文書檔案數(shù)字化掃描技術(shù)

　　文書檔案數(shù)字化掃描技術(shù)是指將紙質(zhì)文書檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為數(shù)字化格式，實(shí)現(xiàn)電子化管理。這項(xiàng)技術(shù)主要包括以下幾個(gè)方面：

　　1.掃描儀選擇：根據(jù)檔案材質(zhì)、尺寸和數(shù)量等因素選用適合的掃描儀，如平板式掃描儀、卷筒式掃描儀和自動(dòng)送紙式掃描儀等。

　　2.掃描參數(shù)設(shè)置：根據(jù)檔案特點(diǎn)和需求設(shè)置掃描分辨率、色彩模式、文件格式、圖像增強(qiáng)等參數(shù)，確保數(shù)字化后的文檔清晰度和質(zhì)量。

　　3.圖像處理：對(duì)掃描獲得的圖像進(jìn)行預(yù)處理和后處理，如去除噪點(diǎn)、調(diào)整亮度和對(duì)比度、剪裁和旋轉(zhuǎn)等操作，使圖像更加清晰、準(zhǔn)確和美觀。

　　4.OCR文字識(shí)別技術(shù)：使用OCR（Optical Character Recognition）技術(shù)將掃描獲得的圖片中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文本，提高數(shù)據(jù)的可搜索性和可編輯性。

　　5.文檔管理系統(tǒng)：建立文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化文檔的分類、存儲(chǔ)、檢索和共享等功能，提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性。

　　通過文書檔案數(shù)字化掃描技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化管理，提高檔案管理效率、方便檔案利用和共享，節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間和保護(hù)環(huán)境。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語(yǔ)，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項(xiàng)：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無(wú)，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門處理。

　　檔案數(shù)字化技術(shù)開發(fā)包括哪些

　　掃描技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)和數(shù)字化檢索技術(shù)。

　　1、數(shù)字化掃描技術(shù)：將紙質(zhì)檔案、圖片等物理載體的信息通過掃描轉(zhuǎn)換為數(shù)字化數(shù)據(jù)。數(shù)字化掃描技術(shù)包括單頁(yè)掃描、自動(dòng)進(jìn)紙掃描、雙面掃描等多種形式。

　　2、數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)：將數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端服務(wù)器上，以便于檢索、備份和共享。數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)包括硬盤、服務(wù)器、云存儲(chǔ)等多種形式。

　　3、數(shù)字化檢索技術(shù)：通過對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行索引和分類，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確、全面的檢索。數(shù)字化檢索技術(shù)包括關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、元數(shù)據(jù)檢索等多種形式。

　　什么是檔案數(shù)字化？

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用。