紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的實(shí)踐，隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描已經(jīng)成為了檔案管理工作中不可或缺的一部分。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀等數(shù)字化設(shè)備轉(zhuǎn)換為電子檔案的過(guò)程，它不僅可以提高檔案的存儲(chǔ)和管理效率，還可以方便檔案的查詢(xún)和共享。

　　在紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的實(shí)踐中，我們需要注意以下幾個(gè)方面：

　　首先，我們需要選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式。不同的掃描設(shè)備和掃描方式會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案的質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響，因此我們需要根據(jù)檔案的特點(diǎn)和需求選擇合適的設(shè)備和方式。

　　其次，我們需要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量控制。在數(shù)字化掃描過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)一些質(zhì)量問(wèn)題，如圖像模糊、偏色等，因此我們需要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和控制，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。

　　最后，我們需要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理和維護(hù)。數(shù)字化檔案的管理和維護(hù)是保證數(shù)字化檔案長(zhǎng)期可用的關(guān)鍵，我們需要建立完善的數(shù)字化檔案管理制度，定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份和維護(hù)，確保數(shù)字化檔案的安全和可用性。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的工作，它需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷探索和總結(jié)，以提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量和效率，為檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　前期紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描準(zhǔn)備

　　1)紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。在掃描前，必須取出活頁(yè)夾,檢查文檔中是否有任何干擾(如訂書(shū)釘、碎紙),以免卡紙和損壞掃描儀。有必要保持文檔的清潔并將其放入掃描儀。不能掃描的損壞部分應(yīng)先修復(fù)粘貼。掃描前應(yīng)將原件的掃描質(zhì)量平整;紙張?zhí)∏彝该?如信紙、便簽紙)、紙張?zhí)瘛⒄掌炔捎酶咚賿呙鑳x平掃:當(dāng)有附小頁(yè)、紙張時(shí)，頁(yè)面的大小將為在平板上分別掃描。

　　2)拆卸捆綁。在刪除文檔中的綁定時(shí)，應(yīng)注意在刪除綁定時(shí)保護(hù)文件不受損壞;在不刪除綁定的情況下，應(yīng)保護(hù)影響掃描工作的文件。

　　3)區(qū)分掃描件和非掃描件。根據(jù)需要在同一文件中將掃描儀與非掃描儀分開(kāi)。通用文件的區(qū)分原則是刪除無(wú)關(guān)的重文件，不能掃描有正版或原版文件的文件。

　　4)頁(yè)面裁剪。對(duì)于嚴(yán)重?fù)p壞不能直接掃描的文件，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)維修和粘貼。對(duì)皺紋影響掃描質(zhì)量的原始零件，應(yīng)在掃描前進(jìn)行處理(平整或均勻熨燙)。

　　5)掃描設(shè)備和軟件的選擇。考慮到本單位檔案的數(shù)字掃描大部分是A3和A4我們配備了A3和A4掃描儀。當(dāng)我們需要掃描一些大型文檔時(shí)，例如基礎(chǔ)設(shè)施圖紙，我們使用塊掃描方法，然后使用圖像處理軟件進(jìn)行圖像拼接。為了保證拼接后的信息完整性，需要注意幾個(gè)問(wèn)題:第一，在掃描大面積塊時(shí)，要保證每個(gè)塊有一定的距離，沒(méi)有重疊部分;第二，要將這些數(shù)據(jù)塊單獨(dú)存放在文件夾中，統(tǒng)一存放。第三，掃描的圖像屬性要統(tǒng)一。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的過(guò)程

　　1)掃描范圍的確定。在實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，首先要確定檔案數(shù)字化的優(yōu)先范圍。合理確定掃描范圍:先掃描利用率高的檔案;先保存利用率低、價(jià)值高但不適合掃描的檔案。根據(jù)《檔案查閱登記表》、《使用效果登記表》、《咨詢(xún)?nèi)艘庖?jiàn)書(shū)》、《檔案出入境登記表》中的相關(guān)項(xiàng)目，確定了整個(gè)檔案掃描的優(yōu)先順序、年度優(yōu)先順序、內(nèi)容優(yōu)先順序等，并對(duì)檔案進(jìn)行了整理。有計(jì)劃、有秩序的掃描。如:黃熱病疫苗使用率高但無(wú)計(jì)算機(jī)管理的原始記錄和外國(guó)留學(xué)生的外語(yǔ)形式被納入優(yōu)先掃描范圍。

　　2)掃描參數(shù)的選擇。首先是分辨率，原則上,分辨率的參數(shù)是由筆跡和紙張的質(zhì)量來(lái)決定的但由于速度的原因，統(tǒng)一的技術(shù)條件和標(biāo)準(zhǔn)不能完全實(shí)現(xiàn)。一般來(lái)說(shuō)，文件的分辨率為300dpi,但對(duì)于筆跡不清楚的特殊文件，應(yīng)采用較高的分辨率。例如，當(dāng)掃描帶有印章的文檔時(shí)，尤其是帶有外國(guó)印章的文檔時(shí)，我們應(yīng)該將分辨率設(shè)置為600dpi。檔案的書(shū)寫(xiě)材料和字體不同，掃描參數(shù)的選擇也有很大的差異。但原則上，我們只需掌握清晰易讀的圖像就可以滿足瀏覽和搜索的需要。其次是顏色模型，顏色模式分為黑白、RGB顏色、灰度CMYK顏色LAB、Web/Internet顏色256色等一般文本文件選擇黑白圖片選擇RGB顏色或256色。最后是圖像模式根據(jù)掃描文件的特點(diǎn)和清晰度要求可采用編輯文本模式也可采用彩色圖片模式，如黑白圖片、彩色圖片等類(lèi)型。

　　3)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描方式。

　　(1)文件數(shù)字化。D建立數(shù)字圖像存儲(chǔ)文件夾。在項(xiàng)目單元中建立用于存儲(chǔ)掃描數(shù)據(jù)的文件夾，并根據(jù)文件的流水線編號(hào)建立子文件夾。2圖像格式及數(shù)字圖像命名。數(shù)字圖像為jipeg格式。圖像的壓縮比設(shè)置為85。根據(jù)三位流水線編號(hào):aaljpg”002.jpg 003jpg””003.jpg”和”圖像名稱(chēng)的流水線編號(hào)必須與對(duì)應(yīng)頁(yè)面的頁(yè)碼一致。3)數(shù)字圖像的掃描彩色模式。通常采用顏色模式，顏色位數(shù)設(shè)置為24位。對(duì)于筆跡清晰、無(wú)灰底、無(wú)印章無(wú)插圖的黑白文件可以采用黑白二值模式掃描。4數(shù)字圖像掃描分辨率。對(duì)于頁(yè)面上手寫(xiě)或插圖清晰的文件分辨率設(shè)置為200dpi。對(duì)于小、密集、清晰度差的文件，分辨率提高到300。G)數(shù)字圖像掃描方式的選擇。利用高速掃描儀的自動(dòng)送紙功能，可以掃描出質(zhì)地較新或較好的A3、A4格式的紙張文件。質(zhì)地差、易碎、薄、軟、厚的文件應(yīng)采用平板掃描。大于A3的文件應(yīng)使用大型工程掃描儀進(jìn)行掃描。6掃描頁(yè)碼檢查。在掃描檔案前，必須檢查紙質(zhì)檔案的頁(yè)數(shù)和頁(yè)數(shù)是否與目錄和參考表中記錄的頁(yè)數(shù)一致。使用自動(dòng)糾偏軟件。如果用軟件對(duì)彩色圖像進(jìn)行自動(dòng)校正，校正角度較大時(shí)可能會(huì)自動(dòng)填充白色邊緣。這些白色邊緣應(yīng)手動(dòng)切制和去除。在圖像裁剪中，應(yīng)注意保留原始圖像的內(nèi)容，以保證圖像的完整性

　　(2)圖像數(shù)字化掃描。以24位彩色模式掃描的文檔的分辨率為100dpi;(上述模式的分辨率設(shè)置在A4紙上其他規(guī)格根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整)掃描行數(shù)、值、亮度、度和對(duì)比度可根據(jù)掃描文檔材料的清晰度進(jìn)行調(diào)整;創(chuàng)建以項(xiàng)目為單位存儲(chǔ)圖形數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的文件夾，然后根據(jù)文件的流水線編號(hào)建立子文件夾(同一文檔的數(shù)字化)。2數(shù)字圖像采用jpeg格式圖像壓縮比設(shè)置為85。圖像文件按照三位數(shù)流水線編號(hào)進(jìn)行處理ool;jpg,002jpg003.jpg”圖像名稱(chēng)的管道編號(hào)必須與對(duì)應(yīng)頁(yè)面的頁(yè)碼一致。3)圖紙數(shù)字化應(yīng)采用顏色模式，顏色位數(shù)應(yīng)設(shè)置為24位。4將繪圖掃描分辨率設(shè)置為200dpi。所有圖紙均采用大型掃描儀(工程圖紙)進(jìn)行掃描。6數(shù)字化圖紙的頁(yè)碼檢查和質(zhì)量初審要求與數(shù)字化文件相同。

　　以24位彩色模式掃描的文檔的分辨率為100dpi;(上述模式的分辨率設(shè)置在A4紙上其他規(guī)格根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整)。掃描行數(shù)、闕值、亮度、灰度和對(duì)比度可根據(jù)掃描文檔材料的清晰度進(jìn)行調(diào)整:必要時(shí)，可根據(jù)原稿的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如果原稿質(zhì)量差，尺寸小，可以適當(dāng)提高分辨率;反之,可以相應(yīng)降低分辨率。增加或減少取決于掃描圖像根據(jù)原始尺寸顯示后是否清晰。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的存儲(chǔ)

　　1)存儲(chǔ)格式。文本文件存儲(chǔ)包括DOCRTF、HTML、DOT(MS文檔模)和TXT。其中前兩種是最常見(jiàn)的存儲(chǔ)格式，后三種不適合文本文件的訪問(wèn)和標(biāo)準(zhǔn)化處理，因此一般不使用。圖像存儲(chǔ)的常見(jiàn)格式是TIFF和JPEG。前者不丟失圖像，但占用較大的磁盤(pán)空間:后者是可壓縮的，占用較小的磁盤(pán)空間，但在數(shù)據(jù)傳輸中會(huì)有不同程度的損失。因此，在掃描過(guò)程中要堅(jiān)持正確的工作方法和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，確保掃描文件的質(zhì)量和效率。

　　2)儲(chǔ)存方法。首先是對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件保存和分類(lèi),在硬盤(pán)中設(shè)置多個(gè)文件夾并分別命名，分別存儲(chǔ)掃描的文件，并根據(jù)年份在每個(gè)文件夾中創(chuàng)建子文件夾。掃描后形成的文件按年度分類(lèi)，便于管理和編目，也便于年復(fù)一年地檢索。其次要對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件排列和編號(hào)。掃描的圖像文件按時(shí)間順序排列,按順序編號(hào)，并形成文檔的流水線編號(hào)。命名規(guī)則為:類(lèi)別-年份-存儲(chǔ)期間-文檔編號(hào)。例如”HR200910001”，其中第一至第二位表示類(lèi)別第三至第六位表示年份，第七位表示保質(zhì)期，第八至第十一位表示文件編號(hào)。最后掃描完每個(gè)文檔后，根據(jù)原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整;使用掃描儀并按要求清潔，每次使用后清潔掃描儀，檢查電源是否關(guān)閉。