文章認(rèn)為，人事檔案要更好地適應(yīng)新形勢、新要求，發(fā)揮檔案的作用，跟上時代的步伐，就要建立一個系統(tǒng)、建設(shè)一支隊伍，不斷創(chuàng)新管理方式和水平，利用人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，提供及時、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，高質(zhì)量的人事檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用和完善使傳統(tǒng)的以實(shí)體保管為核心的檔案工作逐漸向信息記錄、信用憑證功能轉(zhuǎn)變，通過為人事決策提供必要的數(shù)據(jù)，可以及時迅速地分析信息，提出更完善的建議，充分發(fā)揮人才資源的基礎(chǔ)性作用，從而促進(jìn)人事管理工作統(tǒng)一和持續(xù)的發(fā)展。

1 人事檔案數(shù)字化管理的重要性

人事檔案準(zhǔn)確、完整地記載了一個人的經(jīng)歷、能力和品德等信息，是人才信息的重要載體。在日常的人事檔案管理工作中，由于大量的人事信息基本上都是通過手工管理形成的，在檔案的建立、整理、轉(zhuǎn)遞過程中難免出現(xiàn)疏漏，特別是在檢索查詢方面已不適應(yīng)現(xiàn)代快捷的工作要求。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才流動的加快，對人才的評價體系是多角度、立體化的，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不能準(zhǔn)確地獲取職工的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長及德能勤績廉等方面的綜合信息。只有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，方可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的即時查詢，避免人事檔案在查閱、轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)丟失，同時可以更好地提供人員管理過程中全方位的信息，準(zhǔn)確地對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供翔實(shí)的人事信息。

2人事檔案數(shù)字化的作用

2.1創(chuàng)新承栽方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理從收集、整理、歸檔到最后的利用，工作周期長，檢索查詢慢，也缺乏對整體檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析。實(shí)行數(shù)字化檔案后，就可以通過查閱電子檔案的方法，既簡便、高效、快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案，同時又減少了對紙質(zhì)檔案的磨損，提高了紙質(zhì)檔案的使用壽命。由于數(shù)字化檔案的建立對所錄入的全部人事檔案具有集合、分類、分析等功能，更能夠在人事制度改革、人員選拔、工資套改、職稱評定等方面發(fā)揮重要作用。

2.2創(chuàng)新管理手段

通過運(yùn)用人事檔案管理軟件，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、采集系統(tǒng)和查詢平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字存儲、數(shù)字查閱、數(shù)字管理。對收集歸檔的人事檔案做到即時整理、即時錄入，使得人事檔案變得系統(tǒng)可據(jù)、及時快捷和重信息內(nèi)容，真正提高了檔案利用的效率和質(zhì)量，提升了檔案管理的科學(xué)化水平。

2.3創(chuàng)新決策水平

科學(xué)管理的核心是決策，迅速、合理而科學(xué)的決策離不開事實(shí)前提和決策環(huán)境。人事檔案的數(shù)字化可以任意整序、分類、排列、檢索，實(shí)現(xiàn)檔案全文自動檢索，為人事決策提供必要的數(shù)據(jù)，從而使人事部門的工作人員能夠迅速利用并通過分析信息來提出更完善的建議和計劃。

2.4 創(chuàng)新激勵意識

隨著人事管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源的組織管理與開發(fā)，人事檔案也逐漸從隔離狀態(tài)和封閉管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ瞬判畔⒌拈_發(fā)和利用，而這些轉(zhuǎn)變是在人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)之上，在激勵人才和人力資源的組織管理與開發(fā)中發(fā)揮作用。

3 人事檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個問題

國家檔案局提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，這“三個體系”為人事檔案數(shù)字化在管理上指明了方向。

3.1處理好保密的問題

網(wǎng)絡(luò)安全一直是人們關(guān)注的重點(diǎn)，而人事檔案數(shù)字化也涉及安全因素。需要指出的是，人事檔案數(shù)字化并不是指要將所有的人事檔案都要數(shù)字化，哪些人事檔案可以數(shù)字化，哪些人事檔案還要采取傳統(tǒng)的保存方式，就要進(jìn)行認(rèn)真的分類上傳、分類保存。一些的人事檔案仍要采取傳統(tǒng)的保存方式進(jìn)行管理，非的人事檔案則可以做到數(shù)字化，這就需要人事檔案管理實(shí)行數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合的辦法。

3.2 處理好保管的問題

要建立于部人事檔案備份數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案信息定期下載，防止數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象的發(fā)生；設(shè)立數(shù)字化檔案管理安全屏障，實(shí)現(xiàn)專網(wǎng)專用、封閉運(yùn)行，不與互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)并機(jī)運(yùn)行，科學(xué)設(shè)置訪問權(quán)限、身份識別、密碼登錄等，確保系統(tǒng)安全、規(guī)范運(yùn)行。

3.3 處理好檔案內(nèi)容錄入的問題

人事檔案數(shù)字化可以使檔案內(nèi)容更加豐富和立體，不僅只有姓名、性別、民族、參加工作時間、入黨入團(tuán)時間、文化程度、本人經(jīng)歷等簡單信息，更加包含經(jīng)常性的工作實(shí)績以及專業(yè)技術(shù)等方面的考查和記載，形成動態(tài)化的人事檔案錄入體系，更加突現(xiàn)“內(nèi)容為王”。

3.4 處理好檔案的利用問題

拓展人事檔案數(shù)字化服務(wù)功能，讓人事檔案“動”起來，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源利用效益最大化。要堅持“利用第一，服務(wù)至上”的原則，可以按照不同的工作職能，授予不同的使用和查詢權(quán)限，把握提供利用范圍，不斷提高人事檔案的利用效率。

4、建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案數(shù)字化隊伍

實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，首先要建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊伍，人事檔案管理人員必須要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，要具備較高的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德，具有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平。檔案管理是一個動態(tài)過程，人事檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作，要善于運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，做到“去粗取精，去偽存真”，使得人事檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性。人事檔案管理人員更應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)觀念和業(yè)務(wù)能力，不斷開拓創(chuàng)新，善于從工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，提高實(shí)際操作水平和管理水平，不斷地更新知識與觀念，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要，跟上現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。

4.1 不斷探索人事檔案數(shù)字化檢索方式，做到“腦勤”

人事檔案工作要積極研究，充分發(fā)揮數(shù)字化的功能，對人員的詳細(xì)材料，如年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、職務(wù)、工作簡歷、技能情況；對人員的工作績效資料，包括評估級別、工資和福利、工作性質(zhì)和工作崗位；對人員的培訓(xùn)、獎懲、工作評估等都可以分門別類，編制成不同的檢索工具，通過電子表格的使用來調(diào)配這些數(shù)據(jù)，為人力資源決策工作提供關(guān)鍵支持。

4.2要多深入基層，了解人員工作動態(tài)，認(rèn)真收集整理，做到“腿勤”

人事檔案的質(zhì)量是檔案的生命，只有確保檔案的質(zhì)量，才能更好地發(fā)揮人事檔案提供和利用的價值。作為一名人事檔案工作者，要堅持經(jīng)常性對人事檔案進(jìn)行檢查，對檔案中缺少的材料進(jìn)行登記，采取發(fā)人事檔案所缺材料催交單與電話催辦相結(jié)合的辦法。為了使檔案材料收集齊全，人事檔案工作者也應(yīng)多深入到工作一線去，解決材料收集難的問題，確保人事檔案的完整性和全面性。

4.3 嚴(yán)審細(xì)甄，規(guī)范整理，做到“眼勤”

要讓人事檔案成為一面真實(shí)的“鏡子”，就要對收集上來的人事檔案材料嚴(yán)格審核，把好“人口關(guān)”，確保收集歸檔的材料真實(shí)完整、手續(xù)完備。對有問題的檔案材料，要加以認(rèn)真甄別篩選，采取實(shí)際調(diào)查、查閱資料等方式，確保檔案材料的真實(shí)性。

5 結(jié)束語

當(dāng)今的時代是信息高速發(fā)展的時代，舊的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的發(fā)展需求，要借助先進(jìn)科技的新成果、新技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，對檔案資料進(jìn)行綜合性開發(fā)和有效的管理，不僅可以提高工作質(zhì)量和效率，更可以激活檔案信息，提高檔案的使用價值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案從保管服務(wù)型到主動服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。