近年來，高校校慶活動頻頻出現(xiàn)，在校慶活動中形成了眾多對于高校發(fā)展具有重要意義的檔案材料。如何對這種檔案材料進(jìn)行整理，從而發(fā)揮其應(yīng)有的作用成為了一個比較現(xiàn)實的問題。通過所在學(xué)校校慶檔案的整理活動.筆者擬對高校校慶檔案的整理談一些個人的淺見，與業(yè)界同仁就此問題進(jìn)行經(jīng)驗交流，以便做好高校校慶檔案的整理，促使其檔案作用的最大化。

　　一、高校校慶檔案的定義和特點高校校慶檔案是在高校校慶活動中直接形成的，能夠作為歷史記錄保存起來以備日后查考的文字、圖表、聲像、實物及其他各種形式和載體的材料。高校校慶檔案是高校校慶活動的真實記錄，對于高校開展周年慶典活動具有重要的借鑒意義。

　　高校校慶檔案反映了高校的發(fā)展過程和辦學(xué)成就，是高校的一筆重要的精神財富IlI，對于高校的發(fā)展和建設(shè)有著重要利用價值；高校校慶活動周期較長.涉及的部門較多，活動形式也多樣化121，從而使得校慶檔案材料具有了獨(dú)有的特點。首先，涉及檔案類別眾多。

　　有行政黨群類的公文材料，如高校黨政部門圍繞校慶活動形成的公文；有科研類的，如為校慶活動而展開的學(xué)術(shù)論壇活動材料等；有出版類的，比如為校慶而進(jìn)行宣傳的報紙、出版的叢書等；有聲像類的，如關(guān)于校慶活動的光盤、照片、畫冊、電視專題片等；還有實物類的，如校慶標(biāo)識、校慶紀(jì)念品和專用物品、校慶活動中收到的各種禮品等。其次，載體形式多樣化。校慶活動形成的檔案材料載體有紙張、電子、聲像、實物等多種形式。最后，各種檔案材料形成一個有機(jī)聯(lián)系的整體。雖然校慶活動的檔案材料眾多，形式也多樣化，但彼此之間具有不可分割的關(guān)系，它們共同構(gòu)成了校慶檔案這個整體。

　　二、高校校慶檔案的整理原則

　　1.遵循高校校慶檔案的形成規(guī)律。高校校慶檔案是在高校校慶這一特殊活動中形成的，它顯然有別于高校黨政、教學(xué)、科研這些日常性活動中形成的檔案材料，因此對這部分檔案進(jìn)行整理時應(yīng)根據(jù)高校校慶這一活動的特點，采取不同于上述檔案材料的整理辦法。

　　2.適應(yīng)高校校慶檔案的特點。高校校慶檔案材料豐富，載體形式多樣化，但彼此之間又不可分割。在對高校校慶檔案進(jìn)行整理的過程中顯然要針對高校校慶檔案材料的這些特點，采取相應(yīng)的方法，既要維護(hù)高校校慶檔案材料的歷史原貌，又要保持各種檔案材料的內(nèi)部聯(lián)系。

　　3.方便利用，能充分發(fā)揮校慶檔案的重要作用。在對校慶檔案進(jìn)行整理時，要考慮到校慶檔案的重要借鑒參考作用，如何整理才有利于發(fā)揮校慶檔案的這一作用，才能在需要校慶檔案時，能夠及時有效地提供服務(wù)。

　　三、高校校慶檔案的整理方法

　　將高校校慶檔案作為高校檔案整體中的一種特殊檔案。高校校慶檔案材料涉及部門眾多，載體形式多樣化。所有的檔案材料都是在高校校慶活動中形成的，彼此之間具有不可分割的關(guān)系，這些檔案材料形成了一個整體，完整地反映了高校校慶活動的情況，是高校校慶活動的原始記錄。所以，在對這些檔案材料進(jìn)行整理時不應(yīng)根據(jù)它的產(chǎn)生部門或是載體形式分別歸入不同的檔案類別，而應(yīng)把它們看做一個整體進(jìn)行分門別類地整理。因此，我們可以把高校校慶檔案材料作為一個特殊檔案來進(jìn)行整理。它與高校的其他類別的檔案如黨群類、行政類、教學(xué)類等檔案共同屬于一個全宗.處于并列的關(guān)系。如此，才不會割裂高校校慶檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，做到全面反映高校校慶活動的具體情況，方便以后的利用。

　　2.高校校慶檔案的分類方法。根據(jù)檔案分類的基本原則，高校校慶檔案應(yīng)該采取與高校其他檔案相同或類似的分類方法，從而保持一個全宗內(nèi)檔案分類方法的一致性。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》(以下簡稱《規(guī)范》)中規(guī)定的檔案分類方法，可以對高校校慶檔案的分類作如下的安排：(1)按照《規(guī)范》一級類目的設(shè)置方法，可以增設(shè)XQ(校慶)一級類目，與DQ(黨群)、XZ(行政)等一級類目并列。(2)按照《規(guī)范》二級類目的設(shè)置方法，可以在一級類目下分為綜合性的材料和其他材料。

　　二級類目的這種大的設(shè)置方法還是可以采用的，即在XQ一級類目下可以細(xì)分為反映校慶綜合性材料的ll和其他材料的12、13…99閉。對于二級類目的設(shè)置構(gòu)想如下：XQll校慶綜合材料。包含有關(guān)校慶籌備工作的公文、賀信賀電資料、校友會資料、志愿者資料、校慶活動指南、校慶資料匯編、校慶宣傳資料等。XQl2校慶紀(jì)念叢書類。包含校史和各類院史、館史等。

　　XQl3校慶各種具體活動資料，包含校慶學(xué)術(shù)論壇資料、文藝活動資料、慶典大會資料等。XQl4校慶實物類，如校慶標(biāo)識、校慶紀(jì)念品和專用物品、收到的禮品等。XQlS校慶聲像類。包含校慶活動中形成的各種光盤和照片等。需要注意的是，如果和前述類別中聯(lián)系非常緊密的聲像材料還是應(yīng)該歸人相應(yīng)的類別，以保證檔案材料的完整性。上述二級類目的設(shè)置只是方法之一，各?？梢愿鶕?jù)本校校慶活動的實際情況.按照所形成材料的具體內(nèi)容和特點，進(jìn)行相應(yīng)的選擇和增減。(3)關(guān)于三級類目的設(shè)置，由各校根據(jù)實際情況自行決定是否擴(kuò)展設(shè)置Pl。

　　3、扃校校慶檔案的案卷排列。

　　與高校的其他檔案類別相比，高校校慶檔案雖然不是一種常規(guī)性檔案，但是從高校校慶的時間規(guī)律來看。是可以形成具有一定時間規(guī)律的校慶檔案的。比如十年校慶檔案、二十年校慶檔案……如此連續(xù)下來的校慶檔案會反映高校的一個歷史發(fā)展過程，對于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展以及歷史研究具有長遠(yuǎn)的利用價值。

　　因此，對于高校校慶檔案的案卷排列我們是可以采用按類目—年度縱向或年度—類目橫向排列的方法的。在案卷排列時不要局限于整理時所存在的檔案材料數(shù)量，可以為學(xué)校已經(jīng)完成但檔案材料缺乏的校慶檔案留下一定的排列空間，待相應(yīng)的材料收集到后可以進(jìn)行整理上架，這樣可以逐漸為本校形成一個相對完整具有時間發(fā)展線索的校慶檔案體系。