關(guān)于“檔案”一詞的準(zhǔn)確定義，歷來在各界就不斷地爭論，截止到目前，仍然沒有一個確定的含義。但是接受度最高的表述還是指：“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在活動中形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。檔案數(shù)字化也是檔案發(fā)展史上一個新的變革，對社會和國家以及個人都有著重要意義。

　　我們對檔案的了解，大多存在于個人檔案，但是檔案的類型還有很多，涉及到各行各業(yè)。檔案是一個國家重要資源，充分利用檔案這筆資源對加快推薦數(shù)字化社會有重要作用。

　　檔案數(shù)字化加工工作流程是相對簡單的，但是又是比較嚴(yán)格的。了解檔案數(shù)字化加工的流程需要先明白什么才是檔案數(shù)字化。

　　檔案數(shù)字化的內(nèi)涵：

　　數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代的一個新的流行趨勢，簡單來說就是將傳統(tǒng)的信息形態(tài)通過一些新的技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的樣式儲存在電子設(shè)備上。檔案數(shù)字化也就是以高新技術(shù)為依托，像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的形態(tài)。以電子化的形式儲備檔案信息對檔案長期保存和利用來說是非常有利的。

　　檔案數(shù)字化加工工作流程：

　　檔案數(shù)字化加工需要專業(yè)的檔案服務(wù)人員進(jìn)行，具體的加工流程如下：

　　1、將檔案登記出庫。在檔案數(shù)字化工作開始時(shí)需要人員對接保管檔案的負(fù)責(zé)人，核對需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案信息，在雙方確認(rèn)沒有問題的情況下進(jìn)行交接檔案。

　　2、整理檔案。在進(jìn)行數(shù)字化之前，需要將檔案分門別類，在保持檔案原有的內(nèi)部聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將檔案按照一定的邏輯編碼排序。同時(shí)，在整理的過程中，遇到破損、殘舊的檔案，能修復(fù)的盡力修復(fù)。

　　3、給檔案編寫電子化的目錄。整理好的檔案需要編寫對應(yīng)的電子目錄，為后期錄入電子化的檔案數(shù)據(jù)做準(zhǔn)備。編寫目錄時(shí)要避免出現(xiàn)錯別字的現(xiàn)象。確保檔案數(shù)字化信息的精準(zhǔn)。

　　4、檔案掃描。對整理完的檔案原件進(jìn)行掃描，掃描需要選擇合適的設(shè)備。調(diào)整好參數(shù)，確保掃描時(shí)數(shù)字化的質(zhì)量和速度。對掃描的數(shù)據(jù)需要再次核對，檔案數(shù)據(jù)中有模糊、不清晰的、缺掃漏掃、掃錯的數(shù)據(jù)或者圖片需要重新掃描拼接。

　　5、檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)需儲存在相應(yīng)的儲存設(shè)備里。儲存設(shè)備必須是要符合檔案數(shù)字化的要求的。為了給客戶帶來更好體驗(yàn)，檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在相對完善高級的設(shè)備上。

　　6、數(shù)據(jù)對接。檔案數(shù)字化后應(yīng)該有專門的技術(shù)人員將數(shù)據(jù)對接到相應(yīng)的檔案管理的系統(tǒng)上，以便后期檢索使用。

　　7、檔案裝訂入庫。將數(shù)字化后的檔案原件整理好，交接給負(fù)責(zé)人清點(diǎn)、核對。雙方確認(rèn)沒有問題之后，便可以移交檔案入庫。

　　檔案數(shù)字化加工的流程相對簡單，但是由于檔案資料的特殊性，檔案數(shù)字化加工的過程中必須要個遵守檔案數(shù)字化法服務(wù)的規(guī)范，確保檔案數(shù)字化加工完美實(shí)行。

　　檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：

　　檔案數(shù)字化有著傳統(tǒng)形式的檔案不可比擬的優(yōu)勢。檔案資源的數(shù)字化在當(dāng)下也是一個不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。具體優(yōu)勢如下：

　　1、提高檔案資源的利用率。檔案信息由于載體的形式，一直局限于傳統(tǒng)查閱的形式。檔案數(shù)字化剛好可以將檔案資源的作用發(fā)揮到最大。沉寂的檔案如何不在局限于一處，檔案數(shù)字化便可滿足人在不同時(shí)間和空間的查閱需求。從而將檔案變成“活資源”。

　　2、更好的保護(hù)檔案原件。傳統(tǒng)的檔案原件在調(diào)閱時(shí)很容易收到外界自然和人為因素的影響，造成不可避免的損失。檔案數(shù)字化后的檔案信息可以替代檔案原件，所以，在充分利用數(shù)字化的檔案信息時(shí)會減少對原件的查閱。一定程度上保護(hù)了檔案原件。

　　3、提高人員的工作效率。檔案數(shù)字化后，工作人員可以在電子設(shè)備上查閱，省去了尋找翻看檔案原件的時(shí)間，而且檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)與檔案原件是精準(zhǔn)對應(yīng)的。在電子設(shè)備上檢索的速度和精準(zhǔn)度都是非常高的。這可以節(jié)省很多人力物力。

　　4、減少檔案的儲備的空間，傳統(tǒng)的檔案都是具象化的實(shí)物，必須要存放在一定的實(shí)體空間。檔案的數(shù)量隨著時(shí)間的增長也是在不斷地增加的。檔案數(shù)字化后的檔案信息是存放在小小的儲存設(shè)備上的，這節(jié)省了很多存放檔案的空間，節(jié)省了一部分財(cái)力。

　　總之，檔案數(shù)字化加工需要一個專業(yè)的檔案的服務(wù)團(tuán)隊(duì)來完成，他們檔案數(shù)字化加工工作流程也是相對完善的。