電子檔案憑借完整性、共享性、便于傳輸、便于利用等優(yōu)勢，已成為國家檔案資源的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和檔案數(shù)字化工作的開展，電子檔案的存儲(chǔ)量大幅增加。如何長期安全有效地存儲(chǔ)電子檔案成為檔案部門亟待解決的問題。鑒于此，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所成立課題組，對國內(nèi)多家綜合檔案館進(jìn)行調(diào)研，了解其在存儲(chǔ)格式、載體選擇、技術(shù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)組織等方面的工作，分析電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)的特點(diǎn)和存在問題，并提出相關(guān)建議。

概況

1.數(shù)據(jù)特點(diǎn)

電子檔案數(shù)據(jù)來源廣泛，主要包括檔案數(shù)字化、電子政務(wù)平臺(tái)、內(nèi)部辦公軟件、通用字處理軟件、業(yè)務(wù)軟件等數(shù)據(jù)，其中通過掃描、數(shù)字照相、攝像等數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)所占比例較大；電子檔案存儲(chǔ)量大幅增加，各地綜合檔案館的電子檔案存儲(chǔ)容量已經(jīng)從GB級(jí)達(dá)到TB級(jí)，甚至PB級(jí)；各種文件類型特點(diǎn)鮮明，圖像類文件較大、數(shù)量較多、占用的存儲(chǔ)空間最大，文本類文件較小、數(shù)量最多、占用的存儲(chǔ)空間較小，音頻和視頻類文件最大、數(shù)量較少、占用存儲(chǔ)空間較大。

2.存儲(chǔ)情況

在存儲(chǔ)載體方面，使用的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是光盤、磁帶、磁盤。存儲(chǔ)設(shè)備主要是磁盤陣列、磁帶庫及光盤庫。存儲(chǔ)介質(zhì)的類型主要是DVD-R、LTO磁帶、SATA盤和SAS盤，使用的主要品牌有索尼、JVC、萊德、紫光、昆騰、惠普、IBM、希捷、西部數(shù)據(jù)等。

在存儲(chǔ)技術(shù)方面，在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)是電子檔案存儲(chǔ)的主要方式，主要使用的存儲(chǔ)技術(shù)是SAN技術(shù)，以及少量的NAS和DAS技術(shù)?？紤]到數(shù)據(jù)安全、施工難度以及技術(shù)成熟度等問題，云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用普及度不高。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在電子檔案存儲(chǔ)方面具有統(tǒng)一適用性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較少，主要是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》對存檔載體的選擇和使用提出了建議；缺乏存儲(chǔ)載體使用方面的標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》是目前唯一在介質(zhì)層面對數(shù)據(jù)可靠性進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)性文件。

問題

1.存儲(chǔ)格式種類繁多，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)量比重較大

根據(jù)調(diào)研，檔案部門所使用的存儲(chǔ)格式近20種，使用比例較高的存儲(chǔ)格式有：TXT、DOC、XML、PDF、TIFF、JPEG、DBF、XLS、WAV、MP3、AVI、MP4等文件格式，這些不方便用數(shù)據(jù)庫二維邏輯表來表現(xiàn)的數(shù)據(jù)都是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)給電子檔案存儲(chǔ)的性能、安全和穩(wěn)定性等提出了很高的要求。此外，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)多采用文件系統(tǒng)進(jìn)行保存，雖然這種方式實(shí)現(xiàn)簡單，但無法實(shí)現(xiàn)文件的事務(wù)性訪問，不便于數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)、遷移等。

2.存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性難以確定

存儲(chǔ)介質(zhì)無明確使用壽命。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的使用年限由外部因素和內(nèi)部因素2個(gè)方面決定：外部因素由保存環(huán)境（溫濕度、磁場、塵埃、光照、有害氣體等）、使用頻度和使用方法等因素決定；內(nèi)部因素由存儲(chǔ)設(shè)備自身各項(xiàng)指標(biāo)決定，如，光盤盤基的材料、記錄層和染料層的材料，磁帶帶基的材料、磁層記錄介質(zhì)的穩(wěn)定性，磁盤盤片、磁頭的材料等。目前，存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問題的比例較高，種類多樣，沒有明確特征和趨勢，其中數(shù)據(jù)無法讀取的情況較多。

3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范不完善

在調(diào)研過程中我們發(fā)現(xiàn)，存儲(chǔ)載體選擇、使用、保存、維護(hù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)很少，除光盤以外，磁帶、磁帶庫、磁盤、磁盤陣列都沒有形成系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系來規(guī)范存儲(chǔ)工作，部分標(biāo)準(zhǔn)需要修訂。由于存儲(chǔ)設(shè)備在使用過程中問題多樣，預(yù)見性差，沒有確定的維護(hù)周期和檢測方法，這種情況持續(xù)下去必然成為電子檔案安全存儲(chǔ)的巨大隱患。

4.已有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)未得到及時(shí)應(yīng)用

目前，國家已經(jīng)頒布了一些關(guān)于電子檔案存儲(chǔ)方面的標(biāo)準(zhǔn)，但由于宣傳力度不夠、技術(shù)水平較低、資金相對短缺等原因，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并沒有被廣泛采納。如，在存儲(chǔ)格式方面，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定了文字型電子文件、掃描型電子文件、音頻類電子文件、視頻類和多媒體電子文件的通用格式，而在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，除了掃描類和音頻類電子文件與規(guī)范要求相一致以外，文字型和視頻類電子文件大多采用了規(guī)范要求以外的多種存儲(chǔ)格式；在存儲(chǔ)載體使用方面，《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》中詳細(xì)介紹了光盤的選擇、使用、保存、維護(hù)和檢測等方面的內(nèi)容，而在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，很多單位在使用光盤存儲(chǔ)時(shí)并沒有依照該標(biāo)準(zhǔn)。

5.核心技術(shù)被國外廠商控制

調(diào)查顯示，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備多為國外品牌，國產(chǎn)品牌僅占很小份額，同時(shí)，生產(chǎn)存儲(chǔ)設(shè)備的核心技術(shù)基本由外國公司掌握。在這種情況下，不僅是存儲(chǔ)設(shè)備的市場受到外國控制，更重要的是電子檔案保性和安全性受到嚴(yán)重威脅。近年來，美國“棱鏡門”事件、?？低曉O(shè)備被境外IP地址控制事件以及勒索病毒爆發(fā)事件等為電子檔案安全存儲(chǔ)工作敲響了警鐘。為了保證電子檔案的安全可靠，要盡快建立安全保障體系，防止信息泄露的情況發(fā)生。

建議

1.政策方面

(1)建立電子檔案存儲(chǔ)的綜合決策與信息反饋機(jī)制

電子檔案的存儲(chǔ)工作必須加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)。一是要建立全國電子檔案存儲(chǔ)綜合決策機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一組織全國電子檔案存儲(chǔ)攻關(guān)工作，為電子檔案存儲(chǔ)工作制定規(guī)劃，并為相關(guān)科研機(jī)構(gòu)提供決策服務(wù)；二是要建立全國統(tǒng)一的電子檔案存儲(chǔ)信息網(wǎng)絡(luò)，不但可以了解全國各級(jí)檔案館的電子檔案存儲(chǔ)狀況，也可以收集電子檔案存儲(chǔ)方面的數(shù)據(jù)信息；三是要加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)部門間的合作和技術(shù)交流，尤其要學(xué)習(xí)引進(jìn)國外先進(jìn)存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)交流成果，并在技術(shù)、設(shè)備和人員等方面達(dá)成共享。

(2)制定電子文件存儲(chǔ)工作流程和管理辦法

為了使電子檔案存儲(chǔ)工作順利進(jìn)行，必須實(shí)行制度化和規(guī)范化管理，電子檔案存儲(chǔ)的各個(gè)部門要保持統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，使存儲(chǔ)工作正常有序地運(yùn)行。關(guān)于存儲(chǔ)工作的管理可以參考以下幾個(gè)方面：制定適宜的存儲(chǔ)策略，采用在線存儲(chǔ)、離線存儲(chǔ)等管理方式，實(shí)現(xiàn)電子檔案在不同存儲(chǔ)系統(tǒng)中的遷移和轉(zhuǎn)換；所使用的電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)經(jīng)過檢測；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)讀取和檢驗(yàn)；根據(jù)實(shí)際需求，制定電子檔案管理工作制度。

(3)加大宣傳力度，擴(kuò)大已有成果的影響力

加強(qiáng)對現(xiàn)有文件、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)等成果的宣傳和貫徹力度，提高其推廣和實(shí)施效果。通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊等媒體擴(kuò)大宣傳，同時(shí)，組織編寫相關(guān)指南、手冊及教材等指導(dǎo)性材料，為用戶解難答疑，促進(jìn)現(xiàn)有文件和標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。另外，還可以組織專門培訓(xùn)班，開展各種類型的學(xué)術(shù)活動(dòng)，深化交流，有效擴(kuò)大已有成果的影響力。

2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面

(1)制定存儲(chǔ)設(shè)備的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

為了保證電子檔案存儲(chǔ)的長期性、安全性和有效性，存儲(chǔ)設(shè)備檢測標(biāo)準(zhǔn)的制定和檢測設(shè)備的研制成為電子檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化的趨勢。此類標(biāo)準(zhǔn)的制定可以從性能參數(shù)、使用要求、存儲(chǔ)壽命、檢測標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)遷移策略等方面入手，通過數(shù)據(jù)直觀反映存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的保存情況，使電子檔案存儲(chǔ)有法可依、有據(jù)可查。

(2)制定存儲(chǔ)介質(zhì)的使用規(guī)范

由于存儲(chǔ)介質(zhì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，其許多制造技術(shù)和檢測方法國內(nèi)并沒有完全掌握，因此制定一套完善的標(biāo)準(zhǔn)體系比較困難。但是，我們可以從存儲(chǔ)介質(zhì)使用方面入手，制定相應(yīng)的使用規(guī)范，如在數(shù)據(jù)遷移、檢測標(biāo)準(zhǔn)、檢測周期、保存環(huán)境等方面提出要求，減少存儲(chǔ)介質(zhì)在使用過程中受到的損害。

(3)制定數(shù)據(jù)遷移的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)據(jù)遷移是電子檔案長期存儲(chǔ)工作的重要組成部分。更換存儲(chǔ)載體、系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)備份等情況都需要進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。數(shù)據(jù)遷移工作的重點(diǎn)就是要保證遷移數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、一致性和安全性。然而，數(shù)據(jù)遷移工作種類多樣、情況復(fù)雜，在數(shù)據(jù)遷移過程中容易出現(xiàn)問題。為了保證數(shù)據(jù)遷移工作的順利進(jìn)行，必須實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。目前，常用的數(shù)據(jù)遷移類型包括：基于主機(jī)的數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)、基于存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)遷移、應(yīng)用軟件遷移等。我們可以根據(jù)數(shù)據(jù)遷移類型的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，從而規(guī)范操作，解決一些實(shí)際問題。

3.技術(shù)方面

(1)開展存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性研究

檔案部門在注重存儲(chǔ)介質(zhì)性能的同時(shí)，更加注重存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性，只有了解存儲(chǔ)介質(zhì)使用壽命或數(shù)據(jù)存儲(chǔ)性能，才能從技術(shù)上保證電子檔案的長期存儲(chǔ)。目前，有關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)可靠性方面的研究較少，應(yīng)加大開展存儲(chǔ)介質(zhì)可靠性的研究力度，探索影響電子檔案存儲(chǔ)的關(guān)鍵指標(biāo)，開展存儲(chǔ)介質(zhì)的相關(guān)試驗(yàn)和測試工作，為檔案部門合理使用電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)提供依據(jù)。

(2)研究適合檔案部門使用的海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)

近年來，隨著電子檔案數(shù)據(jù)量的大幅增加，海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)需求突顯。從調(diào)研結(jié)果來看，圖像類及視頻類電子檔案存儲(chǔ)量增長幅度較大。這就要求檔案部門跟蹤研究海量數(shù)據(jù)（視頻類、圖像類文件）的存儲(chǔ)技術(shù)，研究不同存儲(chǔ)載體的工作原理、性能參數(shù)、技術(shù)特點(diǎn)、市場因素等，做好海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的技術(shù)儲(chǔ)備工作。

(3)開展電子文件長期保存數(shù)據(jù)格式的研究

數(shù)據(jù)格式直接影響電子檔案的原始性、憑證性和價(jià)值性。調(diào)研顯示，數(shù)據(jù)格式存在種類繁多、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)量比重較大等問題，我們必須掌握國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的數(shù)據(jù)格式，了解相關(guān)行業(yè)通用的、開放的格式標(biāo)準(zhǔn)，選擇適合電子檔案長期保存的數(shù)據(jù)格式，開展其在檔案行業(yè)的應(yīng)用研究。

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作者單位：國家檔案局科研所