檔案整理數(shù)字化加工是檔案管理發(fā)展到現(xiàn)階段的一種整理模式，它是指通過人工的方式將檔案進(jìn)行有效的分類、歸檔，裝訂。然后利用一定的掃描設(shè)備和儲存設(shè)備等將傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化的掃描與加工的一個過程。呈現(xiàn)在人們面前的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的樣式。

　　檔案數(shù)字化加工是將紙質(zhì)或其他非電子形式的檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的過程。它包括以下具體要求：

　　1、設(shè)備要求：進(jìn)行檔案數(shù)字化加工需要相應(yīng)的設(shè)備，例如掃描儀、計算機(jī)以及存儲介質(zhì)等。

　　2、流程和方法：確保整個數(shù)字化加工過程的流程和方法合理且高效，并符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、質(zhì)量控制：進(jìn)行數(shù)字化加工時，需對每個檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化的文件與原始檔案存在一致性，例如清晰度、顏色準(zhǔn)確性等方面的要求。

　　4、數(shù)據(jù)安全：在數(shù)字化加工過程中，需要采取措施確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、損壞或丟失。

　　5、元數(shù)據(jù)記錄：數(shù)字化加工后，需要對每個文件添加元數(shù)據(jù)信息，如文件名、日期、創(chuàng)建者等，以方便檢索和管理檔案。

　　數(shù)字化加工對于檔案的保存和管理具有重要意義。它可以保護(hù)檔案完整性，提高檢索效率，促進(jìn)共享和協(xié)作，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備規(guī)劃，同時也節(jié)省儲存空間并符合環(huán)保理念。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化加工在檔案管理領(lǐng)域?qū)玫礁鼜V泛的應(yīng)用。以下是關(guān)于檔案數(shù)字化加工的幾個重要點(diǎn)：

　　1、保護(hù)檔案完整性：數(shù)字化加工可以有效地保護(hù)檔案的完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易受到時間、濕度和灰塵等因素的影響，容易損壞或遺失。而數(shù)字化加工后的檔案可以在多個存儲設(shè)備中進(jìn)行備份，并且被設(shè)置了權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人對檔案做出修改或刪除。

　　2、提高檔案檢索效率：數(shù)字化加工使得檔案的檢索更加快捷和方便。通過對檔案進(jìn)行合理的歸類、標(biāo)注和索引，可以實現(xiàn)根據(jù)關(guān)鍵詞、日期、主題等多種查詢方式來檢索檔案。這將大大縮短了查找檔案所需的時間和精力，提高了效率。

　　3、共享與協(xié)作平臺建立：數(shù)字化加工能夠為多個部門或機(jī)構(gòu)之間的檔案共享和合作提供便利。通過將檔案數(shù)字化后，可以將其存儲在云端平臺上，并給予不同的權(quán)限控制。這樣，在需要共享檔案資料時，相關(guān)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)來訪問和下載所需檔案，促進(jìn)了跨部門或機(jī)構(gòu)之間的信息交流和合作。

　　4、數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備規(guī)劃：數(shù)字化加工有助于進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備規(guī)劃。對于紙質(zhì)檔案，一旦遭受自然災(zāi)害、事故或其他意外損壞，往往無法恢復(fù)。而數(shù)字化加工后的檔案可以保存在多個位置，如內(nèi)部服務(wù)器、外部硬盤、云端等，從而避免因自然災(zāi)害或人為破壞導(dǎo)致的檔案丟失。

　　5、節(jié)省空間與環(huán)保：數(shù)字化加工可以顯著減少對物理存儲空間的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量的文件柜和倉庫來儲存，占據(jù)大量的空間。而數(shù)字化加工后的檔案只需要電腦或服務(wù)器上的存儲空間即可，極大地節(jié)約了存儲空間。此外，數(shù)字化加工也符合環(huán)保理念，減少了紙張的消耗和對樹木的傷害。

　　檔案數(shù)字化加工應(yīng)以法律法規(guī)為依據(jù)，全面、保密、可追溯、可讀、并充分考慮文物保護(hù)的原則進(jìn)行。檔案數(shù)字化加工應(yīng)遵守以下原則：

　　1、法定性原則：檔案數(shù)字化加工必須符合國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)的規(guī)定。

　　2、全面性原則：對于需要數(shù)字化加工的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的數(shù)字化處理，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。

　　3、保密性原則：在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工過程中，要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，保護(hù)檔案信息的安全性和機(jī)密性。

　　4、可追溯性原則：對于數(shù)字化加工后的檔案信息，應(yīng)具備可追溯的能力，即能夠明確記錄數(shù)字化加工的時間、人員、方式以及涉及的文件等相關(guān)信息。

　　5、可讀性原則：檔案數(shù)字化加工應(yīng)當(dāng)確保被處理的檔案信息能夠方便讀取、利用，并且保持長期可讀性。

　　6、文物保護(hù)性原則：對于具有文物價值的檔案資料，在進(jìn)行數(shù)字化加工時，要充分考慮文物保護(hù)的需求，采取相應(yīng)的保護(hù)措施。

　　檔案數(shù)字化加工流程是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的一系列操作步驟。以下是檔案數(shù)字加工化流程：

　　1、檔案預(yù)處理：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行初步處理，包括分類、整理和清潔等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性和可讀性。

　　2、掃描：使用專業(yè)掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案逐頁掃描成數(shù)字化的電子文件。掃描設(shè)備可以使用激光掃描儀或者平板掃描儀等。

　　3、圖像編輯：對掃描得到的圖像進(jìn)行裁剪、調(diào)整亮度對比度以及圖像修復(fù)等處理，以增強(qiáng)文檔信息的可讀性和質(zhì)量。

　　4、元數(shù)據(jù)錄入：根據(jù)檔案的特點(diǎn)和要求，輸入文檔的關(guān)鍵信息，如文件名、文件號、日期、作者、主題等元數(shù)據(jù)，便于后續(xù)的檢索和管理。

　　5、文本識別：利用光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，將掃描的圖像轉(zhuǎn)化為可編輯和可搜索的文本格式。這樣可以方便全文檢索和關(guān)鍵詞查找。

　　6、數(shù)據(jù)后期處理：對紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化后的電子文檔進(jìn)行校對和修正，以確保完整性和準(zhǔn)確性。

　　7、存儲和管理：將數(shù)字化的檔案存儲在合適的電子存儲介質(zhì)中，如云端存儲、數(shù)據(jù)庫、硬盤等，并按照一定規(guī)范進(jìn)行管理，確保檔案的安全性和可訪問性。

　　8、安全備份：為了避免數(shù)據(jù)丟失或損壞，需要定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份，以便災(zāi)難恢復(fù)和長期保存。

　　總的來說，檔案數(shù)字化加工避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料的實體的多次調(diào)用所造成的大量時間浪費(fèi)和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。