數(shù)字化檔案掃描服務(wù)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份和成果管理。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化掃描工作，需要充分準(zhǔn)備好前、中、后三個階段。

　　一、掃描前期準(zhǔn)備

　　1.檔案接收：對檔案進行詳細登記，確保數(shù)量無誤，與客戶進行書面交接并簽字確認。

　　2.檔案整理準(zhǔn)備：熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼編寫等。

　　3.設(shè)備準(zhǔn)備：配備適當(dāng)?shù)膱鏊桶踩到y(tǒng)，如消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等。同時，準(zhǔn)備計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)等設(shè)備，以及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐。

　　4.人員準(zhǔn)備：檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識，制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，要求責(zé)任心強，細心細致。

　　5.管理制度的完善：制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》、《數(shù)字化工作流程》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作：將紙質(zhì)檔案放入掃描儀進行掃描，注意設(shè)置掃描方式、色彩模式、分辨率和圖像存儲格式。

　　2.圖像存儲：通常存儲的格式為JPG，掃描分辨率應(yīng)為300dpi以上。

　　3.圖像處理：完成圖像拼接、去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)和糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　1.圖像檢查：檢查人員要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，認真負責(zé)地進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題必須進行修改。

　　2.數(shù)據(jù)對接檢查：檢查目錄與圖像及數(shù)字化副本是否一一對應(yīng)，發(fā)現(xiàn)問題必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲：存儲內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)和相關(guān)說明文件等，按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板建立存儲結(jié)構(gòu)，并提供完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，包括驗收和辦理交接手續(xù)，由檔案管理部門進行驗收并蓋章確認，標(biāo)明工作圓滿完成。

　　檔案數(shù)字化掃描要求

　　檔案數(shù)字化掃描要求主要包括以下幾個方面：

　　圖像質(zhì)量：要求掃描圖像具有較高的清晰度和對比度，文字字符必須清晰可見，圖片色彩要自然逼真；

　　分辨率：掃描分辨率一般要求至少為300dpi（每英寸點數(shù)），部分特殊檔案如古籍、照片等可能要求更高的分辨率；

　　文件格式：常用的文件格式有PDF、JPG、TIF等，可以根據(jù)需求選擇合適格式，保證文件質(zhì)量和可讀性；

　　掃描范圍：嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保掃描范圍涵蓋所有需要數(shù)字化的頁面；

　　文檔保護：在整個掃描過程中要注意保護原稿不受損壞，避免直接接觸原稿表面，保持掃描環(huán)境清潔干燥；

　　標(biāo)注說明：對掃描過程中的特殊情況（如破損、缺失等）做出標(biāo)記和說明，便于后續(xù)處理。

　　檔案數(shù)字化掃描注意事項

　　檔案掃描是檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)，需要根據(jù)紙質(zhì)檔案的實際情況、數(shù)字化目的、規(guī)模和存儲條件等因素選擇適當(dāng)?shù)膾呙柙O(shè)備，并進行參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。以下是關(guān)于檔案掃描的一些建議：

　　1、掃描設(shè)備的選擇應(yīng)注重對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行數(shù)字化處理。

　　2、對于超出掃描儀尺寸的檔案，可以采用更大幅面的掃描儀進行掃描，或者使用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接。在分幅掃描時，相鄰圖像之間應(yīng)保留足夠的重疊部分，并使用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法。如果后期采用軟件自動拼接的方式，建議重疊尺寸不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的三分之一。

　　3、對于非常珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案，為了方便直觀地顯示原件大小，可以使用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識原件大小等信息。

　　4、定期維護和保養(yǎng)所使用的掃描設(shè)備，遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律。

　　5、為最大限度地保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，建議全部采用彩色模式進行掃描。對于頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，也應(yīng)采用彩色模式進行掃描。對于頁面為黑白兩色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可以選擇黑白二值模式進行掃描。對于頁面為黑白兩色但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可以選擇灰度模式進行掃描。

　　6、掃描分辨率的選擇應(yīng)保證掃描后的圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。建議掃描分辨率不小于200 dpi。如果文字偏小、密集或清晰度較差，建議掃描分辨率不小于300 dpi。如果有計算機輸出縮微攝影、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時，可以根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。

　　7、紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的長期保存格式應(yīng)為通用格式，如TIFF、JPEG或JPEG2000等。圖像壓縮率的選擇可以根據(jù)實際應(yīng)用需求而定。當(dāng)紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像用于利用時，還可以從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性和存儲空間占用等方面綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PIDF等其他格式。同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

　　8、圖像命名應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)進行命名，確保命名的唯一性。建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合進行命名。如果數(shù)字圖像確實需要存儲為多頁文件，可以使用該檔案的檔號進行命名。同時，科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

　　9、如果需要對數(shù)字圖像進行裁邊處理，應(yīng)在距離頁邊最外延至少2mm~3mm處裁剪圖像。

　　10、如果需要對數(shù)字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水遺、污點、裝訂孔等痕跡。

　　11、對數(shù)字圖像的質(zhì)量進行檢查，包括完整性、清晰度和失真度等方面。如果發(fā)現(xiàn)有問題，應(yīng)及時重新掃描。對于漏掃、重掃、多掃等情況，也應(yīng)及時改正。同時，檢查數(shù)字圖像的排列順序是否與檔案原件一致，如果不一致，應(yīng)及時進行調(diào)整。此外，還需要對數(shù)字圖像的拼接、旋轉(zhuǎn)、糾偏、裁邊和去污等處理情況進行檢查，如果不符合要求，應(yīng)重新進行處理。

　　12、通過相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。逐條檢查掛接結(jié)果的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性以及數(shù)字圖像是否能正常打開等

　　檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求？

　　檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定是指對于進行數(shù)字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規(guī)定和界定。這些規(guī)定通常由相關(guān)機構(gòu)、法律法規(guī)、政府文件和指南、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及最佳實踐等制定，并用于指導(dǎo)數(shù)字化掃描的實施。

　　檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定包括以下內(nèi)容和要求：

　　1、掃描對象：規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的具體檔案對象，如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。

　　2、檔案類型：規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的檔案類型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　3、檔案來源：規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源，如機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機構(gòu)提供的檔案、個人捐贈的檔案等。

　　4、數(shù)字化要求：規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

　　5、鑒定標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了檔案是否適合進行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　6、政府文件和指南：政府機構(gòu)可能發(fā)布文件或指南，提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

　　7、法律法規(guī)：某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī)，明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護法等。

　　8、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐：專業(yè)機構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。

　　9、其他限制條件：規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準(zhǔn)則，以確保利用專久智能檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字化掃描時符合相關(guān)要求，保護檔案的完整性、可訪問性和安全性，幫助機構(gòu)和個人在數(shù)字化檔案管理中明確目標(biāo)、規(guī)劃程序并進行操作。