數(shù)字化檔案館的建設(shè)對企業(yè)檔案館產(chǎn) 生了深遠(yuǎn)的影響。在為檔案管理工作提供更 廣闊的平臺和視野的同時也對檔案工作和 檔案工作者提出了更高的要求。促使檔案館 在管理內(nèi)容、管理模式、人員技能要求等方 面作出調(diào)整，以擔(dān)負(fù)更多任務(wù)。

一、數(shù)字化檔案館建設(shè)途經(jīng)

構(gòu)建適合企業(yè)環(huán)境下的數(shù)字化檔案館， 必須制定數(shù)字化工作規(guī)章制度并建立符合 數(shù)字化特點的檔案工作流程。首先，要根據(jù) 國家規(guī)定制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，保障數(shù)字 檔案館建設(shè)、安全有序地開展。

其次，在檔案 收集環(huán)節(jié)，建立數(shù)字化文件檔案一體化管理 歸檔收集模式，在產(chǎn)生電子文件相關(guān)人員閱 辦后文書處理人員網(wǎng)上立卷歸檔，將公文處 理與檔案管理相結(jié)合。

再次，在管理環(huán)節(jié)，建 立數(shù)字檔案設(shè)備與信息安全管理體系，注意 邏輯與物理存儲管理問題，建立數(shù)字檔案對 設(shè)備的依賴，防止信息丟失或被非法更改， 保證數(shù)字檔案的可讀性和利用性。

有了數(shù)字 化的信息資源還不夠，還必須建立與之匹配 的檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)據(jù)庫是一個 系統(tǒng)的數(shù)字信息集合，當(dāng)前企業(yè)建設(shè)檔案信 息數(shù)據(jù)庫主要有以下兩種途徑：一方面來源 于現(xiàn)有的館藏檔案，另一方面通過對電子文 件的收集。通過辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行歸 檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。 檔案目錄檢索庫是企業(yè)館藏檔案數(shù)字 化基礎(chǔ)工作的重中之重。

數(shù)字化的館藏檔 案，不僅應(yīng)該是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，而且要 建立與全文數(shù)字化信息鏈接、檢索的檔案目 錄數(shù)據(jù)庫。因此必須處理好館藏檔案實體整 理中的遺留問題，做好案卷標(biāo)題的著錄規(guī)范 工作。所以，在檔案數(shù)字化之前，應(yīng)對不符合 數(shù)字化要求的案卷進(jìn)行重新處理；對標(biāo)題不 全缺少要素的，因按要求修改出新；對卷內(nèi) 文件進(jìn)行逐頁流水編號，固定文件順序；鑒 別重復(fù)文件，給出不予掃描的標(biāo)示，將破損 的檔案進(jìn)行修裱?？梢哉f，掃描前處理是數(shù) 字化前不可缺少的一項重要工作。

二、數(shù)字化檔案館資源建設(shè)

由于不同類型的信息資源具有不同的 特點，因此在創(chuàng)建、組織、保存、檢索、傳播利 用的方式有所不同，這就要求數(shù)字化檔案館在資源建設(shè)過程中對各種類型數(shù)字資源選 擇合適的方式進(jìn)行管理。首先應(yīng)規(guī)劃資源數(shù) 字化的范圍，即哪些資源需要數(shù)字化、數(shù)字 化的程度如何等。在這一過程中應(yīng)考慮到企 業(yè)自身的特色，對重要資源及使用率比較高 的資源進(jìn)行優(yōu)先投入、重點建設(shè)，使數(shù)字化 檔案館信息資源盡可能的系統(tǒng)、完整。數(shù)字 檔案館的信息組織應(yīng)盡量滿足以下幾個條 件：

(1)能對各類檔案信息進(jìn)行定義、標(biāo)記、 描述、識別等；(2)能對各類檔案信息進(jìn)行 多角度的加工，如檢索、傳遞、鏈接、合并、 重組等；(3)能按不同的要求，對檔案信息 內(nèi)容進(jìn)行組織。數(shù)字檔案館的信息資源應(yīng) 考慮到企業(yè)檔案信息資源的收集、描述、檢 索利用等整個過程，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和 信息技術(shù)，從用戶角度出發(fā)，在符合通用元 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，制定符合本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 的原數(shù)據(jù)應(yīng)用方案，功能全面的檔案信息 管理系統(tǒng)，進(jìn)而為用戶提供個性化、知識化 的檔案服務(wù)。

三、數(shù)字化后紙質(zhì)檔案的保護(hù)

檔案數(shù)字化的途徑主要是對紙質(zhì)檔案 的掃描加工和電子文件的收集。所以，數(shù)字 化后紙質(zhì)檔案在人庫前檢查是必須做的一 項重要工作。 首先是對檔案有害微生物的防治，有害 微生物對檔案的危害主要表現(xiàn)在：

(1) 檔案 制成材料被破壞；(2)檔案材料表面形成污 損性霉菌；(3)檔案材料的酸度和溫濕度增 加；(4)有些霉菌可以產(chǎn)生有害毒素。對檔案 有害微生物的預(yù)防就是使有害微生物不能 與檔案材料接觸，并創(chuàng)造一個使有害微生物 難以生存的環(huán)境條件所采取的措施：(1)環(huán) 境綜合預(yù)防；(2)調(diào)節(jié)和控制檔案庫房的溫 濕度；(3)使用安全有效的防霉劑。

其次，對檔案的消毒滅菌。檔案保管過程，一旦由于 庫房條件、檔案搬遷、拆卷、掃描加工等發(fā)生了不利條件的變化，造成微生物大量生長、 繁殖并侵染檔案，必須及時將檔案隔離，調(diào) 節(jié)庫房溫濕度條件，同時要采取消毒滅菌措 施，以阻止受侵染的檔案進(jìn)一步惡化。檔案 滅菌方法主要有物理滅菌和化學(xué)滅菌兩種。

(1)物理滅菌法是指通過溫度、射線、聲波、 滲透壓等物理因素，使菌體脫水或某一化學(xué) 成分改變，破壞菌體的新陳代謝，導(dǎo)致細(xì)菌死亡的一種方法。主要包括：微波滅菌和冰 凍真空干燥滅菌。

(2)化學(xué)熏蒸滅菌法就是 在一個密閉的環(huán)境中，利用熏蒸藥劑所散發(fā) 出來的有毒氣體使細(xì)菌致死而達(dá)到的滅菌 目的。由于這種方法簡便易行，氣體穿透性 強(qiáng)，滅菌迅速、徹底而且處理量大，所以最適 合用于檔案滅菌。 數(shù)字化后紙質(zhì)檔案的封存技術(shù)主要有 以下幾種方法：(1)冷凍/冷藏技術(shù)。冷凍 是指使用制冷設(shè)備降低紙質(zhì)檔案的溫度至 攝氏零度以下。冷藏是指將冷凍至攝氏零 度以下的紙質(zhì)檔案，存儲在冷藏庫中低溫 保存。冷凍/冷藏紙質(zhì)檔案，可以抑制霉菌 生長繁殖、防蟲、殺蟲、防光，降低破壞紙質(zhì) 檔案的化學(xué)反應(yīng)的速度，延長紙質(zhì)檔案的 壽命。

(3)真空包裝技術(shù)。真空包裝是指將 紙質(zhì)檔案裝入真空包裝袋內(nèi)，抽至一定真 空度后密封保存。真空包裝的紙質(zhì)檔案，可 以防塵、防水、防潮、防霉、防蟲、防有害氣 體，但不防鼠、不防火、不防厭氧菌。將密封 紙質(zhì)檔案的真空包裝袋，裝入內(nèi)部光滑且 襯紙的金屬檔案裝具內(nèi)，不僅可以防止劃 破真空包裝漏氣，還可以防光、防鼠。

(5)真 空冷凍，冷藏技術(shù)。指冷凍/冷藏真空密封 在VPF或PET塑料袋內(nèi)的紙質(zhì)檔案。真空 冷凍，冷藏技術(shù)兼有冷凍/冷藏技術(shù)和真 空包裝技術(shù)的優(yōu)點，同時可以避免冷凍/ 冷藏紙質(zhì)檔案在庫內(nèi)結(jié)霜和出庫時結(jié)露。

 (6)充氮包裝技術(shù)。充氮包裝是指先將數(shù)字 化后紙質(zhì)檔案重新裝入卷盒，再裝入PET 和PvF塑料袋內(nèi)，用真空包裝機(jī)將包裝袋 內(nèi)空氣抽出，達(dá)到一定真空度，然后再充入 高純度的氮氣至常壓，并立即熱封口。

充氮 包裝袋內(nèi)含氧量可以低于真空包裝，但包 裝袋因充人氮氣而膨脹，體積增大，需占據(jù) 規(guī)定儲存空間，且容易刮漏。不適用于真空 包裝封存的靜電復(fù)印字跡或激光打印字跡 紙質(zhì)檔案，可以改用充氮包裝，以防塵、防 水、防潮、防霉、防蟲、防有害氣體。 檔案數(shù)字化工作既是一項檔案信息化 建設(shè)工程，又是一項涉及檔案實體與檔案信 息安全的工程。一定要高起點地做好檔案數(shù) 字化工作，選擇最佳的檔案數(shù)字化途徑，從技術(shù)和管理等方面建立一系列安全標(biāo)準(zhǔn)措 施，以確保檔案信息的安全與完整。