職工人事檔案是記載職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的重要載體，它關(guān)系到職工的切身利益，對(duì)人力資源管理起著重要作用。舟山職工檔案的整理是一項(xiàng)關(guān)乎個(gè)人職業(yè)發(fā)展的重要工作，它的正確管理可以幫助舟山的企業(yè)更好地管理員工。

        職工檔案整理

        下面我們將就職工檔案整理的一些關(guān)鍵點(diǎn)展開論述。

　　1、建立制度：建立健全職工檔案管理制度，規(guī)定檔案的種類、范圍、保管期限等內(nèi)容，讓管理工作有章可循。

　　2、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：各企業(yè)的職工檔案格式和內(nèi)容需統(tǒng)一，以便于檔案的對(duì)比和分析。

　　3、簡單易懂：設(shè)計(jì)一套易于理解、方便操作的職工檔案表格，讓員工可以方便填寫和查詢。

　　4、數(shù)據(jù)整理：將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并上傳至系統(tǒng)，便于統(tǒng)一管理和查詢。

　　5、數(shù)據(jù)保護(hù)：加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，保護(hù)職工的個(gè)人隱私。

　　6、效率優(yōu)化：引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，如OCR等，提高職工檔案整理效率。

　　職工檔案的整理需要精細(xì)化、規(guī)范化，力求做到簡單、實(shí)用、高效。作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要組成部分，職工檔案整理工作需要受到高度重視，以充分發(fā)揮檔案在企業(yè)決策和管理中的重要作用。只有不斷完善職工檔案管理制度，推進(jìn)信息技術(shù)在職工檔案管理中的應(yīng)用，才能讓企業(yè)的職工管理工作更加高效和科學(xué)。

　　職工檔案數(shù)字化

　　職工檔案數(shù)字化是指將職工的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程。這種方式可以使檔案信息更易于查詢、分享和分析，降低管理成本，并有利于保密性及信息安全。以下是職工檔案數(shù)字化的幾個(gè)要點(diǎn)。

　　1、設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)：在進(jìn)行職工檔案數(shù)字化之前，要先設(shè)定清晰的標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案格式、字段以及存儲(chǔ)方式等。

　　2、電子化采集：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子文件，可以通過掃描儀或者專門的電子化設(shè)備完成。

　　3、檢查核對(duì)：確認(rèn)電子化的文件是否準(zhǔn)確無誤，包括文件內(nèi)容、文件格式等方面。

　　4、備份與存儲(chǔ)：將電子化的職工檔案進(jìn)行妥善的備份和存儲(chǔ)，以免因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

　　5、加密保護(hù)：為了保護(hù)個(gè)人隱私和公司利益，應(yīng)對(duì)職工檔案進(jìn)行加密處理。

　　6、安全策略：采取多重安全措施，保證電子檔案的安全性。

　　職工檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工程，涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)。只有精心策劃、嚴(yán)謹(jǐn)實(shí)施，才能達(dá)到預(yù)期效果。為了確保檔案的真實(shí)性和安全性，各個(gè)環(huán)節(jié)必須一絲不茍地執(zhí)行。在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，我們有必要通過職工檔案數(shù)字化來提高公司的運(yùn)作效率，提升管理能力，為公司的發(fā)展創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)和價(jià)值。

　　職工檔案里面有什么內(nèi)容

　　職工人事檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分。起著憑證、儂據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、開具考研相關(guān)證明、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及退休手續(xù)等等事務(wù)時(shí)，都需要使用檔案。因此絕不可小看和忽視。

　　第一類為履歷材料。包括職工個(gè)人身份、學(xué)歷、政治面貌的履歷表、登記表、簡歷表等;

　　第二類為自傳材料。包括個(gè)人在各個(gè)時(shí)期所寫的自傳、家庭情況、社會(huì)關(guān)系的材料等;

　　第三類為鑒定、考核、考察材料。包括個(gè)人鑒定、單位出具的各種鑒定、民主評(píng)議的綜合材料和考評(píng)材料等;

　　第四類為學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料等;第五類為政治歷史情況審查材料。包括政治面貌、出生年月、家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系的證明材料等;

　　第六類為參加黨、團(tuán)組織的材料。

　　第七類為各種獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括各種科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范事跡材料等;

　　第八類為處分材料。包括甄別、復(fù)查材料，免予處分的處理意見等;

　　第九類為錄用、招工、任免、工資、待遇、退休、退職材料。包括工資級(jí)別登記、工資核定、工齡津貼、獎(jiǎng)勵(lì)工資登記審批表、享受專家特殊津貼的呈報(bào)表等;

　　第十類為其他可供組織上參考的材料。包括身體健康情況、領(lǐng)取《獨(dú)生子女證》登記表及其他有參考價(jià)值的材料等。

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

　　勞力字〔1992〕33號(hào)

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對(duì)國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：

　　(一)保管職工檔案；

　　(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料；

　　(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

　　(四)登記職工工作變動(dòng)情況；

　　(五)為有關(guān)部門提供職工情況；

　　(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

　　(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。

　　(八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　　(一)履歷材料；

　　(二)自傳材料；

　　(三)鑒定、考核、考察材料；

　　(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評(píng)定技能的考績、審批等材料)；

　　(五)政審材料；

　　(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

　　(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料；

　　(八)處分材料；

　　(九)招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　　(十)其他可供組織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。

　　第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　　(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)授權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

　　(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

　　(六)因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　(一)通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)由郵寄或交本人自帶。

　　(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

　　(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。

　　注：企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　中華人民共和國勞動(dòng)部

　　國家檔案局

　　一九九二年六月九日