第一章總則

　　第一條為貫徹落實(shí)《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)〈關(guān)于國有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的指導(dǎo)意見〉的通知》（廳字[2019]19號(hào)）》《河南省深化國有企業(yè)改革領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于印發(fā)《河南省〈推進(jìn)國有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作方案〉的通知》（豫企改[2019]5號(hào)）相關(guān)要求，更好地推進(jìn)河南省國有企業(yè)退休人員人事檔案移交屬地實(shí)行集中統(tǒng)一管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合我省實(shí)際，制定本細(xì)則。

　　第二條河南省各級(jí)國有企業(yè)（含國有企業(yè)管理的事業(yè)單位）在移交退休人員人事檔案前開展檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，以及地方黨委和政府指定人事檔案管理單位接收國有企業(yè)退休人員人事檔案工作，適用本細(xì)則。

　　第三條本細(xì)則所稱國有企業(yè)退休人員人事檔案，是指已辦理退休手續(xù)的國有企業(yè)職工由組織人事（人力資源）等有關(guān)部門在職工招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中承辦或形成的，反映職工政治思想、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)水平、工作實(shí)績、工作變動(dòng)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄。

　　第四條國有企業(yè)退休人員人事檔案的規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，由本企業(yè)組織人事（人力資源）部門牽頭負(fù)責(zé)實(shí)施，企業(yè)檔案部門配合完成。

　　第五條各級(jí)國有企業(yè)開展退休人員人事檔案規(guī)范整理和數(shù)字化工作，以及地方黨委和政府指定人事檔案管理單位接收國有企業(yè)退休人員人事檔案工作，必須保守黨和國家秘，防止泄露人事檔案信息，確保人事檔案和數(shù)字化副本安全。檔案移交后，退休人員人事檔案管理部門應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，做好檔案提供利用工作，并實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)數(shù)字化、便捷化。

　　第二章檔案整理

　　第六條整理原則。退休人員人事檔案整理過程中，不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案，不得擅自處理或銷毀檔案。

　　第七條鑒別。鑒別工作內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，區(qū)別不同情況，由本企業(yè)組織人事（人力資源）職能部門決定，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理。

　?。ㄒ唬╄b別姓名。錯(cuò)裝入其他人檔案的（含重名），應(yīng)剔除，并在材料右上角注明（原人事檔案編號(hào)、姓名），插入相應(yīng)案卷，或登記造冊。

　?。ǘ╄b別重份人事檔案。屬于歸檔范圍，但重復(fù)歸檔的材料，應(yīng)剔除。

　?。ㄈ╄b別不屬于歸檔范圍的人事檔案材料。不屬于歸檔范圍但具有一定參考價(jià)值的材料，統(tǒng)一裝入“參考材料”袋。

　　第八條歸檔范圍和分類

　?。ㄒ唬┢髽I(yè)退休人員人事檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分十大類。

　　第一類履歷類材料

　　1．干部履歷表、職工登記表、干部（職工）簡歷表、履歷性登記表；

　　2．從事革命活動(dòng)的簡歷材料，本企業(yè)職工作為各級(jí)黨委委員候補(bǔ)委員、人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷等材料；

　　3．其他由本人填寫的反映個(gè)人經(jīng)歷情況的各種表格。

　　第二類自傳和思想類材料

　　1．自傳。個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述，以第一人稱敘述自己的經(jīng)歷，是本人成長過程、思想演變的歷史記錄。包括本人歷次所寫自傳（思想自傳、歷史自傳、反省自傳、小史、小傳）、參加黨的重大教育活動(dòng)情況和重要黨性分析、重要思想?yún)R報(bào)及帶有自傳性質(zhì)的材料；一些以自傳為主的履歷簡歷表；

　　2．帶有自傳內(nèi)容的其他材料。

　　第三類考核鑒定類材料

　　1．個(gè)人鑒定材料；

　　2．出國（境）、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)及其他一些鑒定性質(zhì)的材料（畢業(yè)、結(jié)業(yè)鑒定材料歸入檔案第四類）

　　3．以考核為主要內(nèi)容的材料，如定期考核材料，年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；

　　4．在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)材料；

　　5．后備干部登記表（提拔使用后歸檔）；

　　6．專項(xiàng)考核形成的重要材料；實(shí)行任期制和任期目標(biāo)責(zé)任制的領(lǐng)導(dǎo)人員的任期考核評(píng)價(jià)意見，干部人才參加援派、掛職、扶貧等工作形成的考核、鑒定材料，黨委（黨組）對下一級(jí)黨組織書記基層黨建工作情況的綜合評(píng)價(jià)意見等。

　　第四類學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料。包括中學(xué)以來取得的學(xué)歷學(xué)位、成績表、職業(yè)（任職）資格和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱），培訓(xùn)材料。

　　二級(jí)分類為四小類：

　　4-1學(xué)歷學(xué)位材料

　　高中畢業(yè)登記表、中專畢業(yè)登記表、技校畢業(yè)登記表；職業(yè)技術(shù)學(xué)院、普通高等教育、成人高等教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊(duì)院校報(bào)考登記表，入學(xué)考試各科成績表，專家推薦表；學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表，學(xué)習(xí)成績表，畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明等。

　　4-2職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料

　　職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請表等材料。

　　評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、申（呈）報(bào)表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。

　　4-3科研學(xué)術(shù)材料

　　當(dāng)選為中國科學(xué)院院士、中國工程院院士的通知，中國科學(xué)院院士登記表、中國工程院院士登記表；博士后工作期滿登記表；被縣處級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等評(píng)選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及人個(gè)表現(xiàn)評(píng)定材料，業(yè)務(wù)考績材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄；各級(jí)科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)（科技進(jìn)步獎(jiǎng)、科技成果獎(jiǎng)）材料；

　　4-4培訓(xùn)材料

　　為期兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記（鑒定）表，組織人事部門記錄的干部參加脫產(chǎn)培訓(xùn)情況和培訓(xùn)期間主要表現(xiàn)材料、考核結(jié)果等。

　　第五類政審、審計(jì)和審核類材料

　　1．政治歷史情況審查的上級(jí)批復(fù)、審查（復(fù)查、甄別）結(jié)論、調(diào)查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）的材料，各類政審表；

　　2．更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國籍、出生時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，職工參加工作時(shí)間及連續(xù)工齡核定表等計(jì)算連續(xù)工齡審批材料；

　　3．在檔案審核工作中形成的干部職工基本信息認(rèn)定材料等；

　　4．家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系的證明材料；

　　5．家庭成員、主要社會(huì)關(guān)系的平反決定、通知或復(fù)查意見等；

　　6．審計(jì)材料：領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、自然資源資產(chǎn)離任審計(jì)的審計(jì)結(jié)果和整改情況材料；

　　7．廉潔情況材料：紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)出具的關(guān)于干部經(jīng)查確有問題不宜使用、不適合擔(dān)任現(xiàn)職等情況的意見，國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員廉潔從業(yè)結(jié)論性評(píng)價(jià)等材料；

　　8．申訴材料：干部申訴復(fù)核決定、申訴決定書、再申訴決定書等；

　　9．檔案審核材料：干部人事檔案專項(xiàng)審核和任前審核等工作中形成的相關(guān)材料。

　　第六類黨、團(tuán)材料

　　1．中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、培養(yǎng)教育考察材料；

　　2．中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書；

　　3．加入或者退出民主黨派等材料。

　　第七類表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料

　　1．縣處級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等授予以表彰、嘉獎(jiǎng)、記功授予榮譽(yù)稱號(hào)的審批（呈報(bào)）表、先進(jìn)個(gè)人登記（推薦、審批）表、先進(jìn)事跡材料；

　　2．撤銷獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)材料等；

　　3．享受政府特殊津貼的材料。

　　第八類違規(guī)違紀(jì)違法處分類材料

　　1．黨紀(jì)政紀(jì)處分決定，免于處分的意見，上級(jí)批復(fù)，核實(shí)（調(diào)查、復(fù)查）報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見，檢查、交待及情況說明材料；

　　2．解除（變更、撤銷）處分的材料；

　　3．檢察院不起訴決定書；

　　4．法院刑事判決書、裁定書；

　　5．公安機(jī)關(guān)做出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財(cái)物、追繳違法所得等行政處理決定等；

　　6．通報(bào)批評(píng)材料；

　　7．處理處分材料：對領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告隱瞞不報(bào)行為的處理意見材料，經(jīng)調(diào)查屬實(shí)的涉及干部個(gè)人問題信訪舉報(bào)的處理結(jié)果材料；經(jīng)查核確實(shí)存在問題的函詢材料；領(lǐng)導(dǎo)干部被問責(zé)的決定和檢討檢查材料；領(lǐng)導(dǎo)干部插手干預(yù)選拔任用、工程建設(shè)、執(zhí)紀(jì)執(zhí)法、司法活動(dòng)等重大事項(xiàng)的記錄材料；紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)履行監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問責(zé)，對干部形成的紀(jì)律處分、立案審查等有關(guān)結(jié)論性材料；

　　8．個(gè)人誠信材料：有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門對干部職工有失誠信、違反法律和行政法規(guī)等行為形成的誠信記錄材料，人民法院認(rèn)定的被執(zhí)行人失信信息、刪除失信信息及刪除原因等材料。

　　第九類工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料

　　二級(jí)分類為四小類：

　　9-1工資、待遇材料

　　工資審批表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表，工資變動(dòng)（套改）表、提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表或工資變動(dòng)登記表，工資停發(fā)（恢復(fù)）通知單；解決待遇問題的審批材料。

　　9-2任免材料

　　1．招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；選調(diào)生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業(yè)生登記表；應(yīng)征入伍登記表，招工審批表、以工代干人員轉(zhuǎn)干審批表；在企事業(yè)單位簽訂、解除或終止的勞動(dòng)合同、聘用合同有關(guān)內(nèi)容的復(fù)印件，頒發(fā)的聘任通知、聘任書；取消錄用、解聘等材料；

　　2．任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；干部任免審批表及相關(guān)考察材料；干部職工試用期滿審批表；公務(wù)員登記表，參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表；公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表，干部調(diào)動(dòng)審批等材料；

　　3．辭職、辭退、罷免材料；自愿辭職、引咎辭職的個(gè)人申請、同意辭職決定等材料。責(zé)令辭職的決定，對責(zé)令辭職決定不服的申訴材料、復(fù)議決定；辭退審批表、辭退決定材料；罷免材料；

　　4．職務(wù)職級(jí)材料：法官、檢察官、司法警察等職務(wù)套改審批材料、公務(wù)員實(shí)行職務(wù)與職級(jí)并行制度中晉升職級(jí)的相關(guān)材料等。

　　9-3出國（境）材料

　　因公出國（境）審批表等材料。

　　9-4參加會(huì)議的代表登記表等材料

　　黨代會(huì)、人代會(huì)，政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料；委員當(dāng)選通知或證明材料；代表登記表等。

　　第十類其他可供組織參考的材料

　　1．健康檢查和處理工傷事故材料；

　　2．治喪材料；

　　3．人事檔案報(bào)送、審核工作材料；

　　4．其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調(diào)解書），工作調(diào)動(dòng)介紹信，再生育子女申請審批表等有參考價(jià)值的材料；

　　5．因私出國（境）材料：干部職工個(gè)人的國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關(guān)內(nèi)容的復(fù)印件；

　　6．其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

　　第九條排序與編號(hào)。將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并編寫類號(hào)、順序號(hào)，以及頁碼。

　?。ㄒ唬┌慈耸聶n案材料形成時(shí)間排序：第一類、第二類、第三類、第七類、第十類材料。

　　（二）按人事檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序號(hào)為，上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料排列順序?yàn)?，入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書；入民主黨派材料；入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書。其他材料按照形成時(shí)間順序排列。

　?。ㄈ┌凑諜n案材料性質(zhì)和時(shí)間順序相對集中排序?yàn)椋?/p>

　　第四類：第一項(xiàng)學(xué)歷學(xué)位材料，第二項(xiàng)職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，第三項(xiàng)科研學(xué)術(shù)材料，第四項(xiàng)教育培訓(xùn)材料。

　　第九類：每一項(xiàng)工資、待遇材料，第二項(xiàng)任免材料，第三項(xiàng)因公出國（境）材料，第四項(xiàng)參加會(huì)議的代表登記表等材料。

　　檔案材料排序后，用鉛筆在每份材料首頁的右上角編寫類號(hào)和順序號(hào)，如第一類第三份材料為“1-3”，第九類第二項(xiàng)第四份材料為“9-2-4”。在每份材料有圖文頁面的正面右下角，前面左下角逐頁編寫頁碼（原有印制碼應(yīng)劃去重新編寫）。凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫；空白紙和托裱用的襯紙以及《畢業(yè)實(shí)習(xí)考核冊》中的空白表格和《體格檢查表》所附心電圖、化驗(yàn)單等檢查表單可不編頁碼；復(fù)印件作為某份檔案材料的一部分，應(yīng)與原件視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁碼。

　?。ㄋ模n號(hào)：全宗號(hào)碼－退休年度——案卷流水號(hào)。在案卷封面左上角標(biāo)注檔號(hào)。

　　全宗號(hào)：由最終接收退休人員人事檔案的國家綜合檔案館給定。一個(gè)企業(yè)一個(gè)全宗號(hào)。

　　退休年度：辦理退休完成審批的年度，由４位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　案卷流水號(hào)：年度內(nèi)順序號(hào)，由３位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足３位用“０”補(bǔ)齊。

　　第十條編目。每卷人事檔案應(yīng)當(dāng)編制詳細(xì)的檔案目錄（見附件１），檔案目錄應(yīng)當(dāng)與檔案材料一一對應(yīng)。檔案材料目錄一般打印形成，內(nèi)容包括序號(hào)、材料名稱、材料形成時(shí)間、頁數(shù)和備注。

　　（一）檔案材料目錄按照類別順序逐項(xiàng)進(jìn)行填寫，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。每類（每項(xiàng)）目錄之后，留出適量空格，供補(bǔ)充檔案材料使用。人事檔案目錄不能粘貼涂改；如果填寫錯(cuò)誤須重新抄寫，以保證人事檔案目錄上沒有粘貼涂改。

　?。ǘ靶蛱?hào)”填寫材料類號(hào)和順序號(hào)。材料類號(hào)使用漢字“一”至“十”標(biāo)注，順序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（有二級(jí)分類的，如第四類第二項(xiàng)填寫為“4-2”。每類每項(xiàng)目錄上的類號(hào)、順序號(hào)須與檔案材料上的類號(hào)、順序號(hào)相一致。

　?。ㄈ安牧厦Q”根據(jù)材料標(biāo)題及內(nèi)容填寫。

　　（四）“材料形成時(shí)間”一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間，要填清年、月、日。復(fù)制的檔案材料，采用原件形成時(shí)間。

　　（五）“頁數(shù)”填寫每份材料的總頁碼，頁碼使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

　?。皞渥ⅰ碧顚懶枰f明的情況。補(bǔ)辦的檔案材料，要注明“補(bǔ)辦”；復(fù)印的檔案材料要注明“復(fù)印件”；粘貼有復(fù)印件的，要注明“含復(fù)印件”；歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要進(jìn)行簡要說明。

　　第十一條技術(shù)加工。人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4（297×210mmm）紙型。人事檔案材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。但對紙張破損、幅面不標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)制和技術(shù)加工。

　　第十二條裝訂

　　（一）目錄放在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整齊，裝訂牢固結(jié)實(shí)，不掉頁，不倒頁，不壓字，不損壞文件材料，整潔平實(shí)，方便閱讀。

　?。ǘn案材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料名稱在右。

　?。ㄈn案材料及目錄應(yīng)裝訂整齊，左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，孔距規(guī)格應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm,下孔距材料底邊54mm,孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。

　?。ㄋ模┤耸聶n案卷盒規(guī)格分為310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三種，卷盒設(shè)3個(gè)裝訂立柱，裝訂立柱中心距左邊內(nèi)沿15 mm，下裝訂立柱距卷盒底邊54mm，中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱(從裝訂立柱中心算起）83 mm，裝訂立柱直徑為4 mm。

　?。ㄎ澹┚砗斜臣箻?biāo)簽規(guī)格為310×22 mm、310×32 mm和310×42 mm三種，檔案卷盒背脊應(yīng)附標(biāo)簽，作出明確標(biāo)注，便于檢索。

　?。┤耸聶n案盡量減少分卷。如果材料過多，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分在同一卷中。

　　第三章檔案數(shù)字化

　　第十三條國有企業(yè)退休人員紙質(zhì)人事數(shù)字?jǐn)?shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)人事檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　數(shù)字化主要的環(huán)節(jié)包括：人事檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、人事檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。

　　數(shù)字化工作中所需用的表單，可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）附錄。

　　第十四條人事檔案出庫。人事檔案保管部門應(yīng)按照退休人員人事檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展人事檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交人事檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照人事檔案庫房規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對人事檔案進(jìn)行交接出庫，確保人事檔案的安全。

　　第十五條數(shù)字化前處理

　?。ㄒ唬┐_定掃描頁。退休人員人事檔案全部掃描，不能挑掃。

　?。ǘ┚幹祈撎?hào)（按本細(xì)則第九條3-4款）。將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

　?。ㄈ┠夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備。按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照人事檔案原件內(nèi)容，規(guī)范人事檔案中的目錄內(nèi)容；對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

　　（四）拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)人事檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的人事檔案進(jìn)行重排。

　?。ㄎ澹┘夹g(shù)修復(fù)。原件破損嚴(yán)重的，拆痕明顯的，應(yīng)按照本細(xì)則第十一條，先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)再做數(shù)字化處理。

　　第十六條目錄數(shù)據(jù)庫建立

　?。ㄒ唬?yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等；目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。

　?。ǘ?shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，可以為XML、DBF、XLS格式，以便于數(shù)據(jù)交換；數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持人事檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

　?。ㄈ⑼诵萑藛T人事檔案數(shù)字化前處理工作中對人事檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

　?。ㄋ模┛刹捎糜?jì)算機(jī)自動(dòng)校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。

　?。ㄎ澹┟糠莶牧暇帉戜浫胍粭l機(jī)讀目錄，復(fù)印件與原件應(yīng)視為一份材料，附件與正文應(yīng)視為一份材料。

　?。┲涰?xiàng)目：序號(hào)、材料名稱、材料形成時(shí)間、材料頁數(shù)、備注。

　?。ㄆ撸┲浫藛T一次只能打開一卷人事檔案進(jìn)行著錄，不能同時(shí)打開多卷人事檔案，避免混亂。

　?。ò耍┲浲瓿珊髮?shí)物人事檔案交由專人抽檢，合格后則歸還人事檔案中轉(zhuǎn)庫房。

　　第十七條人事檔案掃描。人事檔案掃描應(yīng)根據(jù)人事檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整，應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近人事檔案原貌。

　　（一）掃描設(shè)備。掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對人事檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量選擇對實(shí)體人事檔案破壞小的設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

　　（二）掃描色彩模式。全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　?。ㄈ呙璺直媛?。掃描分辨率應(yīng)不小于300dpi;如文字偏小、集、清晰度較差時(shí)，應(yīng)適當(dāng)提高掃描分辨率。

　　（四）存儲(chǔ)格式。人事檔案數(shù)字圖像長期保存格式宜采用JPEG格式。

　?。ㄎ澹﹫D像命名。將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁文件，采用檔號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)符對圖像進(jìn)行命名。

　　第十八條圖像處理

　?。ㄒ唬┬D(zhuǎn)及糾偏。對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理。圖像正負(fù)偏差不小于0.5度，以達(dá)到視覺基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。

　?。ǘ┎眠叀Ｈ缧鑼?shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延至少2mm～3mm處裁剪圖像，保證人事檔案原貌。裝訂線附近有信息時(shí)，可適應(yīng)擴(kuò)大留白范圍。

　　（三）去污。如需對數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)人事檔案原貌的原則，處理過程中不得去除人事檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

　　（四）拼接與前襯。對于大幅面人事檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理合并為完整的圖像；對于較薄的紙張，尤其是不易辯認(rèn)正反面，容易發(fā)生掃描背面情況的原件，要求墊襯紙后掃描，襯紙選擇要恰當(dāng)，使掃描后的影像忠實(shí)于人事檔案原貌，同時(shí)保證操作時(shí)掃描儀背板潔凈。

　?。ㄎ澹﹫D像質(zhì)量檢查。數(shù)字圖像不完整、無法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。及時(shí)糾正漏掃，錯(cuò)掃、重復(fù)掃，多掃等情況；數(shù)字圖像的排列順序與人事檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　第十九條數(shù)據(jù)掛接

　　（一）應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)人事檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　（二）逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與退休人員人事檔案檔案圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

　　第二十條數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。以外包形式進(jìn)行退休人員人事檔案數(shù)字化的企業(yè)，應(yīng)對數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。

　?。ㄒ唬?yàn)收方式。組織人事（人力資源）部門會(huì)同檔案部門成立專門的驗(yàn)收組對紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收；應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。

　?。ǘ?yàn)收內(nèi)容。紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、人事檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。

　　應(yīng)對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度以及必填項(xiàng)是否填寫等。

　　應(yīng)對數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性，排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　應(yīng)對工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性，規(guī)范性等。

　　應(yīng)對存儲(chǔ)載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性，有無病毒等。

　　（三）驗(yàn)收指標(biāo)。能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率就為100%；對于無法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)；抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　?。ㄋ模?yàn)收結(jié)論。紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到前款驗(yàn)收內(nèi)容和驗(yàn)收指標(biāo)的要求，予以“通過”。驗(yàn)收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收完成后應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字。驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可有效。

　　（五）數(shù)據(jù)移交。驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化工作方案及時(shí)向企業(yè)人事檔案保管部門移交，并履行交接手續(xù)（見附件2）。

　　第二十一條人事檔案歸還入庫

　　退休人員人事檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的人事檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持人事檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。人事檔案歸還按照人事檔案入庫相關(guān)要求對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)，并履行人事檔案入庫手續(xù)。

　　第四章檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與移交

　　第二十二條各國有企業(yè)應(yīng)主動(dòng)、自覺接受屬地檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，并與地方黨委和政府指定人事檔案管理單位做好移交銜接工作。

　　第二十三條國有企業(yè)退休人員中由中央管理的以及省委管理的領(lǐng)導(dǎo)人員人事檔案不移交。

　　完成退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作的企業(yè)，將退休人員人事檔案和數(shù)字化副本統(tǒng)一向地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位移交；死亡五年以上的，其人事檔案和數(shù)字化副本由地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位向同級(jí)國家綜合檔案館移交。

　　交接雙方辦理交接手續(xù)，移交清冊由雙方永久保存。

　　第五章附則

　　第二十四條本實(shí)施細(xì)則由河南省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十五條本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起實(shí)施。

　　文章來源：河南省檔案局