瀘州檔案數(shù)字化掃描

　　瀘州檔案數(shù)字化掃描是一種將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子格式的技術(shù)，通過使用專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，將紙質(zhì)檔案逐頁掃描成數(shù)字圖像，并進(jìn)行編輯、分類和存儲。數(shù)字化掃描可以極大地提高檔案利用率和管理效率，方便用戶快速檢索和共享檔案信息。瀘州檔案數(shù)字化掃描也有助于保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)，防止紙質(zhì)檔案損失或毀壞，為后代留下珍貴的歷史資料。

　　檔案數(shù)字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現(xiàn)全生命周期的自動化管理。

　　1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進(jìn)行接收、征集、集中起來。

　　2、檔案整理：根據(jù)不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

　　3、掃描錄入：將有價值的檔案進(jìn)行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用中博奧檔案管理系統(tǒng)，分類保管檔案。

　　4、歸檔入庫：根據(jù)國家檔案分類要求標(biāo)準(zhǔn)，建立標(biāo)準(zhǔn)檔案分類，進(jìn)行歸檔。

　　5、檔案利用：通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務(wù)工作。

　　6、檔案統(tǒng)計：運用中博奧統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

　　7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限，進(jìn)行存毀的判斷條件。

　　8、檔案銷毀：根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價值的檔案，在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄，將相對應(yīng)的檔案消除或銷毀。

　　利用中博奧檔案管理系統(tǒng)，一款專業(yè)的檔案管理軟件，中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時還適用于自動化辦公應(yīng)用。基本上一個軟件就能夠滿足一個企業(yè)當(dāng)中，不同人員的辦公需求。

　　檔案裝訂孔數(shù)字化掃描要修圖嗎?

　　不需要。檔案數(shù)字化工作的流程如下：

　　1、首先對數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字圖像、黑白二值圖像、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像、分辨率、失真度、可懂度、圖像壓縮的定義。

　　2、其次紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求。

　　3、最后檔案掃描，圖像處理。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實體安全。

　　3)陽光政務(wù)提升形象

　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應(yīng)及時向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。