檔案數(shù)字化掃描儀功能

　　1.掃描：將紙質檔案轉換為數(shù)字格式，可進行OCR識別。

　　2.保存：將掃描得到的數(shù)字文檔保存在計算機或云端存儲空間中，方便管理和查找。

　　3.轉換：可將掃描得到的文檔轉換為多種格式，如PDF、Word、Excel等。

　　4.自動化處理：自動裁切、調整、旋轉、去除背景、增強圖像質量等功能，提高掃描效率和準確性。

　　5.多頁掃描：支持連續(xù)多頁掃描，避免了手動翻頁的麻煩。

　　6.雙面掃描：支持雙面掃描，一次性完成正反面掃描，節(jié)省時間和勞動力。

　　7.歸檔管理：內置歸檔管理系統(tǒng)，方便對數(shù)字文檔進行分類、索引、檢索和備份。

　　檔案信息化建設——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力和時間對檔案進行掃描，那可以采用外包掃描服務的形式。

　　外包掃描服務就是用我們的人力、我們的機器設備，到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結束后將資料刻成光盤，并把機器中數(shù)據刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務，可以使用戶在盡量短的時間內，享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷，而您又不必擔心數(shù)據的準確性和作業(yè)質量，因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理和豐富的文檔掃描經驗。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點交點收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調整，保證文件順序正確以及影像品質。記錄不清楚的文件待補掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應的索引信息。

　　6.圖像補掃：按照補掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應色度一一補掃。

　　7.數(shù)據校對：對加工完成的索引數(shù)據及影像信息進行校對，對錯誤及時修正。

　　8.光盤刻錄/數(shù)據備份：將加工完成的電子數(shù)據資料（數(shù)據庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復成原狀。

　　10.成品驗收/還卷：質檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結束后，得到的數(shù)據光盤上就已經包含有單盤檢索調閱軟件，您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內容；如果用戶有網絡調閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調閱系統(tǒng)，當然系統(tǒng)已經為您考慮到了權限設定、密級控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數(shù)據，具有很強的開放性，我們仍然能夠將加工數(shù)據方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。紙質檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據掛接、數(shù)據驗收、數(shù)據備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設的目標

　　數(shù)字化建設的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據庫和多媒體數(shù)據庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　3)陽光政務提升形象

　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　檔案數(shù)字化具體是做什么的

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　什么是檔案數(shù)字化

　　檔案數(shù)字化是指把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。

　　檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求，建設數(shù)字化的檔案管理應注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。

　　要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，最關鍵的動作就在于需要將紙質的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關硬件，二是需要電腦軟件。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理軟件。

　　萬能檔案管理軟件的作用

　　1、以國家檔案局最新發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標準設計，專業(yè)性強，權威性高，操作方便易上手，成功應用于很多行業(yè)。

　　2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護、操作幫助八大模塊，涵蓋了資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，并使工作處理流程規(guī)范化，大大提高了工作效率。

　　3、支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等，同時也支持保存電子路徑，可直接打開目標文件夾、文件或網頁。

　　4、根據錄入檔案資料的不同，可自定義檔案模板。

　　5、可利用日常錄入的數(shù)據對檔案內容進行自動采集，方便省心。

　　6、內置完備的打印格式并可對打印格式自定義，支持連續(xù)打印登記簿，類似銀行打印存折，使每頁最終打印為滿頁。

　　7、可以設置多個用戶，并且根據工作需要為每個用戶設置不同權限，提高了系統(tǒng)數(shù)據的保密性和安全性，滿足了各類檔案的管理和控制需求。

　　8、可以通過局域網或廣域網上的其它計算機進行數(shù)據的登記、檢索，并可授權相關用戶直接打開登記的電子文檔。

　　紙質檔案數(shù)字化基本軟硬設備有哪些？

　　檔案整理

　　1、打印機（建議激光打印機）

　　噴墨機分為水性墨和油性墨，油性墨可以用于檔案材料打印。

　　2、復印機（建議激光打印機）

　　3、裝訂機（縫紉機，電鉆，手動打孔機，三孔一線裝訂機）

　　4、切紙刀

　　5、剪刀，棉線，起釘器，不銹鋼釘，釘書器，膠水，拆紙刀，鉤針，穿線

　　6、歸檔章和檔號章（蓋）或檔號章打印機

　　7、頁碼機

　　8、檔案盒

　　檔案數(shù)字化

　　1、平板掃描儀

　　2、高速掃描儀

　　3、點拍儀

　　4、工程圖紙掃描儀

　　5、檔案數(shù)字化軟件

　　6、圖像處理軟件

　　7、檔案軟件

　　8、刻錄機

　　9、光盤或移動硬盤

　　10、碎紙機

　　11、手機柜