要信息資源，建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求、滿足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是指采用檔案掃描儀等專業(yè)設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，要求一頁(yè)一頁(yè)、一件一件、一個(gè)年度一個(gè)年度進(jìn)行有序化加工。本文將紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個(gè)階段，分階段進(jìn)行介紹，并提出了一些具體工作中的建議。

　　（一）掃描加工前階段

　　這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

　　1.紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這樣的思想是好的，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁(yè)正確排序、頁(yè)碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無(wú)誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁(yè)面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　2.基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　3.人員的準(zhǔn)備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求，做好工作計(jì)劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　4.管理制度的完善?？茖W(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

　?。ǘ呙杓庸ぶ须A段

　　這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段，是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　1.掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁(yè)紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng)，每一件檔案圖像首頁(yè)應(yīng)含有歸檔章，各頁(yè)有正確的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)，每一頁(yè)圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

　　2.掌握操作方法。在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項(xiàng)工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

　　掃描操作：檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接，安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG，若存儲(chǔ)為TIFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。

　　圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　?。ㄈ呙杓庸ず箅A段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查。數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會(huì)得到檢驗(yàn)，但是作為加工工作來說，不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會(huì)造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對(duì)抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃，并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍，再檢查完善。

　　2.數(shù)據(jù)對(duì)接檢查。目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交。這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗(yàn)收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

　　檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。