檔案整理著錄是指對(duì)檔案文件進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確、全面的描述和標(biāo)識(shí)，以便于檔案的管理、利用和保管。檔案著錄是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。

　　檔案整理著錄是檔案室編制檔案檢索工具時(shí)，對(duì)每份文件、每個(gè)案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

　　檔案整理著錄的內(nèi)容通常包括以下幾個(gè)方面：

　　1、檔案文件的標(biāo)題：檔案文件的標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要地表述文件的內(nèi)容和特點(diǎn)。

　　2、檔案文件的日期：檔案文件的日期應(yīng)該準(zhǔn)確地反映文件的起草時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間或者生效時(shí)間等。檔案文件的起草人：檔案文件的起草人是指文件的主要起草者或者主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)該準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)。

　　3、檔案文件的類型：檔案文件的類型通常包括公文、函件、報(bào)告、備忘錄、合同、協(xié)議等。

　　4、檔案文件的機(jī)構(gòu)：檔案文件的機(jī)構(gòu)是指文件所屬的具體部門、單位或者組織，應(yīng)該準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)。

　　5、檔案文件的編號(hào)：檔案文件的編號(hào)應(yīng)該按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，以便于檔案的管理和查找。

　　6、檔案文件的密級(jí)：檔案文件的密級(jí)應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)和保密等級(jí)進(jìn)行劃分和標(biāo)識(shí)，以便于檔案的保密和管理。

　　檔案整理著錄是檔案管理的一部分，它有一定的規(guī)則。

　　下面是檔案整理著錄的原則和要求：

　　1、層級(jí)性：根據(jù)檔案整理結(jié)果,從文件級(jí)到全宗級(jí)分級(jí)著錄檔案信息,以反映部分與整體的層次結(jié)構(gòu)；

　　2、相稱性：僅記錄著錄單元所在層級(jí)的相關(guān)信息。例如,當(dāng)著錄單元為全宗時(shí),不提供案卷的詳細(xì)內(nèi)容信息;當(dāng)著錄單元為文件時(shí),僅著錄文件信息;當(dāng)著錄單元的責(zé)任者是某個(gè)單位的分支機(jī)構(gòu)或下屬機(jī)構(gòu)時(shí),不提供該單位的組織機(jī)構(gòu)沿革信息。

　　3、關(guān)聯(lián)性：標(biāo)識(shí)著錄條目的著錄層級(jí),將其與上一級(jí)著錄單元相連接,以明確著錄單元在著錄層級(jí)結(jié)構(gòu)中的位置,揭示各層級(jí)之間的有機(jī)聯(lián)系。可采用相應(yīng)著錄層級(jí)的檔號(hào)或其他方式進(jìn)行連接。

　　4、動(dòng)態(tài)性：著錄項(xiàng)目的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí),應(yīng)重新著錄。根據(jù)實(shí)際需要,保留原著錄內(nèi)容或重新賦值。例如,著錄單元的開放審核意見發(fā)生變化時(shí),開放標(biāo)識(shí)項(xiàng)重新賦值;著錄單元的密級(jí)發(fā)生變更時(shí),密級(jí)項(xiàng)在保留原著錄內(nèi)容的基礎(chǔ)上,補(bǔ)充變更情況。

　　檔案整理著錄可以有效提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性，確保文件的安全和易于訪問。通過一個(gè)高效的檔案信息整理管理系統(tǒng)，組織和機(jī)構(gòu)可以更好地組織和管理文件，減少工作負(fù)擔(dān)，并提高工作效率。

　　下面是檔案整理著錄的好處：

　　1、進(jìn)行文件分類是該信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分類，文件可以更好地組織和管理，使其更容易找到和使用。這個(gè)過程涉及到將文件按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行分組。例如，可以按照需要整理的文件的按照主題、日期、作者等進(jìn)行分類。分類可以基于數(shù)字化系統(tǒng)，通過添加標(biāo)簽或使用元數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　2、整理文件是下一個(gè)關(guān)鍵步驟。這個(gè)過程要對(duì)文件進(jìn)行排序和排列，以便更容易尋找和瀏覽。對(duì)于需要整理的紙質(zhì)檔案，可以使用文件夾和文件柜來(lái)存儲(chǔ)文件，并使用標(biāo)簽和索引來(lái)標(biāo)識(shí)和定位文件。而對(duì)于數(shù)字檔案，可以使用文件夾和子文件夾來(lái)組織文件，并使用系統(tǒng)提供的搜索和過濾功能來(lái)快速找到所需要的文件。

　　3、進(jìn)行歸檔是該信息整理系統(tǒng)中的另一個(gè)重要任務(wù)。它涉及到將文件從活動(dòng)目錄或工作區(qū)移動(dòng)到歸檔存儲(chǔ)區(qū)，以便節(jié)省空間并保留檔案歷史記錄。這個(gè)過程中考慮到文件的保密性和可用性，確保只有授權(quán)人員能夠訪問存檔文件，并使用適當(dāng)?shù)募用芎蜕矸蒡?yàn)證措施來(lái)保護(hù)文件的安全。

　　4、進(jìn)行檢索是該系統(tǒng)的一個(gè)核心功能。它以快速和準(zhǔn)確地找到所需文件為目標(biāo)。在檢索數(shù)字檔案的時(shí)候，可以使用關(guān)鍵字搜索和元數(shù)據(jù)過濾等功能來(lái)找到特定的文件。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可以使用索引和目錄等工具來(lái)幫助定位文件。檢索功能的有效性直接影響到用戶的工作效率和滿意度。

　　著錄是檔案管理中重要的環(huán)節(jié)，是為了記錄和描述檔案的基本信息和特征而進(jìn)行的工作。著錄的目的是為了方便檔案的檢索和利用，確保檔案的管理和保管工作能夠順利進(jìn)行。

　　以下是檔案著錄的相關(guān)內(nèi)容：

　　1、著錄單元：著錄單元是著錄工作的基本單位，可以是一份文件或一個(gè)文件集合。檔案館通常將檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄，例如從文件、案卷、類別到全宗的多級(jí)著錄方法。這種多級(jí)著錄的方式可以使得檔案的層次結(jié)構(gòu)清晰明了，方便后續(xù)的管理和利用。

　　2、多級(jí)著錄：從文件、案卷、類別到全宗分層級(jí)實(shí)施著錄的方法。

　　3、著錄層級(jí)：著錄層級(jí)是指著錄單元在全宗內(nèi)所處的位置。不同層級(jí)的著錄單元具有不同的著錄項(xiàng)目，用于準(zhǔn)確地描述檔案的內(nèi)容和特征。著錄項(xiàng)目可以包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、形態(tài)特征、關(guān)鍵詞等信息，以便用戶能夠快速地搜索和定位所需的檔案。

　　4、著錄項(xiàng)目：揭示檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)的記錄事項(xiàng)。

　　5、著錄條目：著錄條目是指一個(gè)著錄單元所包含的所有著錄項(xiàng)目的組合。通過著錄條目，人們可以全面了解檔案的內(nèi)容和特征，從而確定其在檔案館內(nèi)的位置和分類。著錄條目的準(zhǔn)確和完整性對(duì)于檔案的檢索和利用至關(guān)重要。

　　6、著錄主體：對(duì)著錄工作負(fù)有責(zé)任的機(jī)構(gòu)或部門。

　　總的來(lái)說(shuō)，檔案整理著錄是指在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析，選擇及記錄的過程，所謂內(nèi)容特征，就是指對(duì)檔案主題的揭示，表現(xiàn)為檔案的分類號(hào)，主題詞提要等記錄項(xiàng)。