原標(biāo)題為：抓實(shí)檔案數(shù)字化過(guò)程中的質(zhì)量管控——為數(shù)字檔案館運(yùn)行做好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，來(lái)源海寧檔案史志公眾號(hào)，轉(zhuǎn)載僅作學(xué)習(xí)分享之用。

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。目前，海寧市檔案館進(jìn)行的檔案數(shù)字化工作主要是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的質(zhì)量管控，最大限度地提升存量檔案數(shù)字化的質(zhì)量，是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是指利用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。海寧市檔案館近幾年狠抓數(shù)字化工作，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)起點(diǎn)、高質(zhì)量成果、可持續(xù)利用原則抓實(shí)數(shù)字化工作全程管理。

抓好管理流程

強(qiáng)化保障層面的支撐

01  建立組織      

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及面廣，工作量大。首先，按照當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的要求，檔案館要針對(duì)館藏檔案數(shù)字化的具體情況，建立相應(yīng)的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，并明確其工作職責(zé)。同時(shí)，要明確檔案館各科室在數(shù)字化加工過(guò)程中的具體職責(zé)，做到責(zé)任明確，各司其職。

02  制定計(jì)劃和方案      

具體的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)制訂相應(yīng)的工作方案。工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排等一系列相關(guān)內(nèi)容。在確定數(shù)字化對(duì)象時(shí)，綜合考慮館藏檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、數(shù)字化資金等情況，選取最優(yōu)方案。

03 制訂具體的操作規(guī)范和相應(yīng)的管理制度

在明確計(jì)劃和方案的基礎(chǔ)上，應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)并在工作過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果。

管好業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)操作過(guò)程的監(jiān)控

01  建立項(xiàng)目部      

為保障館藏檔案數(shù)字化加工過(guò)程中檔案實(shí)體與檔案信息的安全，規(guī)范數(shù)字化加工流程，保證數(shù)字化成果的質(zhì)量，檔案館應(yīng)在外包單位中成立項(xiàng)目部，確定項(xiàng)目經(jīng)理及主管，并按照規(guī)范和流程要求，將目標(biāo)、要求、責(zé)任、操作細(xì)節(jié)層層分解到人。

02  落實(shí)管理制度及流程      

數(shù)字化掃描最重要的就是流程管理，這是項(xiàng)目實(shí)施方和檔案館方應(yīng)該反復(fù)探討的事項(xiàng)。以紙質(zhì)檔案為例，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，按照崗位工作職責(zé)，完善流程設(shè)計(jì)，制訂相應(yīng)的制度，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制。檔案數(shù)字化共包括出庫(kù)、前處理、建目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和成果驗(yàn)收與移交、入庫(kù)等環(huán)節(jié)。

03 強(qiáng)化館方監(jiān)管

在項(xiàng)目外包并將大量數(shù)字化工作交給實(shí)施方，檔案館還需強(qiáng)化檔案化的監(jiān)管。外包公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目的具體實(shí)施，館方在項(xiàng)目人員管理、現(xiàn)場(chǎng)管理、設(shè)備管理、安全管理、數(shù)字化加工項(xiàng)目管理以及數(shù)字化加工質(zhì)量管理等方面進(jìn)行全面參與式管理。

把好驗(yàn)收環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升

01  采用計(jì)算機(jī)校對(duì)      

電子檔案檢測(cè)主要是對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)。每接收一批數(shù)據(jù)首先利用計(jì)算機(jī)軟件檢測(cè)數(shù)據(jù)的安全性，確保數(shù)據(jù)沒(méi)有病毒之后再檢測(cè)其他指標(biāo)。完整性需利用人工與軟件結(jié)合方式開展，軟件檢測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)缺頁(yè)、缺項(xiàng)、字段長(zhǎng)度、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)匹配等情況，可用性可借助計(jì)算機(jī)軟件批量檢測(cè)，檢測(cè)掃描件、轉(zhuǎn)換件存儲(chǔ)格式以及是否損壞導(dǎo)致無(wú)法打開瀏覽。

02  結(jié)合人工校對(duì)      

人工校對(duì)主要是針對(duì)計(jì)算機(jī)無(wú)法檢測(cè)的指標(biāo)，例如目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容一致性問(wèn)題、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)字段內(nèi)容著錄完整性問(wèn)題等。同時(shí)，要重點(diǎn)突出條目著錄的檢查，尤其是涉民檔案條目的檢查，使條目?jī)?nèi)容更好地服務(wù)檔案利用需求。

03 抓好數(shù)據(jù)驗(yàn)收關(guān)

數(shù)據(jù)驗(yàn)收包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性，抽檢比率不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，抽檢標(biāo)記為“不合格”；目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完成、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題，抽檢合格率不低于95%，予以通過(guò)。

來(lái)源 ：海寧檔案史志

編輯：SAN

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