檔案掃描著錄：是一個將傳統(tǒng)載體檔案轉化成電子化樣式的過程。主要是利用一些機器設備加上人工對檔案進行整理加工，方便后期通過計算機實現(xiàn)檔案的信息化利用。

　　檔案掃描著錄就是將檔案進行數(shù)字化加工，那么檔案掃描著錄的過程是怎樣的呢？

　　1、將檔案進行收集整理。檔案的數(shù)量在比較龐大復雜時需要將檔案收集到一處，然后進行篩選、整理。挑出檔案中有保存價值的，在經(jīng)過嚴格的審查程序之后，可以將無用失效的檔案清理出去。

　　2、給檔案分類。將檔案按照性質、特點、時間、地點、敏感性等進行分類。分類整理是一個將檔案內(nèi)部聯(lián)系梳理的過程，他既可以給檔案建立一個有效的邏輯，還能方便后期檔案的查詢。

　　3、檔案編碼著錄。將檔案內(nèi)部按照內(nèi)在邏輯進行排序，排好每頁檔案之間的頁碼之后，給檔案整體編寫一個目錄。目錄是快速查詢到檔案信息的一個有效的檢索方式。這就要求著錄時應該盡量依據(jù)檔案內(nèi)部的邏輯編寫大的框架，以便后期的檢索和查詢。

　　4、掃描檔案。采用更加先進的設備對檔案進行掃描處理。掃描時既要注重掃描的質量，也要注重掃描的效率。檔案掃描加工人員必須要遵守檔案掃描的規(guī)范，保證檔案掃描過程中檔案數(shù)據(jù)的安全，防止檔案數(shù)據(jù)泄露。

　　5、檔案數(shù)據(jù)核對。將掃描完后的東檔案數(shù)據(jù)進行核對，發(fā)現(xiàn)其中有缺掃、漏掃的現(xiàn)象，及時的進行處理。圖表有模糊、扭曲的，需要利用一定的技術記性加工處理。要保證檔案掃描的質量，確保檔案掃描的完整性和有效性。

　　6、數(shù)據(jù)備份、存儲。掃描處理后的數(shù)據(jù)按照要求進行備份，保護數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)的丟失。將檔案儲存在合適的設備里，設置好安全保護程序，防止數(shù)據(jù)的泄露。

　　7、對接檔案管理系統(tǒng)。將掃描的檔案數(shù)據(jù)對接到檔案管理系統(tǒng)之上，在對接系統(tǒng)時，可以將檔案管理系統(tǒng)的功能對客戶進行演示，以便后其他們可以高效的使用。

　　8、檔案整理、裝訂。對檔案原件進行整理、裝訂，在核查檔案數(shù)量無誤之后，可以移交給相關負責人。

　　總之，以上就是檔案數(shù)字化加工的全過程，不同的檔案整理數(shù)字化公司可能會有所不同，但是整體的檔案數(shù)字化流程是差不多的。檔案掃描著錄就是檔案數(shù)字化的幾個過程。

　　檔案掃描著錄的意義有什么？

　　檔案掃描著錄是一個比較嚴謹?shù)倪^程。是詳細的將檔案進行記錄轉化的過程。它的意義是比較廣泛的。

　　1、它可以更好的保護檔案，傳統(tǒng)載體的檔案資料容易在保存的過程中受到自然環(huán)境和人為環(huán)境的影響。還有可能在人為頻繁查閱的過程中受到不可避免的損壞，但是將檔案資料掃描成電子化的樣式之后，可以很好的避免這類事情的發(fā)生，對檔案起到很好的保護作用。

　　2、提升檔案的利用率。面對傳統(tǒng)的檔案資料，查找和翻看都需要浪費很大的時間和精力，在一定程度上，會限制人員對檔案的查看次數(shù)。將其進行電子化數(shù)字化加工之后，可以精準高效的查詢到檔案內(nèi)容，可以提升檔案的利用率。

　　3、有助于提升檔案管理的綜合服務水平。對于檔案資料的管理目前已經(jīng)逐步的進行數(shù)字化、智能化，人們利用這些電子化的數(shù)據(jù)和更加智能的設備可以很好的實現(xiàn)數(shù)字化管理。提升檔案管理的綜合服務水平。

　　4、打破時間和空間的限制。將檔案進行數(shù)字化加工可以實現(xiàn)異地異時的管理和利用。人們通過一定的設備便可以遠程的使用檔案信息。這邊打破了時間和空間的限制。

　　5、節(jié)省人力、物力。將檔案資料轉化成電子版本可以將數(shù)據(jù)保存在一定的設備里，可以節(jié)省很大的空間，這為后期對檔案的管理節(jié)省了很多的人力成本和物力成本。

　　6、提升檔案的共享率。不再依賴于實物檔案的傳遞和復印，掃描著錄的檔案可以快速地在多個地點進行訪問和使用。這對于跨地區(qū)或跨機構的合作與協(xié)作非常重要，在提高信息交流效率和加強團隊合作方面具有巨大的意義。

　　總之，檔案掃描著錄的意義是很廣泛的，在對檔案進行數(shù)字化掃描時，掃描著錄是比較重要的兩個過程，在這兩個階段對員工的要求也是比較嚴格。