企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

　　1.建立檔案管理制度，明確職工檔案的管理范圍、內(nèi)容和管理流程。

　　2.對(duì)職工檔案進(jìn)行歸檔整理，按照職工姓名或編號(hào)建立檔案袋，并標(biāo)注職工基本信息、檔案號(hào)碼和文件分類。

　　3.在檔案袋上貼上新人員入職申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件等資料。

　　4.按照職工的不同情況分別歸檔，如勞動(dòng)合同、薪酬福利、考勤記錄、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄等。

　　5.把檔案放在專門的柜子里，采用密封式保管，做到防潮、防火、防盜。

　　6.定期檢查職工檔案，及時(shí)補(bǔ)充新資料，廢棄舊資料。

　　7.對(duì)于離職員工的檔案，應(yīng)按照規(guī)定存檔，并在一定時(shí)間內(nèi)保存。

　　8.對(duì)于特殊檔案（如重要職務(wù)人員），應(yīng)進(jìn)行備份和加密處理，以確保安全性。

　　企業(yè)怎樣規(guī)范員工人事檔案管理

　　4月，人力資源部王經(jīng)理應(yīng)上海某小額貸款的聘請(qǐng)入職，組建人力資源部。入職后，王經(jīng)理和總經(jīng)理，高管，各部門經(jīng)理溝通了解目前的人力資源狀況，掌握了的組織架構(gòu)，崗位設(shè)置，核心骨干員工等相關(guān)信息。為了更好的了解部門人員的配備情況，王經(jīng)理開始了人事檔案的清理工作。經(jīng)過對(duì)內(nèi)部清理，王經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，檔案管理問題很多，有的員工沒有檔案，有的員工檔案不全，還有的員工檔案信息沒有更新。請(qǐng)結(jié)合本案例分析，企業(yè)如何規(guī)范員工人事檔案管理?

　　案例解析

　　人事檔案管理，是指企業(yè)在員工招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)能力、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文檔性材料。在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

　　案例解析：?jiǎn)T工檔案管理是指對(duì)在職員工的入職信息，員工簡(jiǎn)歷，勞動(dòng)合同，薪酬調(diào)整，異動(dòng)等資料管理的統(tǒng)稱。人事檔案管理的內(nèi)容，包括：1、勞動(dòng)合同。主要是勞動(dòng)合同，競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議，保密協(xié)議等。2、履歷材料。是指?jìng)€(gè)人經(jīng)歷和基本情況，包括：個(gè)人簡(jiǎn)歷表、履歷表、員工登記表等。3、培訓(xùn)材料。內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、專項(xiàng)研討會(huì)等。4、崗位技能和學(xué)歷材料。包括：評(píng)定專業(yè)技能的考績(jī)，學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)。5、異動(dòng)資料。包括，員工入職，員工離職，員工晉升，薪酬變更等資料。另外，由于員工檔案記錄員工個(gè)人在職信息，應(yīng)該進(jìn)行保密管理，主管領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱應(yīng)該授權(quán)處理。此外，員工檔案信息要注意信息變動(dòng)后的更新。

　　國有企業(yè)職工檔案管理辦法

　　關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

　　1992年6月9日，勞動(dòng)部、國家檔案局

　　各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列市勞動(dòng)（勞動(dòng)人事）廳（局）、檔案局、國務(wù)院有關(guān)部門：

　　為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　附：一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根（本刊略）

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對(duì)國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：

　?。ㄒ唬┍９苈毠n案；

　?。ǘ┦占?、鑒別和整理職工檔案材料；

　?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

　?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎?dòng)情況；

　　（五）為有關(guān)部門提供職工情況；

　　（六）做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

　?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室（館）移交檔案。

　?。ò耍┺k理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　?。ㄒ唬┞臍v材料；

　?。ǘ┳詡鞑牧?；

　?。ㄈ╄b定、考核、考察材料；

　?。ㄋ模┰u(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料）；

　?。ㄎ澹┱彶牧希?/p>

　?。﹨⒓又袊伯a(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

　　（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料；

　?。ò耍┨幏植牧?；

　?。ň牛┱杏谩趧?dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　　（十）其他可供組織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（見附件一）。

　　第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┎殚啓n案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　?。ǘ┎殚?、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　?。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　（四）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　?。ㄎ澹└鲉挝粦?yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

　　（六）因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　（一）通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　?。ǘ?duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”（見附件二）的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

　?。ㄈ?duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。

　　附件一：企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁）

　　1、卷皮規(guī)格：長(zhǎng)27．4厘米，寬20．5厘米；左邊設(shè)三個(gè)裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8．3厘米；線眼中心距左側(cè)邊沿1．5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為5．4厘米。

　　2、卷面標(biāo)簽：由裝訂線處向左設(shè)“標(biāo)簽”兩個(gè)，供填寫編號(hào)、姓名、籍貫用。規(guī)格為：上下高6．5厘米，左右長(zhǎng)9厘米。兩個(gè)“標(biāo)簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米，并與卷面裝訂線相連接。

　　3、卷皮材料：一般可采用三百克的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。

　　4、卷皮顏色：應(yīng)采用淺色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。

　　5、卷面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案”、“姓名”。

　　6、字體與距離：“企業(yè)職工檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米；“姓名”用大一號(hào)宋體，與卷面下邊沿相距5．5厘米。

　　7、卷面里頁印“注意事項(xiàng)”：

　?。?）注意保密，不得遺失，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　?。?）愛護(hù)檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注。

　?。?）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

　　二、檔案袋

　　1、規(guī)格：長(zhǎng)30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2．5厘米。

　　2、材料質(zhì)量：可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙。

　　3、袋面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。

　　4、字體和字的顏色與檔案卷面同?！皢挝弧痹凇靶彰毕逻?。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。

　　檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴(kuò)展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

　　5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

　　8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。